Современные тенденции и технологические разработки все чаще меняют многие вещи, к которым мы привыкли. Одним из таких изменений является отправка заявки по электронной почте, которая стала важным шагом в процессе поиска работы и трудоустройства. Даже предпочтение отдают отправке заявки по электронной почте, потому что таким образом устраняется шаг по отправке портфолио по почте в случае отказа.

Есть несколько важных моментов, которые следует учитывать при отправке заявки по электронной почте. Правильное оформление и отправка заявки могут существенно повлиять на первое впечатление, которое работодатель о тебе складывает. В письме с твоими документами для заявки важны каждая деталь, начиная с темы и заканчивая правильными вложениями.

Почему важно отправлять заявку по электронной почте максимально корректно?

Правильная отправка заявки по электронной почте - это начало успешного поиска работы. Во-первых, ты демонстрируешь тем самым, что обращаешь внимание на детали и способен следовать инструкциям с самого начала. Работодатели ценят кандидатов, которые бережно выполняют задания и могут точно реагировать на требования. Во-вторых, хорошо составленное сопроводительное письмо показывает, что ты серьезно и профессионально подходишь к поиску работы. Это сигнализирует работодателю, что ты реально заинтересован в должности и готов вложить время и усилия в подготовку своей заявки.

Первое впечатление работодателя формируется в момент открытия им твоего письма. Тема, приветствие, содержание и подпись создают образ о тебе еще до того, как работодатель прочтет твое резюме и сопроводительное письмо. Некорректно оформленное или небрежно написанное письмо может вызвать негативное впечатление, даже если твои квалификации и опыт соответствуют требованиям должности. Поэтому верная отправка заявки по электронной почте является ключом к успешному началу взаимодействия с потенциальным работодателем. Как это сделать правильно, я раскрою в следующем подразделе.

Структура заявки по электронной почте

1. Получатель электронной почты
2. Скрытая копия
3. Тема электронного письма
4. Текст сопроводительного письма
5. Прикрепленные файлы

Важно!

• PDF: Предпочтительный формат для документов. PDF-файлы сохраняют свое форматирование и открываются на всех устройствах.
• DOC/DOCX: Принимается, но лучше использовать PDF, чтобы избежать проблем с форматированием.
• Ограничения по размеру: Общий размер всех вложений не должен превышать 5-10 МБ. Некоторые компании устанавливают собственные лимиты, которые могут быть указаны в объявлении о вакансии. Просто помни, что многие почтовые ящики не пропускают электронные письма с вложениями более 10 МБ.

Нашим четким рекомендациям следует формат PDF, поскольку не все пользователи работают в Microsoft Word, и возможны проблемы с оформлением. Например, если ты используешь шрифты в своем документе Word, которые не установлены у адресата, они будут заменены в документе. Это может нарушить макет. С PDF-файлом такого не произойдет. На всех устройствах и системах гарантируется одинаковый макет.

Подготовка к отправке заявки по электронной почте

Подготовка заявки по электронной почте требует тщательности и внимательного подхода к процессу. Прежде чем отправить документы, убедись, что ты знаком с всеми требованиями работодателя. Сюда входят форматы файлов, имена файлов и содержание. Важно учитывать все специфические инструкции, указанные в объявлении о вакансии. Если ты соответствуешь этим требованиям, это показывает, что ты ответственно относишься к делу и способен подчиняться инструкциям. Кроме того, правильная подготовка документов увеличивает твои шансы на успех, поскольку работодатель оценивает не только содержание, но и форму заявки.

Проверка требований работодателя

Этот шаг крайне важен, поскольку правильное выполнение всех требований показывает, что ты ответственный и внимательный. Эта проверка включает следующие шаги:

Тексты электронных писем для вашего резюме - четыре образца для вас

Вариант 1 - профессионально и естественно:

Тема: Заявка на вакансию [Название должности] - [Ваше имя]

Уважаемая г-жа/г-н [Имя],

В приложении отправляю вам мои документы для рассмотрения на вакансию [Название должности] в вашей компании. С большим интересом я прочитал(а) ваше объявление о вакансии и уверен(kа), что мои квалификации и опыт идеально подходят для этой должности.

В прикрепленных документах вы найдете мое сопроводительное письмо, резюме и мои аттестаты. Я с нетерпением жду возможности личного представления и остаюсь

С наилучшими пожеланиями

[Ваше имя]

Вариант 2 - профессионально и классически:

Тема: Заявка на позицию [Название должности] - [Ваше имя]

Уважаемая г-жа/г-н [Имя],

с этим письмом я подаю заявку на должность [Название должности], указанную в вашем объявлении. Во вложении вы найдете мои полные документы: сопроводительное письмо, резюме и соответствующие аттестаты.

Я очень заинтересован в том, чтобы работать в вашей компании и с нетерпением жду возможности представить себя лично. Я всегда готов ответить на ваши вопросы.

С наилучшими пожеланиями

[Ваше имя]

Вариант 3 - креативно и умно

Тема: Вас ждет ваш новый [Название должности]!

Привет г-жа/г-н [Имя],

Я [Ваше имя], и ваше объявление о вакансии немедленно меня вдохновило! В качестве страстного [Название должности] у меня есть все, что вам нужно. Во вложении вы найдете мои документы, которые, надеюсь, вас также убедят, как и меня ваше объявление.

Я уже с нетерпением жду возможности лично продемонстрировать вам, почему я идеальный кандидат на эту позицию.

С наилучшими пожеланиями

[Ваше имя]

Вариант 4 - креативно и смело

Тема: Заявка на вакансию [Название должности] - Идеальный кандидат уже готов!

Уважаемая г-жа/г-н [Имя],

Что получится, когда страсть встретится с компетенцией? Моя заявка на вашу компанию! Во вложении отправляю вам мои документы для открытой должности [Название должности], которую я с великим удовольствием обнаружил(a) на вашем сайте карьеры.

С нетерпением ожидаю возможности внести свои навыки и идеи в вашу команду и надеюсь, что мы скоро сможем встретиться лично.

Лучшие пожелания

[Ваше имя]

Обратите внимание, что текст следует настроить в соответствии с вашей личностью и корпоративной культурой.

Адрес электронной почты, на который должно быть отправлено заявление

Имя вашего адреса электронной почты, который вы используете для отправки своего резюме, очень важно и может повлиять на первое впечатление работодателя. Он должен быть профессиональным, простым и соответствовать общепринятым стандартам делового общения. Учтите следующее:

Профессионализм

Лучше всего, если вы используете свои имя и фамилию. Например: „alex.schmitt@example.com“ или „anna.komarrmann@example.com“. Этот адрес выглядит профессионально и помогает работодателю легко идентифицировать вас.

Избегайте использования неформальных или слишком креативных элементов в названии вашей электронной почты. Например, адреса типа "cooldude@example.com" или "princess_123@example.com" выглядят непрофессионально и могут вызвать негативное впечатление.

Простота и читаемость

Ваше электронное имя должно быть таким простым и легко запоминающимся, как это возможно.

Используйте своё полное имя или уникальное сокращение.

Например: „a.schmitt@example.com“ или „a.komarrmann@example.com“.

Используйте знаки препинания, такие как точки и дефисы, чтобы адрес был лучше читаемым.

Например: „alex.schmitt@example.com“ выглядит лучше, чем „alexschmitt@example.com“.

Избегайте лишних символов

Избегайте использования цифр или специальных символов, если это возможно. Они могут сделать адрес менее читаемым и запоминаемым или привести к неправильным интерпретациям

Например, „anna.komarrmann1991@example.com“ будет выглядеть хуже, чем „anna.komarrmann@example.com“.

В Германии использование „anna.komarrmann88@example.com“ может быть проблематичным из-за числа 88. Это может указывать на дату рождения, но также может быть интерпретировано как сокращение для связей с крайне правыми ассоциациями (H = 8 ... 88 широко используется в нацистском обществе для "H..L H....r").

Использование профессиональных доменов

Используйте известные и профессиональные домены, такие как „gmail.com“, „outlook.com“ или „yahoo.com“. Это придаст вашему адресу электронной почты дополнительную правдоподобность. Например: „a.schmitt@gmail.com“.

Избегайте использования доменов, которые могут выглядеть подозрительно или непрофессионально. Например, „anna.komarrmann@coolmail.com“ может создавать менее серьезное впечатление.

Помните, что выбор правильного адреса электронной почты для вашего заявления является частью профессионального общения. Профессиональный, простой и читаемый адрес помогает создать положительное впечатление на работодателя и повышает ваши шансы на успех.

На что еще стоит обратить внимание при отправке резюме по электронной почте

Подготовьте все необходимые документы для резюме - свое резюме, мотивационное письмо и дополнительные документы, такие как аттестаты и рекомендации, для отправки по электронной почте. Все документы должны быть сохранены в формате PDF, чтобы гарантировать правильное форматирование и представление. Это поможет убедиться, что документы будут корректно открыты на различных устройствах работодателя.

Правильное прикрепление файлов

1. Прикрепите файлы к письму: Откройте свою почтовую программу и создайте новое письмо. Нажмите кнопку "Прикрепить файл" или соответствующий символ в вашей почтовой программе. Выберите PDF-файлы с вашего компьютера и прикрепите их к письму.
2. Проверьте вложения: После прикрепления файлов еще раз убедитесь, что вся необходимая документация включена. Убедитесь, что нет лишних или неуместных файлов.

Проверка перед отправкой электронного письма

1. Контроль электронной почты: Проверьте письмо на орфографические и грамматические ошибки. Убедитесь, что все данные (адрес электронной почты работодателя, тема письма, текст электронной почты) указаны правильно и что письмо выглядит профессионально.
2. Тестовая отправка: Перед отправкой заявки на работу отправьте тестовое письмо себе. Таким образом, вы сможете проверить, как будут выглядеть документы и текст письма у получателя. Убедитесь, что файлы открываются правильно и всё корректно отображается.
3. Спросите мнение у своих друзей: Отправьте письмо друзьям или коллегам и попросите их рассмотреть его с точки зрения работодателя. Их комментарии и впечатления могут помочь вам обнаружить детали, которые вы могли упустить.

Отправка заявки на работу работодателю

После того как вы проверили своё письмо и получили обратную связь от друзей или коллег, вы можете смело отправлять его работодателю. Убедитесь, что адрес электронной почты и имя получателя, а также название компании написаны правильно и все документы прикреплены.

Частые ошибки при отправке заявки на работу работодателю

Каждая деталь важна, когда вы отправляете заявку по электронной почте, потому что даже малейшая ошибка может повлиять на первое впечатление работодателя и общий результат вашей заявки. Даже если ваши квалификации идеально подходят под требования вакансии, небрежность может привести к негативному результату.

Какие такие частые ошибки допускают соискатели при отправке заявки по электронной почте.

Неправильный формат файла

Самая распространенная ошибка - отправка документов в форматах, которые сложно или вообще не открыть. Документы должны быть в формате PDF, так как этот формат сохраняет форматирование и легко открывается на любом устройстве. Возможно, у работодателя нет необходимого программного обеспечения для открытия определенных форматов файлов, что приводит к тому, что ваши документы не читаются. Поэтому перед отправкой убедитесь, что все документы сохранены в формате PDF. Отправьте себе тестовое письмо, чтобы убедиться, что файлы открываются правильно. Также не отправляйте зип-файлы в составе ваших документов в ZIP- или RAR-формате. Брандмауэры компаний блокируют такие письма сразу.

Неправильная тема письма

При составлении темы вашей заявки по электронной почте важно быть точным и информативным. Хорошая тема включает ваше имя и точную должность, на которую вы претендуете. Если есть возможность, также укажите номер референса объявления о вакансии. Это облегчит работодателю ассоциировать вашу заявку и покажет, что вы внимательно изучили объявление о вакансии.

Избегайте общих или неясных тем, таких как "Вопрос к вашему объявлению о вакансии". Они не дают работодателю конкретной информации и могут привести к тому, что ваша заявка будет проигнорирована. Вместо этого темы всегда должны быть конкретными и соответствующими, например, "Заявка на должность менеджера по маркетингу - Макс Мастерман" или "Заявка по вашему объявлению о вакансии: Руководитель проекта (номер референса 12345) - Лиза Шмидт".

Положительные примеры:

1. Заявка на должность менеджера по маркетингу - Макс Мастерман
2. Инициативная заявка на должность разработчика программного обеспечения - Анна Мюллер
3. Заявка по вашему объявлению о вакансии: Руководитель проекта (номер референса 12345) - Лиза Шмидт
4. Заявка на обучение к медиадизайнеру - Йонас Беккер
5. Заявка на стажировку в области управления персоналом - Лаура Фишер

Отрицательные примеры:

1. Заявка
2. Работа
3. Вопрос по вашему объявлению о вакансии
4. Резюме Макса Мастермана
5. Заинтересован в открытой позиции

Ошибки в тексте электронного письма

Помните, что независимо от выбранного вами способа, орфографические и грамматические ошибки в ваших электронных письмах, даже в вашем объявлении о вакансии, создадут впечатление невнимательности и небрежности. Они подрывают доверие работодателя к вашим профессиональным навыкам. Перед отправкой электронного письма воспользуйтесь автоматической проверкой орфографии в вашем текстовом редакторе. Несколько раз прочитайте текст или попросите другого человека его проверить.

Отсутствие или неправильное прикрепление документов

Иногда бывает, что документы не прикреплены или прикреплены неправильно. Поэтому отсутствие необходимых документов может привести к автоматическому отклонению вашей заявки. После того как вы прикрепили файлы, еще раз проверьте, что все необходимые документы включены. Отправьте себе тестовое письмо, чтобы убедиться, что все файлы прикреплены правильно и открываются корректно.

Неправильный адрес электронной почты получателя

Простая ошибка, такая как ввод неправильного адреса электронной почты, может привести к тому, что письмо не достигнет правильного получателя. Это означает, что оно не достигнет работодателя, и ты потеряешь свои шансы на работу. Перед отправкой заполнения поля получателя тщательно проверь его несколько раз. Лучше всего скопировать адрес из объявления о вакансии, чтобы избежать ошибок.

Неправильное обращение

Если у вас нет контактного лица, напишите "Уважаемые дамы и господа". Оптимально узнать правильное контактное лицо. В маленьких компаниях это обычно исполнительный директор. В крупных компаниях есть ответственные за персонал. Один звонок достаточен, и вы узнаете правильное имя, на которое должны обращаться. Обратите внимание, что имя написано правильно. Лучше всего это проверить, сравнив данные с информацией на сайте.

К слову, самыми ужасными обращениями, которые мы встречали в нашей компании при рассмотрении резюме, были просто "Привет," без указания контактного лица.

Использование неофициального адреса электронной почты

Непрофессиональный адрес электронной почты, например, "cooldude123@example.com", может создать негативное впечатление на многих работодателей. Он может быть воспринят как признак непрофессионализма и недостатка серьезности. Также может возникнуть мысль о том, что это спам-сообщение. Обратите внимание на использование профессионального адреса электронной почты с вашим именем, например, "alex.schmitt@example.com".

Отсутствие заключительной фразы

Отсутствие подписи в текстовом поле электронного письма может сделать его менее официальным и неполным. Кроме того, подобная, казалось бы, мелочь может создать впечатление о небрежной коммуникации с работодателем. Всегда добавляйте в свою деловую переписку элегантную подпись в конце вашего письма, например "С уважением, [ваше имя]".