Formatere en spalte med bare ett klikk

Tid er penger! Kjenner dere setningen? Har dere hørt den før? Har kanskje sjefen kastet den til dere eller oppdragsgiveren sagt den til dere.

Dette er en ubehagelig sak, for et sted har de ofte litt rett. I dagens arbeidssituasjoner har man ofte ikke tid til å hele tiden bruke tid på bagateller. Derfor har jeg med meg en liten kolonnerartikkel som dere kan se her foran dere.




La oss bare se hva som skjuler seg der. Vi har en flott overskrift og en innledningstekst. Etter innledningsteksten følger en avsnittslinje som er litt innrykket til venstre og høyre. Deretter har vi en flytende tekst med en innledende initiell som går over tre linjer. Og deretter den normale flytende teksten, som har en innrykk i begynnelsen av avsnittet. Delt inn i tre kolonner, mens overskriften og innledningsteksten går over alle tre kolonner.

Jeg vil vise dere hvordan dere kan lage denne artikkelen på null komma niks med noen få museklikk.

Tror dere ikke? Da vil jeg foreslå at vi bare prøver det.

Ny side

Jeg oppretter en ny side.

Jeg vil bare gjøre InDesign-vinduet mitt litt mindre og har en eksempeltekst på skrivebordet. Den har gjemt seg bak InDesign-grensesnittet til nå. Nå kommer den fram.

Eksempeltekst

Jeg dra og slipper den inn i vinduet mitt, har den lastede musepekeren, …

… gjør et venstreklikk og vips er teksten vi har fått fra redaktøren helt og fullstendig der.

Velge objektformat

Nå velger jeg det passende formatet Kolonne Høy DIN A4.

Og nå, pass på: ett klikk!





Og allerede er 90 prosent av arbeidet gjort. Fantastisk! Hvordan skjedde dette egentlig?

Jeg vil nå vise dere dette trinn for trinn: Vi vil sammen opprette denne kolonnerartikkelen og tilhørende formater, slik at dere kan følge trinnene og se hvordan noe slikt er satt sammen.

Trinn for trinn

Nytt dokument

For å gjøre dette åpner vi et nytt dokument: Fil>Ny>Dokument.





Vi trenger ikke en dobbeltside, og det eneste som må gjøres her er å justere antall kolonner litt. Vi ønsker faktisk å ha tre kolonner. Avstanden mellom kolonnene er helt fin. Jeg bekrefter dette, og dermed har vi allerede sideoppsettet slik vi også har sett det i forrige dokument.

Malside

For malen kopierer jeg objektene som mer eller mindre er tilbehør, til det nye dokumentet.

Først skal jeg trekke opp et tekstfelt. La oss se nærmere på eksempelteksten. Og ved å se på den ser vi nøyaktig hva redaktøren for eksempel må være oppmerksom på. Vi har faktisk overskriften øverst og deretter kommer et avsnitt; innledningsteksten og så kommer et avsnitt – bare ett hver gang.

Og så kommer flere avsnitt. Men det er veldig gunstig hvis det jobbes ganske nøyaktig her, for da vil vi forvente mindre justeringer senere.

Jeg markerer all teksten (Strg+A), legger den på utklippstavlen (Strg+C) og kopierer den inn i tekstvinduet i InDesign med et dobbeltklikk.

Eksempeltekst satt inn:

Jeg zoomer litt inn og deretter begynner vi bare med formateringen.

Zoomet eksempeltekst:

Overskriftsformat

Jeg markerer første avsnitt (markøren er i første linje). Du kan definere avsnittsformater på forskjellige måter. Jeg skal nå gjøre den første delen på en måte som lar dere se hva som endres. Derfor velger jeg nå "Myrad Pro" som skrifttype, deretter "Bold Condensed" som skrifttype og utvider skriftstørrelsen til 50 pt; fortsatt en sentrert justering, en annen farge (rød). Og nå kan jeg allerede definere denne formateringen jeg har gjort som et avsnittsformat.

Absatzformater-palett

Je åpner min Absatzformater-palett. Hvis dere ikke finner den på deres side, går dere bare til Skrift>Absatzformater eller trykker på F11.

Nå kan jeg velge Nytt Absatzformat. Da åpner den en dialog: Det kaller jeg nå "Overskrift."

Definer Absatzformat

Og hvis jeg bekrefter dette, har vi overskriften vår, som allerede er forhåndsformatert akkurat som vi har satt den opp øverst (i verktøylinjen).

Men som sagt, det samme kan dere også justere innenfor Absatzformatet under de grunnleggende tegnformatene eller tekstfargen.

Definer Absatzformat direkte

Vi går videre til neste Absatzformat, for nå kommer vi til innledningsteksten. Så jeg går til neste avsnitt med markøren min. Åpner igjen et nytt Absatzformat og skriver nå i Formatnavn "Innledningstekst."

Her vil jeg vende ryggen til Myriad Pro – den er kun til den storslagne overskriften – og velger Minion Pro, men i skriftsnittet Kursiv. 12 pkt.

Innledningstekst

Hvis jeg går til Innrykk og avstander, velger jeg også her den sentrerte justeringen. Dette bekrefter jeg og formatterer det.





Det er i praksis sånn som vi egentlig vil ha det, men avstanden mellom overskriften og innledningsteksten og også mellom innledningsteksten og de påfølgende tekstene er rett og slett for liten. Det er overhodet ikke luftig. Alt virker presset sammen og derfor kan vi ikke la det være slik. Men også her kan vi selvfølgelig justere litt innenfor formatene. Og det gjør vi nå. Derfor velger jeg først Absatzformatet "Overskrift," i kategorien Innrykk og avstander. Der ser dere feltet Avstand etter. Her velger jeg "3 mm," og dere ser, hvis dere har aktivert avmerkingsboksen for Forhåndsvisning nederst til venstre, kan dere nøyaktig se endringene i sanntid.

Gjennomgå Absatzformat "Overskrift"

Jeg skal gjøre det samme med Absatzformatet "Innledningstekst". Her ønsker jeg en bunnavstand på 10 mm.

Linjen for avsnittet er ikke trukket manuelt, den henger sammen med innledningsteksten, nemlig i Absatzformatet "Innledningstekst" under kategorien Absatzlinjer. Der kan dere velge om dere vil ha en linje over eller under. Vi ønsker en linje under. Så jeg aktiverer avmerkingsboksen. Nå trenger vi bare litt finjustering.

1 pkt er f.eks. altfor tykt. 0,5 pkt er tilstrekkelig. En hel linje er greit. Tekstfargen er også helt grei.

Men det jeg ikke liker er at linjen for øyeblikket sitter fast nederst på sokkelen til bokstavene våre. Det er litt for nært. Derfor kan vi angi en forskyvning. Med denne forskyvningen vil linjen nå hoppe opp eller ned.

Slik kan dere konfigurere forskyvningen. Jeg kan godt leve med 5 mm og velger også en innrykk til venstre og høyre. Jeg ønsker at linjen skal være litt kortere. Derfor kan jeg angi 10 mm til venstre og 10 mm til høyre. Dette bekrefter jeg. Og da har vi allerede klart den første delen.

Nå mangler egentlig bare resten av teksten som må formateres. Jeg markerer derfor all denne teksten og definerer et nytt Absatzformat.

Markere flytende tekst

Det kaller jeg "Flytende tekst" og ønsker "Minion Pro - Regular" der. Dette er akkurat som ønsket. Under Innrykk og avstander vil jeg imidlertid velge Blokkjustert – siste venstrestilt. Men det som er nødvendig for en ren formatering i kolonneformatet, er et innrykk på den første linjen. Dette betyr at det skal være en innrykk i neste linje (eller avsnitt) etter et punkt og et avsnitt. Dette kan dere definere under Innrykk – første linje. Jeg vil ha 4 mm og bekrefter det.

Formater flytende tekst

Så kan vi anvende formatet på teksten ved å klikke på Absatzformatet "Flytende tekst." Og da har vi egentlig nesten alt klart. Det som mangler er et lite høydepunkt. Hvis dere for eksempel ønsker å ha en innledende bokstav i begynnelsen av en artikkel – det er disse store utsmykkede bokstavene; mest kjent fra gamle skrifter (der var det veldig fremtredende – f.eks. i Bibelen). Hvis vi vil ha noe slikt, kan vi gjerne gjøre det. Klikk på det første avsnittet; dupliser Absatzformatet "Flytende tekst" ved å høyreklikke på det.

Duplisere flytende tekst

InDesign kaller det nye formatet "Duplisert flytende tekst". Jeg endrer det til "Initial flytende tekst". Jeg vil deretter legge til en initial på første posisjon. Dere kan gjøre dette veldig enkelt. Velg Initialer og innebygde formater og velg deretter linjene. Med det menes: Over hvor mange linjer skal initialen strekke seg. Jeg vil gjerne ha den over tre linjer.

Initial

Jeg bekrefter det en gang og vil deretter bruke det med en gang. Da ser det slik ut (se skjermbilde).

Det som selvfølgelig ikke er fint her, er innrykkene våre som vi fortsatt har. Disse må vi selvfølgelig fjerne. Vi åpner formatet Avsnittsstil "Initial flytende tekst" igjen ved å dobbeltklikke. Vennligst sett innrykket for første linje for dette formatet tilbake fra 4 mm til 0 mm. En annen ting en initial trenger er en flott farge. Og vi mangler fortsatt det, fordi det ser ganske trist og svart ut. Derfor går vi igjen inn i Initialene og derfra kan dere definere et tegnformat.

Formatere initialen

Dere går bare til denne rullegardinlisten og velger et nytt tegnformat. Da vil ikke det første dialogvinduet lukkes, og dere kan lage et tegnformat. Tegnformater kjennetegnes ved at de kan legges over avsnittsformater. Og man gir i prinsippet bare de endringene som man ønsker å oppnå.

Vi vil her f.eks. ikke endre noe annet enn tegnfargen. Så vi velger bare tegnfargen og gjør den rød. Selvfølgelig trenger den også et navn. Derfor kaller jeg det "Initial Rød" og bekrefter det.

Oversikt

Og nå skinner vårt "E" i karmosinrødt. Og hvis vi ser på det hele fra fugleperspektiv, ser det slik ut:





Nesten perfekt, men det mangler en liten ting til. Vi ønsker jo at teksten nederst skal deles inn i tre kolonner. For å oppnå dette må vi først bygge opp visse formateringer på hverandre. Rent visuelt sett vil jeg sortere formatene etter hierarki. Bare klikk på avsnittsstil, hold den nede og flytt til ønsket posisjon. Først kommer "Overskrift" helt øverst, deretter "Ingress", deretter "Initial flytende tekst" og til slutt "Flytende tekst". Og nå må dere gjøre en dobbeltklikk på hvert enkelt format og angi det neste formatet i vinduet avsnittsstilalternativer.

F.eks. for overskriften: Når en tekst er skrevet, og deretter trykkes Enter, skal det følge et nytt format. Og dette definerer dere på dette tidspunktet. Jeg vil at innledningsteksten skal følge på dette tidspunktet, og bekrefter det.

Etterfølgende formater Gå deretter på "Ingress" med en dobbeltklikk og ønsker at "Initial flytende tekst" skal følge etter "Ingress". Og det vil jeg også bekrefte.





Og med "Initial flytende tekst" vil jeg at "Flytende tekst" skal følge. Det var den første hindringen vi måtte komme over.

Alternativer for tekstboks

Nå kan jeg med valgt tekstboks høyreklikke for å åpne alternativene for tekstboksen.





Og der kan jeg definere at teksten skal vises i en tre-kolonners oppdeling. Jeg legger altså inn tre kolonner. InDesign angir allerede 58,711mm som bredde. Dette er nøyaktig målet som en kolonne har. Hvis dette ikke er tilfelle hos dere, må dere bare skrive det inn manuelt og deretter bekrefte.

Sett tekstboksalternativer

Det mangler selvfølgelig en liten ting, for nå blir all teksten, også "Overskriften" og "Ingress", presset inn i tre kolonner.

Kolonneområde

Dere må deretter modifisere avsnittsstiler som skal strekke seg over alle tre kolonnene. Og det gjelder selvfølgelig "Overskriften" og "Ingress". Derfor velger vi avsnittsstilen "Overskrift" med en dobbeltklikk og går til fanen Kolonneområde. Der kan dere under avsnittsoppsett velge hele kolonneområdet i stedet for enkel kolonne, og dette bekrefter jeg.

Og det samme gjentar jeg for avsnittsformatet "Innledningstekst". Også her vil jeg nå ha hele kolonneområdet.

Dere ser hva som skjer: Mens jeg velger Enkel kolonne, definerer InDesign formatet slik at innledningsteksten presses inn i de forhåndsdefinerte kolonnene vi har lagt til i tekstrammealternativene. Ønsker jeg ikke det, velger jeg hele kolonneområdet. Og dermed har vi i stor grad fått artikkelen i form.

Plassere bilde

To små ting til: For eksempel kan du plassere et bilde midt på over Ctrl+D. Slik åpner du dialogen for plassering. Deretter velger jeg et bilde, drar det over den midterste kolonnen og velger tekstbrytingen. Et dobbeltklikk på den nedre håndtaket av tekstrammen. justerer rammen til tekstmengden.





Forfatterinitialene kan høyrejusteres i siste avsnitt ved å plassere markøren mellom punktumet i setningen og forfatterinitialene - deretter trykke Shift+Tab.

Opprette objektformat

Nå er artikkelen nesten ferdig. Det er bare en ting til. Vi må definere et objektformat for hele greia. Derfor klikker jeg bare på tekstrammen og oppretter et nytt objektformat (det fungerer akkurat som med avsnittsformatene).

Jeg kaller dette objektformatet "Kolonne DIN A4 Høy". Deretter må du sette et kryss i avsnittsformatene. Der setter du også et kryss i "Bruk neste format". Dette er veldig viktig!

Hva har vi akkurat gjort? Vi har altså merket en tekst med de tilsvarende avsnittsformatene; vi har lagt til passende tegnformater og vi har pakket hele dette pakken her - denne ene tekstrammen - i et objektformat, slik at all formatering kan bli kalt gjennom objektformatet "Kolonne DIN A4 Høy".

Og hva kan vi nå gjøre med det? Det er veldig enkelt: Du kan dra en tekstramme, tildele den objektformatet "Kolonne DIN A4 Høy" og skrive inn eller lime inn teksten din - og du har den formatert ferdig, uten å måtte kjøre avsnittsformatene.

Naturligvis kan du også dra hele objektet til skrivebordet. Slik har du opprettet et utdrag som du kan hente inn i InDesign igjen etter behov.

Selvfølgelig kan du også legge en tekst opprettet med et slikt objektformat i en bibliotek for å bruke den et annet sted.

En annen mulighet er å inkludere teksten på en slik måte i InDesign at den fungerer som en kilde. Endringer i teksten du gjør utenfor InDesign, vil da bli overført av InDesign.

Knytte til tekstfil

Dette er veldig enkelt: Jeg kopierer en tekst inn i et InDesign-dokument og så er det viktig at teksten er utpekt som egen knytning.

Forhåndsinnstillinger for tekstknytninger

Teksten har vanligvis ikke sin egen knytning. Dette kan du imidlertid endre via Rediger>Innstillinger og der i området Filbehandling. Der setter du bare et kryss ved Plassering av tekst- og tabellfiler knyttes. Dette bekrefter jeg en gang til.

Kjennetegn for tekstkoblinger

Teksten må nå plasseres på nytt etter at vi har gjort endringene. Nå er teksten i InDesign knyttet til teksten på skrivebordet ("Eksempeltekst.txt"). Du kan se det på lenken øverst til venstre på tekstrammen og fordi en knytning har blitt inkludert.

Hvis jeg nå endrer noe i det opprinnelige tekstdokumentet mitt, for eksempel overskriften, og lagrer det, så sier InDesign til meg: "Å nei, å nei! Det har skjedd en endring i kildedokumentet. Dette må jeg informere om".

Dette kan sees på det gule trekantet med utropstegn, der lenkesymbolet var tidligere synlig. Dette varselssymbolet vises også i kobling-panelet. Vi har muligheten til å reagere på endringen. Dette kan gjøres ved å dobbeltklikke på det gule advarselssymbolet. Så blir det slått alarm igjen, og InDesign gjør oss oppmerksom på at den importerte versjonen av "Eksempeltekst.txt" har blitt redigert. Dette kan vi bekrefte.

Nå forkaster dessverre InDesign mitt objektformat. Hvis du ser en slik konstellasjon der det er et lite "+" bak objektformatet (dette gjelder også for avsnitt- eller tegnformater), betyr det at dette objektet faktisk har fått tildelt det tilsvarende formatet, men det har skjedd en endring. Dette kan enkelt løses ved å holde nede Alt-tasten og med venstre museklikk på formatet. Og teksten vises igjen slik den er definert i objektformatet, med den nye overskriften som er endret i kildedokumentet.

Dere ser at det er mye man kan gjøre med det. Potensialet er uendelig; det er så mange måter å integrere noe slikt i arbeidsdagen og rytmen din på. Og jeg vil ganske enkelt anbefale deg dette på dette tidspunktet: Prøv det selv en gang. Prøv å jobbe med utdrag eller med slike objektformater. Og prøv også å gjøre eksempelet med forskjellig kolonnefordeling, for sjansen for at du vil trenge det en eller annen gang er ganske høy.

Inntil da ønsker jeg deg alt godt og mye moro!

Din

Stefan