Почти каждый из нас, кто физически способен работать, рано или поздно сталкивается с проблемой подготовки документов для заявления о приеме на работу. Почему это так важно? Очень просто - это решает, получишь ли ты работу или нет, если у тебя не будет личных связей с одним из ответственных лиц.

Какова разница между проблемой и задачей? Если у тебя нет четкого плана действий, это проблема. Если у тебя есть план действий, это задача. С помощью этой статьи я помогу тебе сделать подготовку документов для заявления менее проблематичной. Решать тебе, использовать их или нет.

Я расскажу тебе все, что ты должен знать о подготовке документов для заявления о приеме на работу. Мы начнем с списка документов, затем ты узнаешь структуру сопроводительного письма и резюме. Ты узнаешь все важные моменты в документах для заявления о приеме на работу, что ты должен написать и что не должен, ты получишь советы по заполнению документов и примеры текста.

И наконец, я дам тебе ссылку, по которой ты можешь бесплатно скачать несколько шаблонов для заявления на работу в разных форматах (Microsoft Word, InDesign, Affinity Publisher).

Не закрывай страницу, сделай себе чашку кофе или чая, приготовь себе бутерброд и вернись. Поехали!

Какие документы относятся к заявлению на работу

Существует стандарт для подготовки документов для заявления на работу, который не является предметом обсуждения. Этот стандарт должен быть соблюден при подготовке документов для заявления на работу. Обычно в заявку включаются следующие документы в указанном порядке:

• Титульный лист (Title Sheet).
• Сопроводительное письмо (Cover Letter).
• Резюме (CV).
• Приложения как рекомендательные письма, копии аттестатов и трудовых книжек.
• Аттестаты и документы о образовании.

Эти документы должны быть представлены в формате PDF-файла, соответствующем требованиям стандарта заявки.

Титульный лист. Что нужно знать?

Титульный лист - или первая страница - является важной частью заявления на работу в немецкоязычных странах. Вот что тебе нужно знать о титульном листе:

• Назначение: Титульный лист является первой страницей заявки и содержит основную информацию о соискателе и вакансии.
• Содержание: Обычно титульный лист содержит следующую информацию: имя, контактные данные, должность, на которую подается заявка, а также упоминание прилагаемых документов.
• Оформление: Титульный лист может создаваться в соответствии с общепринятыми стандартами для заявок. Но он может быть и немного современнее сегодня. Шрифт, размер и стиль текста должны быть согласованы с другими документами. Титульный лист должен гармонично вписываться в дизайн всего заявления.
• Сборка: Титульный лист должен быть размещен перед сопроводительным письмом в документах для заявки.

Титульный лист помогает сформировать первое впечатление о соискателе и профессионально представить информацию о заявке.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо - это мотивационное письмо, которое продолжает существовать в немецких заявках на работу. Сопроводительное письмо следует сразу после титульного листа. С появлением дефицита специалистов в некоторых компаниях от сопроводительного письма отказываются, потому что компании хотят сделать подачу заявки потенциальным соискателям максимально простой. Если ты искренне хочешь получить работу, сделай шаг и составь сопроводительное письмо.

В сопроводительном письме соискатель объясняет свою мотивацию и личность, и показывает, почему он подходит на должность.

С помощью сопроводительного письма тебе нужно заставить работодателя рассмотреть тебя для должности. С одной стороны, тебе нужно быть кратким, ведь тебе нужно уважать время работодателя, у него нет времени читать мемуары, с другой стороны, тебе нужно подчеркнуть свою мотивацию и доказать, что ты хороший кандидат на должность.

При подаче заявки на различные вакансии я рекомендую вам настроить ваше сопроводительное письмо под каждую конкретную вакансию. Это уже заметно в первых строках, если вы отправляете универсальный текст.

Профессиональное сопроводительное письмо должно быть хорошо структурировано, иметь явную связь с желаемой позицией и не превышать одного листа формата A4.

Структура сопроводительного письма

Я обращаю ваше внимание на то, что все элементы, которые вы видите на иллюстрации структуры сопроводительного письма, должны также присутствовать в вашем. Существует разные шаблоны, и их нужно выбирать в зависимости от различных профессий, отраслей и стилей компаний, но элементы всегда остаются одинаковыми.

Итак, структура сопроводительного письма

1. Отправитель (ваши контактные данные):

• Ваше имя
• Ваш адрес
• Ваш номер телефона
• Ваш адрес электронной почты

2. Получатель (контактные данные компании):

• Название компании
• Имя контактного лица (если известно)
• Адрес компании

3. Дата

4. Тема

5. Обращение

6. Вступление:

• Название позиции и источник вакансии
• Краткое объяснение, почему вы подаете заявку

7. Основная часть:

• Ваши актуальная и предыдущая деятельность
• Ваши квалификации и опыт
• Релевантные навыки и достижения
• Ваша мотивация и почему вы хотите работать в этой компании

8. Завершение:

• Выражение ожидания личного разговора
• Благодарность за рассмотрение вашей заявки

9. Прощальная фраза

10. Подпись

Если вы еще не задумывались о том, как сделать такое резюме, чтобы работодатель не мог пропустить вас на собеседование, давайте продолжим!

Шапка в сопроводительном письме

Ваше сопроводительное письмо начинается с формального блока: шапки. В нем содержатся ваши контактные данные, адрес компании-получателя, место и дата отправки, информативная строка темы и персональное обращение адресата, как показано на следующем изображении:

Структура шапки в сопроводительном письме включает следующие элементы:

1. Ваши контактные данные: Все контактные данные, включая полное имя, адрес электронной почты, номер телефона с международным кодом, полный адрес и, при необходимости, URL вашего веб-сайта, необходимо указать полностью и корректно. Эта информация должна быть либо сверху справа, либо в верхнем или нижнем колонтитулах.
2. Адрес компании: Полный адрес компании, включая наименование компании с ООО, ОГ и т. д., а также адрес, должен быть выровнен по левому краю в верхнем крае страницы. Необходимо также упомянуть правильное контактное лицо.
3. Место и дата: Место и дата ставятся по правому краю под адресом компании. Рекомендуется выбирать дату планируемой отправки, чтобы гарантировать актуальность вашей заявки.
4. Тема: Под местом и датой тема называется по левому краю и жирным шрифтом. Здесь вы ясно указываете, о чем ваше сопроводительное письмо. Также здесь может быть указана дата предполагаемого начала работы и, при необходимости, референс номер вакансии.
5. Обращение: После темы следует персональное обращение ответственного сотрудника. С этого момента начинается ваш основной текст.

Важный совет!

В сопроводительном письме важно указать конкретное контактное лицо, например "Уважаемый господин...,," или "Уважаемая госпожа ...,,". Это придает вашему письму профессиональный оттенок и показывает, что вы изучили компанию. Обязательно избегайте обращения "Уважаемые дамы и господа,". Вы не знаете контактное лицо? Спросите!

Имя контактного лица часто указано в вакансии. Если нет, то можно посмотреть на сайте компании. Идеально будет найти руководителя отдела, в который вы подаете заявку, или ответственного по кадровым вопросам. Если сомневаетесь, обращайтесь напрямую к директору.

6. Введение в сопроводительном письме (письмо сопровождения)

Первые предложения в сопроводительном письме имеют особенно важное значение. В введении ты должен за одно-два предложения объяснить, почему ты подаешь заявление и чем ты можешь внести свой вклад. Чтобы убедить, важно с самого начала установить связь с компанией и её культурой. Пример (из графики):

[Уважаемая/ый] [Фамилия],

как страстный партнер по переговорам и решател глоблем, я успешно накопил [X лет] опыта в управлении счетами и постоянно способствую увеличению удовлетворенности клиентов и доходов компании. Мой профессиональный путь привел меня через различные отрасли, что дало мне глубокое понимание различных рынков и потребностей клиентов. В настоящее время я ищу новые вызовы и уверен, что ваша компания следующим логичным шагом в моей карьере.

Предложение введения должно пробудить интерес у рекрутера и заставить его читать дальше. Ты должен рассказать в своем сопроводительном письме о своих сильных сторонах и опыте. Во введении ты должен найти самый сильный аргумент в пользу этого.

Установление личных связей в сопроводительном письме

Идея установления личных связей в сопроводительном письме имеет решающее значение для того, чтобы показать, что твое письмо индивидуально подходит к компании и вакансии. Это можно сделать различными способами:

Выделение привлекательности компании: Покажи, что именно тебе нравится в компании, будь то корпоративные ценности, культура или философия. Это покажет, что ты изучил компанию и проявляешь настоящий интерес.

Мотивация и пригодность для должности: Покажи свою мотивацию или пригодность для конкретной вакансии. Это может быть, например, путем выделения релевантного опыта или навыков, которые делают тебя подходящим кандидатом.

Упоминание личных встреч или текущих событий: Ты также можешь упомянуть личные встречи или актуальные события, связанные с компанией или вакансией. Такой подход может сделать твое письмо уникальным и особенным.

При написании инициативного заявления важно устанавливать связь с компанией, так как тебе придется объяснить, почему именно ты подаешь заявку в эту компанию, хотя официального объявления о вакансии нет. Это требует точного изложения твоих причин и добавленной стоимости, которую ты можешь предложить компании.

Значение мотивации в сопроводительном письме

Описание твоей мотивации во введении твоего сопроводительного письма выходит за рамки простого установления личной связи. Оно предоставляет работодателю ключевую информацию, чтобы он мог лучше оценить тебя и шансы на будущее сотрудничество. Твоя мотивация играет важную роль в том, будешь ли ты долгосрочно представлять ценного работника для компании.

Источник твоей мотивации может быть разнообразным, будь то интерес к компании, фашинация от предлагаемых задач или личные цели развития. Особенно важно для работодателя наличие внутренней мотивации, исходящей из внутренних мотивов, таких как радость от работы, соответствие корпоративным ценностям или личным достижениям.

В отличие от этого, внешняя мотивация, например, смена работодателя из-за более высокой заработной платы, меньше говорит о твоей связи с компанией, твоим рабочим моралем или амбициями. Поэтому рекомендуется не упоминать внешние мотивы в своем сопроводительном письме, так как они менее значимы для долгосрочного сотрудничества с компанией.

Важный совет!

Идея сочетания личных целей с пользой для компании имеет важное значение для создания в сопроводительном письме сбалансированной перспективы. В то время как личные цели являются важным мотивом, решающим является то, чтобы не презентовать их во введении исключительно эгоистично. Вместо этого целесообразно связать свои цели с целями компании или добавленной стоимостью, которую получает компания.

С таким умным сочетанием ты показываешь, что ты полностью мотивирован и готов дать все от себя, чтобы продвинуть компанию вперед. Это показывает, что твои цели прекрасно сочетаются с целями компании и что ты готов приложить усилия для продвижения. Такой подход приносит пользу потенциальному работодателю и показывает, что ты взвешено рассматриваешь свои цели в контексте компании.

7. Основная часть сопроводительного письма (письмо сопровождения)

В основной части сопроводительного письма основной упор делается на то, чтобы представить наиболее важные аргументы, которые объясняют, почему компания должна нанять тебя. Речь идет о том, чтобы установить четкую связь между тобой как кандидатом, компанией и вакансией.

Аргументы, которые вы представляете в основной части, должны быть направлены на демонстрацию ваших навыков, опыта и качеств в сочетании с требованиями и ожиданиями относительно позиции. Эта часть сопроводительного письма предназначена для того, чтобы предоставить потенциальному работодателю ясное представление о потенциале, который вы приносите в компанию. Важно представить конкретные примеры и успехи из вашей профессиональной карьеры, подтверждающие, что вы отвечаете требованиям позиции и приносите дополнительную ценность компании.

Пример (из графика):

На моей текущей должности в [текущем работодателе] я отвечаю за стратегическое обслуживание [количество] ключевых клиентов, включая [примеры задач и успехов]. Особый проект, который я инициировал и успешно реализовал, привел, например, к увеличению оборота на [процент]. Такие успехи я обязан не только своему аналитическому подходу и моему навыку ведения переговоров, но и способности строить и поддерживать долгосрочные клиентские отношения.

Ваша компания [название компании] сделала себе имя благодаря [причине выбора компании, например, инновационность, лидерство на рынке и т. д.], и я убежден, что мой вклад и профессиональные знания могут способствовать дальнейшему успеху вашей компании. Особенно меня привлекает возможность [конкретный проект или область компании], так как здесь я могу оптимально использовать и развивать свои сильные стороны.

Помимо этого важно выделить вклад, который вы можете внести в успех компании, и продемонстрировать, что вы усвоили цели и ценности компании. Устанавливая четкую связь между вашими навыками и позицией, а также потребностями компании, вы гарантируете, что ваше сопроводительное письмо будет убедительным и адаптированным к вакансии.

Важные советы:

• Конкретные примеры: Вместо того чтобы просто утверждать, что вы идеальный кандидат, важно привести конкретные примеры, подтверждающие ваши успехи или навыки. Эти примеры служат доказательством того, что у вас имеются необходимые компетенции для успешной работы на целевой позиции.
• Точные утверждения: Формулируйте конкретно и выносите ваши опыт на первый план. Избегайте многословия и сосредоточьтесь на ясных и содержательных формулировках, выделяющих ваши квалификации и успехи.
• Профессиональные достижения: Выбирайте целенаправленно, какие профессиональные опыт и успехи для работодателя являются релевантными. Ограничьте себя высокими точками вашего профессионального развития и представляйте только те опыты, которые прямо относятся к целевой позиции.
• Soft Skills: Проявляйте подходящие Soft Skills, такие как командный дух, коммуникативные навыки, умение разрешать конфликты и компетенция в организации, через конкретные примеры. Это особенно важно, если у вас мало опыта работы, так как это показывает, что у вас имеются необходимые навыки, чтобы вписаться в команду компании.
• Логическая связь: Представьте вашу профессиональную карьеру и опыт как логичную последовательность, таким образом, что ваше сопроводительное письмо по текущей позиции будет следовать цепочке. Это обеспечит, что ваше сопроводительное письмо будет давать четкое и хорошо структурированное впечатление.

8. Заключительная часть в сопроводительном письме

Завершающая часть вашего сопроводительного письма является логическим завершением, закругляющим общую картину. Здесь вы еще раз подводите основные аргументы, показывающие, почему вы идеальный кандидат на эту позицию и какую дополнительную ценность можете принести компании.

С завершающей формулой поздравления, в которой вы выражаете своё желание провести личное собеседование, вы оставляете впечатление у работодателя о том, что вы оптимальный кандидат для этой позиции.

Пример (из графика):

Я с нетерпением жду возможности подробнее рассказать вам о том, как я могу превзойти ваши ожидания и укрепить вашу команду в личном разговоре. Заранее благодарю за время и внимание.

С наилучшими пожеланиями

[Ваше имя и фамилия]

Эта завершающая часть имеет ключевое значение для окончания вашей заявки и, в конечном итоге, убедить работодателя в том, что вы лучший выбор для данной позиции.

Приветствие и подпись в сопроводительном письме

Обращение и подпись необходимы, чтобы сделать письмо официальным и обязательным. С формулами приветствия, такими как "С наилучшими пожеланиями" или "С нетерпением жду личного разговора", вы снова сигнализируете работодателю о своем интересе и мотивации. Подписывая рукописное письмо, вы подтверждаете свою заявку и делаете ее официальным документом. Подпись делает ваше предложение работы юридически обязательным. Это формальное завершение идеально дополняет ваше сопроводительное письмо, создавая профессиональное и серьезное впечатление на работодателя. Таким образом гарантируется, что ваша заявка будет рассматриваться как серьезный и надежный документ.

Отлично, мы подробно обсудили структуру и оформление сопроводительного письма. Далее мы перейдем к резюме.

Резюме. Что тебе нужно знать?

Резюме (или CV - Curriculum Vitae) - это документ в заявке на работу. Он предназначен для ясного и структурированного представления твоего профессионального и личного пути развития. Резюме отличается от сопроводительного письма тем, что не фокусируется на конкретной должности, а предоставляет общий обзор твоих квалификаций и опыта.

Существует две основные формы резюме:

1. Хронологическое резюме: Это классическая и наиболее часто используемая форма. Здесь профессиональные и школьные этапы перечисляются в хронологическом порядке, начиная с последней записи. Такая структура позволяет работодателю быстро ознакомиться с твоим прошлым опытом.
2. Функциональное резюме: В этой варианте акцент не делается на временной последовательности, а на твоих навыках и квалификациях. Здесь содержание структурируется тематически, например, по областям деятельности или проектным участием. Этот подход особенно подходит, если твоя карьера имеет пробелы или опыт карьерного перехода.

Фактически длина резюме может варьироваться в зависимости от опыта и квалификации. Тем не менее, правило гласит, что оно должно быть как можно более кратким и лаконичным. Идеальная длина - 1-2 страницы.

Ключевым является ясная структура и оформление. Разделы должны быть логически структурированы, чтобы работодатель мог быстро найти и оценить основную информацию о твоем образовании, опыте работы и дополнительных навыках. Используй краткие, ясные формулировки, выделяй важные моменты и не перегружай текст ненужными деталями.

Такое структурированное и понятное резюме позволяет работодателю сразу сформировать четкое представление о твоем профиле и пригодности для вакансии. Это значительно увеличивает твои шансы быть приглашенным на собеседование.

Структура резюме

Давайте подробнее рассмотрим структуру резюме. Какие элементы всегда должны содержаться в резюме.

1. Контактные данные

• Имя
• Адрес
• Номер телефона
• Адрес электронной почты
• Дата рождения
• Национальность
• Профиль LinkedIn (опционально)

2. Профессиональная цель (опционально)

• Кратко и лаконично: Опиши свою профессиональную цель или карьерные цели за одно-два предложения.

3. Опыт работы

• Компания
• Должность
• Период
• Обязанности и ответственности
• Достигнутые успехи (опционально)

4. Образование

• Учебное заведение
• Степень
• Период
• Специализация (опционально)

5. Навыки и компетенции

• Технические навыки: Знание программ, программного обеспечения
• Иностранные языки: Знание языков и уровень (например, английский - свободно, французский - начальный)
• Soft Skills: Коммуникация, командная работа, навыки решения проблем

6. Сертификаты и дополнительное образование

• Сертификат
• Поставщик
• Дата

7. Хобби и интересы

• Спорт
• Искусство

Советы по оформлению резюме

Дизайн в идеальном резюме

При оформлении своего резюме придерживайтесь не более трех размеров шрифта. Только заголовок "Резюме" и отдельные разделы, такие как "Школьное образование" или "Профессиональный опыт", могут быть немного крупнее. Кроме того, вам следует ограничиться двумя шрифтами. Все личные и профессиональные данные должны быть в стандартном шрифте.

Резюме в PDF

Цветовая гамма вашего резюме не должна быть слишком яркой. Правило гласит: используйте максимум два цвета. Ваше фото для резюме должно находиться в правом верхнем углу рядом с вашими личными данными - если вы вообще используете фотографию в своем резюме. Всегда отправляйте свое резюме в формате PDF! Это означает, что вы преобразуете свой файл Word в файл PDF в конце. Ваше полное заявление вместе с титульным листом, сопроводительным письмом и аттестатами или рекомендациями должно быть объединено в один PDF-файл.

Креативное оформление в резюме?

Если вы решаетесь на современное резюме, то ваше резюме также должно быть современно оформлено. В противном случае ваше заявление будет выглядеть неоднородно, что может вызвать негативное впечатление у рекрутера. Это означает, что современное резюме требует современного оформления. Рекрутер заметит, если ваше резюме не соответствует остальной заявке.

Идеальное резюме: Длина

Длина вашего резюме зависит от вашего профессионального опыта. Чем дольше вы находитесь в профессиональной сфере, тем более обширным может быть ваше резюме. Сразу после окончания школы ваше резюме, естественно, будет короче.

Если у вас мало профессионального опыта, достаточно одной страницы для вашего резюме. С увеличением профессионального опыта резюме может составлять до трех страниц. Избегайте ненужных этапов, которые не приносят никакой ценности. Новичкам и соискателям с опытом работы менее пяти лет в большинстве случаев хватит одной страницы. Однако резюме не должно превышать трех страниц, так как рекрутеры не захотят читать больше и релевантная информация может потеряться среди нерелевантных текстов.

Почему важно сохранить резюме именно в формате PDF?

Существуют форматы для редактирования документов, такие как Microsoft Word, InDesign или Affinity Publisher. И существуют форматы для сохранения документов. Поскольку программы постоянно развиваются, может сложиться ситуация, когда вы и ваш потенциальный работодатель используете разные версии одного и того же программного обеспечения. В худшем случае он может вообще не смочь открыть файл, который вы ему отправили. Поэтому существует неофициальный стандарт: документы отправляются в формате PDF. Практически все программы для редактирования предлагают возможность сохранения файлов в формате PDF, даже Microsoft Word. Благодаря его универсальности PDF-документ можно открыть везде – на всех операционных системах персональных компьютеров, на смартфонах – и его легко можно распечатать.

Инструкция: Экспорт файлов из Microsoft Word в PDF

1. Откройте документ: Откройте необходимый документ Word в Microsoft Word.
2. Откройте меню "Файл": Нажмите в левом верхнем углу на "Файл".
3. Выберите "Экспорт": Выберите в меню слева опцию "Экспорт".
4. Создайте PDF/XPS-документ: Нажмите на "Создать PDF/XPS-документ".
5. Опубликуйте: Появится диалоговое окно. Выберите место сохранения и имя файла для PDF-файла.
6. Установите параметры: При необходимости нажмите на "Параметры", чтобы установить дополнительные настройки, такие как диапазон страниц или разметку.
7. Опубликовать: Нажмите на "Опубликовать". Ваш документ Word будет экспортирован и сохранен в формате PDF.

Как бесплатно сохранить файл из Word в PDF. Инструкция, 2 способа.

Отправка документов по электронной почте

Хотя самая трудная часть заявки уже выполнена, все же есть несколько правил, которые следует соблюдать при отправке документов по электронной почте.

1. Получатель электронной почты
2. Скрытая копия
3. Тема письма
4. Текст сопроводительного письма
5. Прикрепленные файлы

Вот несколько советов по написанию текста электронного письма при отправке вашей заявки по электронной почте:

1. Тема письма: Используйте четкую и точную тему письма, которая ясно указывает цель электронного письма, например "Заявка на вакансию [название вакансии]".
2. Приветствие: Начните письмо с вежливого приветствия, желательно с именем контактного лица, например "Уважаемая госпожа Мюллер" или "Уважаемый господин Шмидт".
3. Вступление: Кратко представьтесь и укажите, на какую вакансию вы подаете заявку и где нашли объявление о вакансии.
4. Основная часть: В нескольких предложениях резюмируйте, почему вас интересует данная вакансия, какие квалификации и опыт делают вас особенно подходящим для этой должности. Ссылайтесь на свое резюме и другие прикрепленные документы для получения дополнительных сведений.
5. Заключение: Поблагодарите за рассмотрение вашей заявки и укажите, что будут рады возможности личного разговора.
6. Прощание: Завершите письмо вежливой формой приветствия, например "С уважением".
7. Подпись: Добавьте профессиональную подпись с вашим полным именем, номером телефона и адресом электронной почты.

Пример:

Тема: Заявка на вакансию менеджера по маркетингу

Уважаемая госпожа Мюллер,

Меня зовут Анна Шмидт, и я подаю заявку на изученную должность менеджера по маркетингу, которую нашла на вашем сайте.

С магистерской степенью в области маркетинга и тремя годами опыта в цифровом маркетинге я обладаю необходимой квалификацией и опытом, необходимыми для этой позиции. Дополнительную информацию вы найдете в моем прикрепленном резюме и моих аттестатах.

Я благодарю вас за рассмотрение моего резюме и с нетерпением жду возможности представить себя на личном собеседовании.

С уважением
Анна Шмидт
Тел: 0123-456789
Эл. почта: anna.schmidt@example.com

Это изменение также обеспечивает профессиональный и легкий для восприятия текст.

Такой текст электронного письма является кратким, лаконичным и напрямую сосредотачивается на прикрепленных документах, в которых содержится ваше полное сопроводительное письмо и резюме.

Шаблоны резюме на сайте TutKit.com

Теперь, когда вы знаете, как правильно заполнять документы для трудоустройства, приобретите один из наших шаблонов. Они отлично вам помогут и уже тысячи раз были успешно использованы довольными соискателями.

Скачайте шаблон для резюме бесплатно

Как я упоминал в начале статьи, вы можете бесплатно скачать наш шаблон. Используя это специальный шаблон, мы рассмотрели все важные моменты, связанные с заполнением документов для трудоустройства. Этот шаблон выполнен в классическом стиле и подходит для большинства профессий.