Como realizar profissionalmente, de forma eficiente, financeiramente bem-sucedida e legalmente segura o meu primeiro trabalho fotográfico?
Proposta
Vocês nunca devem se definir apenas pelo preço, mas sempre também pela qualidade do seu trabalho fotográfico! Portanto, é a relação entre preço e qualidade que deve ser adequada e que deve ser decisiva para a obtenção de um trabalho! Além disso, é extremamente difícil, se não quase impossível, sair de um nível de preços baixo e aumentar os preços.
Se o valor de um honorário oferecido parecer baixo para mim, eu recuso um trabalho fotográfico. Minha tempo simplesmente é muito valioso para fazer um trabalho mal remunerado, pois durante esse tempo posso fotografar trabalhos livres muito melhores.
A apresentação de uma proposta não está vinculada a uma forma específica. Um e-mail com o texto "Olá, Senhor(a) XY, gostaria de fotografar os 10 produtos conforme sua descrição por um preço de 800 euros mais IVA" é totalmente suficiente para ser juridicamente vinculativo. No entanto, é sempre melhor detalhar a proposta o máximo possível para evitar disputas com o cliente posteriormente, caso ele tenha uma ideia diferente da realização da tarefa do que vocês. Então, escrevam a proposta o mais detalhadamente possível, mesmo que isso signifique reafirmar o catálogo de requisitos do cliente mais uma vez.
Se houver custos de viagem relacionados à realização do trabalho fotográfico, estes devem ser listados na proposta (em valor estimado). No entanto, é bastante questionável se o cliente aceitaria um Rolls-Royce como carro de aluguel ...
Uma proposta deve normalmente conter:
• Nome, endereço e forma jurídica do destinatário do serviço (o cliente)
• Data da proposta, talvez com a indicação de quanto tempo você se sente vinculado por esta proposta
• Número da proposta
• Número de dias de preparação e de sessão fotográfica
• Descrição da tarefa
• Data planejada
• Custos estimados para assistentes, modelos, maquiadores, etc.
• Abrangência das fotografias cedidas ao cliente
• Abrangência dos direitos de uso concedidos ao cliente
• Equipamento utilizado por vocês
• Tarefas acordadas (abrangência) da pós-produção feita por vocês
• Custos de transporte (para modelos, etc.)
• Custos de catering
• Indicação do prazo de pagamento (com a data exata)
• Aviso "O uso das fotografias só é possível após pagamento integral."
• Aviso "Os preços são líquidos, o IVA legal deve ser adicionado."
• Aviso: "Outros custos adicionais, como custos de transporte expresso, etc., serão faturados ao cliente com base em recibos."
• Taxa fixa para viagem e hospedagem(ões) ou indicação da possível ocorrência de custos de viagem e hospedagem • Seus dados bancários
• Seu número de identificação fiscal
• Pagamento adiantado acordado (se aplicável).
Na proposta, vocês devem anotar tudo o que puderam descobrir do cliente sobre a sessão de fotos planejada. Essas informações são essenciais para o ajuste, a fim de que nenhuma das partes tenha ideias diferentes (por exemplo, sobre o tipo de fotografia ou a abrangência) do que a outra parte. Nesta série de fotos de um centro de dados, brincar com o desfoque era parte fundamental da minha ideia visual, que eu comuniquei ao cliente de acordo na proposta.
Quando não se está fotografando para pessoas privadas, mas sim as fotos serão usadas comercialmente pelo cliente, o principal serviço do fotógrafo não é mais na produção de (muitas vezes várias milhares de) fotos, mas sim na concessão de direitos de uso. O fotógrafo "permite" ao cliente usar as fotos feitas por ele em determinada extensão e para fins específicos.
A concessão dos direitos de uso é feita sob aspectos objetivos, espaciais e temporais:
• Diferenciação objetiva: "Para o que o cliente pode usar as fotos?" Possíveis usos objetivos seriam, por exemplo: para loja online, para folheto de empresa, para cartaz de feira, para anúncio de jornal, para cartaz publicitário, para embalagem de produto, etc.
• Diferenciação espacial: "Onde, em que área, o cliente pode usar as fotos?" Possíveis usos espaciais seriam, por exemplo: em Düsseldorf, na Renânia do Norte-Vestfália, na Alemanha Ocidental, na Alemanha, na Alemanha e Áustria, na Europa, em todo o mundo, etc.
• Diferenciação temporal: "Por quanto tempo o cliente pode usar as fotos?" Possíveis usos temporais seriam, por exemplo: em 24 de dezembro de 2011, em dezembro de 2011, por 3 meses, por 1 ano, por 5 anos, etc.
Com base no esquema de direitos de uso, podem-se redigir propostas excelentes; é uma grande ajuda para a elaboração de orçamentos, pois permite diferenciações que, até então, se a cobrança fosse calculada de acordo com o tempo gasto, não seriam possíveis.
Exemplo: Vocês recebem uma ligação. Devem fotografar a namorada do interlocutor, de lingerie. O interlocutor quer fotos em preto e branco, a sessão de fotos deve durar 4 horas. Sua oferta de realizar a sessão por 300 euros (brutos) é aceita. No dia seguinte, é feita a sessão, as fotos ficam ótimas, o modelo recebe todas as fotos em DVD imediatamente. Uma semana depois, vocês recebem uma segunda ligação. O interlocutor é amigo do primeiro interlocutor e ao mesmo tempo diretor de marketing de uma importante empresa de lingerie. Vocês já imaginam: As fotos agradaram a ele, agora vocês devem fotografar um modelo fornecido pela empresa (já maquiado no dia da sessão) de lingerie, em preto e branco e por 4 horas. Perguntado sobre o valor do seu honorário, vocês respondem de forma espontânea: 1.200 euros mais IVA. O diretor de marketing fica chocado; seu amigo havia lhe contado sobre custos de sessão no valor de 300 euros brutos.
Como vocês explicam a diferença para o diretor de marketing? A resposta é simples: Uma pessoa privada no máximo mostra as fotos para amigos. Ela não pode publicar as fotos, nem mesmo na internet, a menos que isso tenha sido explicitamente acordado. Uma empresa de lingerie usa as fotos para publicidade em revistas e catálogos de produtos, em embalagens de produtos, etc. As fotos, portanto, são publicadas em uma extensão considerável. Assim, o preço mais alto pela mesma prestação fotográfica e pelo mesmo tempo gasto está justificado. Portanto, no caso em questão, antes de apresentar uma proposta, vocês devem perguntar sobre o planejado grau de publicação, em termos objetivos, espaciais e temporais. Em seguida, vocês podem elaborar uma proposta exatamente adaptada às publicações planejadas.
Ao elaborar uma proposta, não é crucial quanto tempo durará a sessão de fotos, pois então um fabricante de lingerie que deseja utilizar as fotos para publicidade não precisaria pagar mais do que um cliente particular, se ambas as sessões durassem o mesmo tempo. O mais importante é a extensão em que as fotos serão utilizadas posteriormente, ou seja, publicadas.
Uma ajuda muito boa para criar orçamentos com base neste esquema é o livro "Bildhonorare" da Mittelstandsgemeinschaft Foto Marketing (MFM), publicado pela Bundesverband der Pressebild-Agenturen und Bildarchive e.V. (BVPA). Custa (juntamente com o manual "Der Bildermarkt") 33 euros.
Carta de confirmação
Se foram contratados pelo cliente (verbalmente ou por escrito), devem resumir novamente o pedido em todos os detalhes e enviar ao cliente uma carta de confirmação, preferencialmente por fax ou carta registada. O objetivo é eliminar possíveis ambiguidades e informar novamente o cliente sobre as vossas condições, às quais irão trabalhar. Enquanto muitas vezes há rapidamente um acordo sobre os detalhes de um pedido, o diabo está nos detalhes literalmente. No contrato (ou seja, nos Termos e Condições Gerais, ACGs) muitas vezes existem muitas discrepâncias, e é por isso que esta carta de confirmação serve para informar novamente o cliente sobre o conteúdo dos vossos ACGs e torná-los parte integrante do contrato. Pontos importantes nos ACGs podem incluir: procedimentos em caso de atraso de pagamento, obrigações de verificação do cliente após receber as fotos, período de reclamação, possibilidades de correção, processo de medição de conflitos, devolução dos originais/meios de armazenamento, retoque de imagem, etc.
Execução
O trabalho fotográfico deve ocorrer sem problemas, de forma eficiente ("fazer as coisas certas") e eficaz ("fazer as coisas corretamente"). Para garantir isso, não devem subestimar o tempo disponível. Além disso, é aconselhável, mesmo que estejam acostumados a trabalhar sozinhos, ter pelo menos um ou mais assistentes. Não só para ajudar na montagem do equipamento de iluminação ou sets, mas também para que alguém possa ser enviado, se necessário, para buscar um requisito em falta, o catering, roupa adequada, etc.
Mesmo se forem mais do tipo caótico e preferirem fazer 25 coisas ao mesmo tempo - ao lidar com encomendas, um processo estruturado ajudará a manter a visão geral e a trabalhar de forma eficiente. Os assistentes podem ajudar a fazer pequenos trabalhos para que possam se concentrar nas coisas essenciais - fotografar e colaborar com o cliente.
Ao contrário de muitos dos meus colegas, sempre considerei como um enriquecimento quando os clientes estavam presentes pessoalmente durante a sessão fotográfica. Isso garante que os interesses do cliente sejam traduzidos em fotografias por mim. Além disso, a presença do cliente ou de um representante impede que o cliente reclame das fotos, pois se eu fotografar de acordo com as instruções do representante presente, não posso ser responsabilizado mais tarde se o resultado não agradar ao cliente.
A condição é, claro, que eu regularmente apresente os resultados digitais ao representante, melhor ainda no monitor do computador, e que eu siga as instruções ou sugestões de melhoria dele.
Se nenhum dos funcionários do cliente estiver presente durante a sessão, para segurança é uma boa ideia enviar resultados de fotos por e-mail algumas vezes ao cliente, para que ele possa verificar o progresso da sessão fotográfica e "aprovar" o que foi alcançado até agora. Se ocorrer algo inesperado, é sempre bom poder contatar o cliente rapidamente por telefone. Portanto, também peçam o número de telemóvel do cliente para esse efeito.
Após o término da sessão fotográfica, as fotos devem ser revisadas por vocês antes de serem enviadas ao cliente. A revisão pessoal pelo fotógrafo serve para identificar possíveis erros, pois nada é mais embaraçoso do que o cliente ligar e encontrar erros enquanto vocês estão ainda alheios. Façam sempre 1-2 backups em discos rígidos externos antes de enviar os resultados para o cliente. Colocarem simplesmente os cartões de memória originais num envelope e enviarem por correio ao cliente não é aconselhado!
Seria uma pena se os resultados de uma sessão de fotografia encomendada se perdessem. Então façam sempre cópias de segurança suficientes!
Frequentemente, o cliente estará presente durante a sessão fotográfica e trará o seu próprio laptop. Nesse caso, esperará ansiosamente que troquem o cartão de memória cheio por um vazio, para que ele possa carregar e revisar as fotos no seu computador imediatamente durante a sessão.
Emissão de faturas
Faturas com um valor superior a 100 euros devem cumprir os seguintes requisitos para serem reconhecidas pelo fisco. Se a fatura não cumprir os requisitos, é possível que o cliente se recuse - e com razão! - a pagá-la. Mesmo que ele a pague, o fisco pode recusar-lhe a dedução do imposto sobre o valor acrescentado ou não reconhecer a totalidade do montante da fatura como dedutível. O mesmo se aplica a vocês: antes de pagarem a fatura de um credor, verifiquem a presença dos seguintes pontos:
• Designação "Fatura"
• Nome completo e endereço completo do faturador e do destinatário do serviço
• O vosso nome e morada (morada do emissor da fatura; pode ser também a morada da sede)
• O vosso número de identificação fiscal ou, alternativamente, o número de identificação fiscal de IVA
• Data da fatura (data de emissão)
• Número da fatura (deve ser atribuído de forma contínua e ser único; não é necessário cumprir um formato específico)
• Serviço prestado (quantidade e tipo de bens entregues ou extensão e tipo de serviço prestado)
• Data de entrega (se necessário, usar a formulação padrão "a data de entrega é a data da fatura" se não for possível indicar uma data de entrega separada)
• O valor do pagamento pela prestação fotográfica discriminado por taxas de imposto
• A taxa de IVA aplicável (a menos que sejam um "pequeno empresário" para efeitos de IVA; vide abaixo)
• O montante do IVA resultante
• Total da fatura (recomendável; mas não é uma parte legalmente exigida do documento)
• Dados bancários do emitente (recomendável; mas não é uma parte legalmente exigida do documento)
• Prazo de pagamento (recomendável; mas não é uma parte legalmente exigida do documento).
Para os fotógrafos, é recomendável também registrar na fatura o escopo dos direitos de uso concedidos por escrito. Apenas como lembrete. Assim, não há margem para mal-entendidos com o cliente.
São listadas as quantias líquidas dos itens da fatura, seguidas do montante total do imposto sobre vendas a ser pago, bem como o montante bruto total como valor da fatura a ser liquidado. Se foi acordado um prazo de pagamento na proposta ou durante as negociações contratuais, é comum incluir essa informação novamente na fatura.
Se você é um microempreendedor individual isento de imposto sobre vendas de acordo com o § 19 do UStG (se no ano anterior seu faturamento anual foi inferior a 17.500,- euros e no ano atual não deve ultrapassar 50.000,- euros), basta listar os valores dos itens individuais e o montante total. Conforme o texto legal, o imposto sobre vendas está incluído nesses itens; ele apenas não precisa ser discriminado nem pago ao Fisco.
Procedimento de lembrete
Esperamos que seus clientes paguem pontualmente! No entanto, infelizmente, é comum que as faturas não sejam pagas. Isso pode ter várias razões. Algumas empresas geralmente pagam suas faturas com vários meses de atraso, o que gera lucros com juros. Outras gostariam de pagar, mas não podem, por exemplo, porque estão com pouco dinheiro. Muitos estão esperando um pagamento, como um reembolso de imposto do Fisco. Outros tentam não pagar a soma total ou pagar apenas parcialmente, contestando supostos erros no trabalho fotográfico.
Se seu cliente não paga a fatura pontualmente, não é recomendável ameaçar imediatamente. Talvez a fatura realmente tenha se perdido na papelada. Primeiramente, pergunte educadamente o que causou o atraso no pagamento. Se o pagamento não ocorrer mesmo assim, estabeleça um prazo razoável (2-3 semanas), após o qual seria adequado procurar um advogado.
De modo geral, as faturas são imediatamente exigíveis, a menos que algo diferente tenha sido acordado. Se o cliente não pagar dentro do prazo, ele não precisa ser lembrado separadamente para entrar em atraso, mas entra automaticamente em atraso após o vencimento. Para poder provar que seu cliente recebeu a fatura, é aconselhável enviá-la novamente por fax, além do original. Ou então, enviar por carta registrada. No entanto, não é elegante presumir já de antemão que o cliente não deseja pagar.
Em caso de atraso no pagamento, é comum esperar mais 1-2 semanas na prática antes de solicitar educadamente explicações sobre o motivo do pagamento ainda não ter sido realizado. Se perceber que o não pagamento foi intencional, após mais uma semana passada, é recomendável enviar um lembrete, solicitando o pagamento imediato da quantia devida. Os custos do lembrete (que devem ser realistas, em torno de 3,- a 5,- euros) e multas por atraso de pagamento podem ser cobrados separadamente.
As multas por atraso de pagamento são calculadas a uma taxa de 5% ao ano acima da taxa básica do Banco Central Europeu (BCE).
Após o lembrete sem sucesso, é aconselhável consultar um advogado para recuperar seus créditos, mesmo que seja necessário ir a tribunal. Os custos envolvidos devem ser suportados pelo devedor, ou seja, seu cliente, a menos que se constate que havia uma razão legítima para recusar o pagamento, o que é praticamente impossível se você tiver fornecido fotos "de qualidade média".
