Soms komt het voor dat men voor een document met ongeformatteerde tekst zit en niet alle alineaformaten opnieuw wil maken. Vooral als ze misschien al eens precies zijn gedefinieerd op een andere plaats. Waarom dan het werk nog eens doen? Hier helpt de overdracht van alinea- & tekenformaten om ze gemakkelijk en eenvoudig van document A naar document B te kunnen overbrengen en toepassen.
Aan het begin
In dit document zijn de nodige teksten en afbeeldingen al geplaatst. Het gaat er alleen nog om de uniforme opmaak van de verschillende tekstpassages toe te passen. Via Lettertype>Alineastijlen (of F11) kunnen we de reeds bestaande formaten in het document oproepen. Maar hier is bij ons echter een grootte leegte die we snel willen veranderen.
De formats die wij nodig hebben voor een consistente uitstraling zijn echter te vinden in een ander document dat nu gewoon in InDesign kan worden geopend. In mijn geval gaat het om een interview met Tom Haider, dat we gemaakt hebben voor ons online magazine Commag. Ik open het INDD-bestand. Als we hier een kijkje nemen in het alineastijlen venster, zien we dat alles wat we nodig hebben al aanwezig is.
Mogelijkheid 1
In de eerste mogelijkheid gaan we iets 'slordig' te werk, maar ik wil het toch vermelden, omdat sommigen van jullie dit waarschijnlijk al hebben ontdekt. We zijn momenteel op zoek naar de opmaak van een titel, dus scrollen we door de pagina's en kiezen gewoon ergens op de reeds geplaatste pagina's een plek waarvan we het gevoel hebben dat de opmaak goed past bij ons originele document. Nadat ik het heb gevonden, markeer ik het tekstvak waarin ik de juiste opmaak heb ontdekt, en kopieer de tekstvak met de inhoud via Ctrl+C naar het klembord.
Terug in mijn document plak ik met Ctrl+V de tekstpassage op het montagevlak en herken ik in de alinea- en tekenformaten dat de gewenste titel is gekopieerd (01.3 H1 Titel 30pt). Het probleem is dat enkele andere alinea- en tekenformaten zijn overgenomen die geen relevantie hebben voor het document waaraan ik op dat moment werk. Als voorbeeld "02.1. Inleidingstekst".
Ik kan nu met slechts één klik de opmaak van mijn titel toepassen met het formaat "01.3 H1 Titel 30pt", wat mijn probleem deels zou moeten oplossen.
Om echter enerzijds de ordening in mijn document te behouden en anderzijds andere opmaakstijlen te verkrijgen, zou ik in de eerste plaats alle andere niet-gebruikte formaten moeten verwijderen wat zeer vervelend is (of kan zijn), en ten tweede weer een tekstvak moeten zoeken in het reeds geplaatste document om de tekst te voltooien in mijn document. De subkop en de lopende tekst zijn namelijk nog helemaal 'kaal'. Dit kan beter…
Mogelijkheid 2
De tweede variant is niet alleen eleganter, maar ook aanzienlijk meer doelgericht en verloopt als volgt: open het venster met de alineaformaten, selecteer vervolgens rechtsboven op de kleine pijl het Contextmenu en kies daar de optie Alineastijlen laden….
InDesign vraagt ons nu vanuit welk document we de formaten willen laden. Hier hoef je geen specifiek bestandsformaat te zoeken, maar je moet gewoon het INDD-bestand selecteren waarin de formats al zijn aangemaakt. Vervolgens klik je op de Openen-knop en InDesign verrast ons met een dialoogvenster dat ons een geweldig overzicht geeft van welke opmaak er al in zit. Ik kies eerst voor Alle deactiveren zodat ik gericht kan zoeken naar wat ik werkelijk nodig heb.
Ik zoek formaten voor:
• Titel van 1e niveau
• Titel van 2e niveau
• en de lopende tekst
Omdat ik echter weet dat alle daar aangemaakte formaten zijn gebaseerd op een zogenaamd Basisformaat, zal ik ook het Basisformaat meenemen. Dit is overigens ook te zien in het vakje genaamd Geladen Formaatdefinitie links onder. Daar zie ik als eerste mijn Basisformaat en de daaropvolgende wijzigingen. Ik selecteer uiteindelijk dus 4 formaten specifiek. 1x Basisformaat en elk een formaat voor de bovengenoemde tekstpassages. Dit maakt in totaal 4 stuks en ik bevestig.
Nu vind ik de geladen formats ook in mijn venster en kan ik beginnen met mijn tekst op passende wijze te formatteren. Let echter op het volgende: het kan voorkomen dat bepaalde parameters van een formaat betrekking hebben op de hoogte in elke regel van een basistekststijl en deze hoogtes in de twee INDD-bestanden verschillen, kan het resultaat er vanzelfsprekend anders uitzien.
Voeg kleurvelden toe
Als een alinea- of karakterformaat is gekoppeld aan een specifiek kleurveld, dan wordt dit ook geïmporteerd. Je hoeft dus niet de individuele kleurvelden opnieuw aan te maken en te koppelen aan de formaten. Dit gebeurt automatisch. Vrij handig.
Als er desondanks nog kleurvelden ontbreken uit de corporate identity van het bedrijf, kunnen deze ook heel eenvoudig via het contextmenu van de kleurvelden worden geladen (en uiteraard ook worden opgeslagen, maar de gewenste kleuren moeten eerst worden gemarkeerd). Klik nu gewoon op kleurvelden laden voor de import en selecteer het *.ase-bestand in de gewenste map. De daar ingebedde kleurvelden worden dan in de palet geïntegreerd. 
Uiteindelijk kan worden gezegd dat het wiel niet altijd opnieuw uitgevonden hoeft te worden. Het is voldoende om te verwijzen naar documenten waarin het wiel al perfect is gemaakt en vervolgens gericht de gewenste formaten te kopiëren, om te voldoen aan de eis van een uniforme uitstraling op een eenvoudige manier.
