Nasıl ilk fotoğraf işimi profesyonel, verimli, mali olarak başarılı ve yasal olarak güvenli bir şekilde tamamlayabilirim?
Ücret Teklifi
Kendinizi asla sadece fiyatla tanımlamamalısınız, her zaman fotoğraf işinizin kalitesiyle de tanımlanmalısınız! Dolayısıyla, bu işinizi devam ettirmek için fiyat performans dengenizin doğru olması ve bir iş almak için belirleyici olması gerekiyor! Ayrıca düşük bir fiyat seviyesinden çıkmak ve fiyatları artırmak oldukça zor ya da neredeyse imkansızdır.
Bir teklif fiyatı teklif edilen ücret bana düşük geldiğinde, bir fotoğraf görevini reddedebilirim. Kötü ödenen bir işi yapmak için benim zamanım çok değerli, çünkü o esnada çok daha iyi serbest çalışmalar yapabilirim.
Bir teklif verme, belirli bir biçime bağlı değildir. "Merhaba Bay XY, 10 ürünü sizin tarif ettiğiniz gibi fiyatına 800 Euro + KDV'ye fotoğraflamak isterim" içeren bir e-posta, yasal olarak bağlayıcı olmak için yeterlidir. Ancak, olası bir anlaşmazlıktan kaçınmak için teklifi mümkün olduğunca detaylandırmak her zaman daha iyidir; çünkü müşterinin görevi nasıl yürütmeyi düşündüğünden farklı bir fikri vardıysa sonradan müşteriyle anlaşmak zorunda kalmamak için teklifi mümkün olduğunca detaylandırmanız daha iyidir. Bu nedenle, müşterinin gereksinimlerini yeniden belirtirken teklifi mümkün olduğunca detaylandırın.
Fotoğraf görevi sırasında seyahat masrafları oluşursa, bu (tahmini olarak) teklifte belirtilmelidir. Ancak müşterinizin Rolls-Royce'u kiralık araç olarak kabul edip etmeyeceği oldukça şüphelidir…
Bir teklif genellikle şunları içermelidir:
• Hizmet alanın adı, adresi ve hukuki şekli
• Teklif tarihi, belki ne kadar süreyle bu teklife bağlı kalacağınızı gösteren bir not
• Teklif numarası
• Hazırlık ve çekim günlerinin sayısı
• Görev tanımı
• Planlanmış tarih
• Yardımcılar, modeller, makyaj sanatçıları için tahmini maliyetler
• Müşteriye sunulan fotoğrafların kapsamı
• Size verilen kullanım haklarının kapsamı
• Kullandığınız teknikler
• Yaptığınız post prodüksiyonun (aşamalı) kabul edilen görevleri
• (Modeller için) seyahat masrafları
• Catering maliyetleri
• Ödeme vadesiyle ilgili bilgi (tarihin kesin belirtilmesiyle)
• "Fotoğrafların kullanımı, tam ödemenin yapılmasından sonra mümkündür" notu
• "Fiyatlar net fiyatlar olarak verilmiştir, yasal KDV eklenmelidir" notu
• "Müşteriye uygulanacak diğer maliyetler, örneğin ekspres kargo maliyetleri vb., belgelerle desteklenerek müşteriye fatura edilecektir" notu
• Seyahat ve konaklama için sabit fiyat veya beklenen seyahat ve konaklama masrafları hakkında not • Banka hesap numaranız
• KDV kimlik numaranız
• Anlaşmaya varılan avans ödemesi (eğer anlaşılan bir avans ödemesi varsa).
Teklifinizde, müşterinizden planlanan fotoğraf çekimi hakkında öğrenebildiğiniz her şeyi yazmalısınız. Bu bilgiler anlaşmayı sağlamak için kullanılır, böylece her iki tarafın da (örneğin fotoğrafçılık türü veya kapsamı hakkında) diğerinden farklı bekleyişleri olmaz. Bu veri merkezinin fotoğraf serisinde, fotoğraf fikrimin önemli bir parçası olan belirsizlikle oynama olayını, müşteriyle teklifte iletişimime geçtiğim şekilde fotoğraf makinesinin ayarlarında iletmek istemiştim.
Eğer özel kişiler için değil işveren tarafından ticari amaçlarla kullanılmak üzere fotoğraflanmıyorsa, fotoğrafçının önemli hizmeti artık (çoğu zaman birkaç bin adet olan) fotoğrafları çekmek değil, kullanım haklarını vermek olacaktır. Fotoğrafçı, müşteriye, yaptığı fotoğrafları belirli bir şekilde ve belirli amaçlar için kullanma izni verir. Kullanım haklarının verilmesi nesnel, mekânsal ve zaman ilişkili faktörlere dayanmaktadır:
• Nesnel farklılaşma: "Müşteri fotoğrafları ne için kullanabilir?" Olası nesnel kullanımlar örneğin şunlar olabilir: internet mağazası için, şirket broşürü için, fuar afişi için, gazete ilanı için, reklam afişi için, ürün ambalajı için, vb.
• Mekânsal farklılaşma: "Müşteri fotoğrafları nerede, hangi bölgede kullanabilir?" Olası mekânsal kullanımlar örneğin: Düsseldorf'ta, Kuzey Ren-Vestfalya'da, Batı Almanya'da, Almanya'da, Almanya ve Avusturya'da, Avrupa'da, dünya çapında, vb.
• Zaman ile farklılaşma: "Müşteri fotoğrafları ne kadar süreyle kullanabilir?" Olası zaman kullanımlar örneğin: 24.12.2011 tarihinde, Aralık 2011'de, 3 ay boyunca, 1 yıl boyunca, 5 yıl boyunca, vb.
Kullanım hakları şeması, harika teklifler hazırlamanıza yardımcı olabilir; çünkü bu, daha önce genellikle zamana göre hesaplanan şeylerden farklılaşmaları mümkün kılar. Örneğin: Bir telefon alırsınız. Arayan kişinin kız arkadaşını, iç çamaşırlarıyla fotoğraflamanız istenir. Arayan kişi, Siyah-Beyaz fotoğraflar istemektedir, çekimin 4 saat süreceğini belirtir. 300 Euro (brüt) değerinde bir teklifi kabul edersiniz. Ertesi gün çekim yapılır, çekimler harikadır, model hemen DVD'de tüm resimleri alır. Bir hafta sonra ikinci bir telefon alırsınız. Arayan kişi, ilk arayan kişinin bir arkadaşı ve birçok iç çamaşırı üreticisinin pazarlama müdürüdür. Tahmin edeceğiniz gibi: Fotoğraflarından hoşlanmıştır ve şimdi şirket tarafından sağlanan (ve çekim günü zaten dilediği gibi hazırlanmış) bir modeli, iç çamaşırıyla, Siyah-Beyaz olarak, 4 saat boyunca çekmenizi ister. Ona doğal olarak 1.200 Euro + KDV gibi bir fiyat önerirsiniz. Pazarlama yöneticisi korkar; arkadaşı, çekim maliyetinin 300 Euro brüt olduğunu söylemişti.
Pazarlama yöneticisine farkı nasıl açıklarız? Cevap çok basittir: Bir özel kişi fotoğrafları en fazla arkadaş çevresine gösterir. Fotoğrafları, aksi belirtilmediği sürece, internete de yayımlayamaz. İç çamaşırı üreticisi fotoğrafları dergilerde ve ürün kataloglarında, ürün ambalajlarında vb. kullanır. Yani fotoğraflar geniş çapta yayımlanır. Bu durumda aynı fotoğrafçılık hizmeti ve süre gerektiren iş için daha yüksek bir ücret kabul edilmiştir. Bu durumda, teklif vermeden önce, planlanan yayımlama kapsamını nesnel, mekânsal ve zaman ayrımı açısından sormalısınız. Daha sonra planlanan yayımlamalara göre özel bir teklif oluşturabilirsiniz.
Bir teklif hesaplarken, çekimin tahmini süresi ne kadar uzun olacağı önemli değildir; çünkü reklam için kullanılacak fotoğraflar ne kadar yayımlanacakları konusunda olması gereken fiyat yapısı özel bir önem taşır.
Bu hesaplama şemasına dayanarak teklifler oluşturmak için çok iyi bir yardımcı, Fotograf Pazarlama (MFM) Ortaölçekli İşletmeler Topluluğu'nun "Resim Lisans Ücretleri" kitabıdır, Alman Basın Fotoğraf Ajansları ve Resim Arşivleri Federal Birliği (BVPA) tarafından yayımlanmıştır. 33 Euro'ya mal olmaktadır (Bildhonorare el kitabı ile birlikte).
Onay Mektubu
Müşteriniz tarafından (sözlü veya yazılı) görevlendirildiyseniz, işi detaylarıyla tekrar özetlemeniz ve müşterinize bir onay mektubu olarak tekrar göndermenizde fayda var, tercihen faksla veya taahhütlü posta ile. Buradaki amaç, olası belirsizlikleri gidermek ve müşterinize hizmet vereceğiniz koşulları yeniden belirtmektir. Bir işin temel detayları genellikle hızlı bir şekilde anlaşılırken, şeytan ayrıntılarda gizlidir.
Küçük puntoların içinde (yani Genel İş Koşulları, AGB'ler) genellikle birçok uyumsuzluk mevcuttur, bu nedenle bu onay mektubu, müşterinize AGB'leriniz hakkında tekrar bilgi vermek ve bunları aynı anda sözleşme şartı haline getirmek için hizmet eder. AGB'lerdeki önemli konular şunlar olabilir: ödemelerde gecikme durumunda işlem süreci, müşterinin fotoğrafları aldıktan sonra kontrol yükümlülükleri, itiraz süresi, düzeltme seçenekleri, arabuluculuk süreci, orijinallerin/veri depolama cihazlarının iadesi, resim düzenleme, vb.
İşlem
Fotoğraf işinin sorunsuz, etkili (doğru şeyleri yapmak) ve verimli (şeyleri doğru yapmak) olması gerekmektedir. Bu sağlamak için sizin için mevcut olan zamanı çok sıkı olmamalısınız. Ayrıca, genellikle tek başınıza çalışmaya alışkın olsanız bile, en az bir veya daha fazla asistanınızın olması tavsiye edilir. Sadece şimşek kurulumunda veya set düzenlemesinde yardım etmek için değil, aynı zamanda eksik bir rekwiziti, catering hizmetini, uygun giysi, vb. temin etmek için gerektiğinde birini gönderebilecek olması için de önemlidir.
Çoğunlukla, bir işin tüm gereksinimleri üzerinde çalışırken her şeyin üzerinden hızla geçmek yerine, yapılacak işleri planlayarak işe başlamak size yardımcı olabilir. Asistanlar, size küçük işleri yapmak konusunda yardımcı olabilir ve böylece fotoğrafçılık ve müşteriyle işbirliği gibi temel konulara odaklanabilirsiniz.
Çoğu meslektaşımdan farklı olarak, müşterilerin fotoğraf çekimlerinde sette bulunmalarını her zaman zenginlik olarak görmüşümdür. Bu şekilde, müşterinin taleplerini benim fotoğraflarım aracılığıyla hayata geçirileceği garanti altına alınmış olur. Müşterinin veya yetkilendirdiği kişinin varlığı aynı zamanda müşteriye fotoğrafları şikayet etme olanağını engeller, çünkü var olan yetkili kişinin talimatları doğrultusunda fotoğraf çektiğimde, sonuçlar müşteriyi tatmin etmese bile buna sonradan sorumlu tutulamam.
Tabii ki, müşteri yetkilisine düzenli olarak dijital sonuçları - neredeyse bir kere ara sonuç olarak - en iyi bilgisayar monitöründe göstermeli, ve talimatları veya iyileştirmeleri uygulamalıyım.
Çekimin yapıldığı sırada müşterinin çalışanları yoksa, ara ara müşteriye e-posta ile fotoğraf sonuçları göndermek iyi bir fikir olabilir, böylece müşteri çekimin ilerlemesini kontrol edebilir ve varılan noktayı "onaylayabilir". Beklenmedik bir durum ortaya çıkarsa, müşteriyi kısa sürede telefonla arayabilmeniz her zaman iyi olacaktır. Yani acil durumlar için müşterinizin cep telefonu numarasını da alın.
Çekim tamamlandıktan sonra fotoğrafları müşteriye göndermeden önce sizin tarafınızdan kontrol edilmelidir. Fotoğrafçı tarafından yapılacak kişisel kontrol, olası hataları belirlemeye hizmet eder, çünkü müşterinizin sizden hata bulduğunu haber vermesi ve sizin hala habersiz olmanız oldukça utanç vericidir.
Müşteriye sonuçları göndermeden önce harici sabit disklerde 1-2 yedekleme yapmak her zaman önemlidir. Yani müşteriye sonuçları postayla göndermek için sadece orijinal hafıza kartlarını bir zarfa koyup göndermek hiçbir şekilde kabul edilemez!
Bir iş çekiminin sonuçlarının kaybolması üzücü olurdu. Bu nedenle her zaman yeterli yedek kopya oluşturun!
Çekim sırasında müşterinin orada olacağı ve kendi dizüstü bilgisayarını da getireceği sık görülen durumlardır. Bu durumda, müşteri sabırsızlıkla dolu hafıza kartınızı boş bir kartla değiştirmenizi bekleyecek, böylece çekimler sırasında hızlıca fotoğrafları bilgisayarına yükleyip inceleyebilecek.
Fatura Düzenleme
100 Euro veya üzeri bir fatura tutarı olan faturaların kabul edilmesi için bu gereksinimleri karşılaması gerekmektedir. Fatura gereksinimlerini karşılamayan bir durumda, müşterinizin - haklı olarak! - bunu ödemeyi reddetme hakkı olabilir. Yine de öderse, vergi dairesi muhtemelen kdv indirimi vermez veya tüm fatura tutarının gider olarak kabul edilebilirliğini kabul etmeyebilir. Ve sizin için de aynı şey geçerli: Bir tedarikçinin faturasını ödemeden önce aşağıdaki unsurların varlığına dikkat edin:
• “Fatura” belirtimi
• Faturalayan ve hizmet aldığı kişinin tam adı ve adresi
• Sizin adınız ve adresiniz (Fatura kesenin adresi; iş yeri adresi de olabilir)
• Vergi veya alternatif olarak Katma Değer Vergisi Kimlik Numaranız
• Fatura tarihi (Düzenleme tarihi)
• Fatura numarası (bu sürekli olarak verilmeli ve kesin olmalıdır; belirli bir biçim gerekli değil)
• Sağlanan hizmet (teslim edilen ürünlerin miktarı ve türü veya diğer hizmetin kapsamı ve türü)
• Teslim tarihi (varsa ayrı teslim tarihi verilemezse genellikle “Teslim tarihi Fatura tarihidir” standart beyanı kullanın)
• Fotoğraf hizmeti için vergi oranına göre ayrılmış fiyat
• Uygulanan Katma Değer Vergisi oranı (ancak “Küçük işletme”ysanız; aşağı bakınız)
• Ortaya çıkan KDV tutarı
• Toplam fatura tutarı (tavsiye edilir ancak yasal olarak gerekli bir bileşen değildir)
• Kesinti Yapanın Banka Bilgileri (tavsiye edilir ancak yasal olarak gerekli bir bileşen değildir)
• Ödeme tarihi (tavsiye edilir ancak yasal olarak gerekli bir bileşen değildir).
Fotoğrafçılar için tavsiye edilen bir diğer şey, faturalarda verilen kullanım haklarının kapsamını yazılı olarak kaydetmektir. Sadece hatırlatma. Bu şekilde müşteride yanlış anlaşılmalar oluşamaz.
Fatura kalemlerinin net tutarları, toplam KDV tutarı ve ödenmesi gereken toplam brüt tutar olarak belirtilmektedir. Teklifte veya sözleşme müzakereleri sırasında ödeme tarihi belirlendi ise, bu bilginin faturada tekrar belirtilmesi alışılmıştır.
Geçmiş yıl içinde yıllık 17.500 Euro'nun altında bir ciroya ulaşan ve mevcut yıl için tahmini 50.000 Euro'yu aşmayacak şekilde olan, KDV ödeme muafiyeti olan küçük işletme statüsündeki bir işletmeyseniz, sadece her bir kalemin tutarlarını ve toplam tutarı belirtirsiniz. Kanun metnine göre, bu kalemlerde KDV dahildir; sadece gösterilmemesi ve vergi dairesine ödenmemesi gerekir.
Alacak Yönetimi
Müşterilerinizin zamanında ödeme yapacağını umuyoruz! Ancak, ödenmeyen faturaların sıkça karşılaşılan bir durum olduğunu üzülerek belirtmeliyiz. Bu durumun farklı nedenleri olabilir. Bazı şirketler genellikle faturalarını aylar sonra öder ve bu da faiz getirir. Diğerleri ödemek isteyebilir ancak ödeyemez, örneğin kendi bütçeleri sıkıntıda olabilir. Birçoğu, örneğin bir vergi iadesinde, kamu kurumlarından ödeme almayı bekler. Diğerleri ise, iddia ettikleri fotoğraf çalışmasındaki hataları gerekçe göstererek fatura tutarını hiç veya kısmen ödemeye çalışır.
Eğer müşteriniz faturayı zamanında ödemezse hemen tehdit etmeyin. Belki fatura gerçekten evrak karmaşasında kaybolmuştur. Önce nazikçe ödeme gecikmesinin nedenini sorun. Ödeme yapılmazsa uygun bir süre (2-3 hafta) belirleyin, bu süre sona erdiğinde avukata gitmeye karar vermelisiniz.
Genel olarak, faturaların derhal ödenmesi gerektiği kabul edilir, ancak aksi bir durumda anlaşmaya varılmışsa. Müşterinin süresinde ödeme yapmaması durumunda, gecikme olmadan geçmek için ayrıca bir ihtar göndermesi gerekmez, çünkü süre aşımı durumunda otomatik olarak gecikme durumuna düşer. Müşterinin faturayı aldığını kanıtlayabilmek için, orijinal belgeyi faksla tekrar göndermek de önerilir. Veya hemen taahhütlü olarak gönderebilirsiniz. Ancak, müşterinin ödeme yapmayacağını önceden düşündüğünüzde iyi bir tavsiye olarak görülmez.
Süresinde ödeme yapılmaması durumunda, müşteri hala ödeme yapmamışsa, genellikle başka bir 1-2 hafta beklenir ve neden ödeme yapılmadığını nazikçe sormak için biraz daha beklenir. Eğer özellikle ödeme yapmamış bir durum olduğunun farkına varılırsa, bir hafta daha geçtikten sonra gecikmiş ödemenin hızlı bir şekilde yapılması için bir ihtarname gönderilir. Ortaya çıkan ihtarname giderleri (makul olmalıdır, genellikle 3 ila 5 Euro arasında olabilir) ve faiz giderleri ek olarak faturalandırılabilir.
Faiz giderleri, Avrupa Merkez Bankası'nın (AMB) baz faiz oranının %5 (yıllık bazda) üzerinde hesaplanır.
Bir ihtarnameye cevap gelmezse, borçlu olarak müşteriniz olan kişiyi, gerektiğinde mahkemeye başvurarak alacağınızı talep etmesi için bir avukata yönlendirmelisiniz. Bu işlem için ortaya çıkan masrafları, müşteriniz, yani borçlu üstlenmelidir; ancak, ödemenin reddine haklı bir neden olmadığı ortaya çıkarsa, örneğin orta kaliteli ve kabul edilebilir fotoğraflar gönderdiyseniz, bu durum neredeyse imkansızdır.
