Как выполнить свою первую фотосъёмку профессионально, эффективно, финансово успешно и юридически безопасно?
Подготовка предложения
Вы никогда не должны определять себя только по цене, всегда также определяйтесь по качеству вашей фотографической работы! Таким образом, это ваше соотношение цены и качества должно быть правильным, и это должно быть решающим фактором для получения работы! Кроме того, очень сложно, почти невозможно вернуться к низкому уровню цен и повысить их.
Когда мне предлагаемая гонорарная плата кажется слишком низкой, я могу отказаться от фотозаказа. Мне просто жаль тратить свое время на плохо оплачиваемую работу, ведь за это время я мог бы сделать гораздо лучшие работы.
Подача предложения не привязана к определенной форме. Достаточно отправить электронное письмо с текстом: «Привет, господин XY, я готов сфотографировать 10 продуктов, описанных вами, по цене 800 евро плюс НДС», чтобы это было юридически обязательным. Однако всегда лучше максимально конкретизировать предложение, чтобы позже не вступать в конфликт с клиентом, если у него были другие представления о том, как будет выполнено задание. Так что пропишите ваше предложение как можно более подробно, даже если вы повторно перечисляете каталог требований клиента.
Если при выполнении фотозаказа возникнут расходы на поездку, их (приблизительную сумму) следует указать в предложении. Однако ваш клиент, вероятно, не согласится на использование автомобиля Rolls-Royce...
В предложении обычно должно быть указано:
• Имя, адрес и организационно-правовая форма получателя услуг (заказчика)
• Дата предложения, возможно, с указанием срока действия предложения
• Номер предложения
• Количество подготовительных и дней съёмки
• Поставленная задача
• Планируемая дата
• Предполагаемые затраты на ассистентов, моделей, визажистов и т. д.
• Объём предоставляемых вам клиентом фотографий
• Объём предоставленных вам прав на использование
• Используемое вами оборудование
• Согласованный объём постобработки, выполненный вами
• Расходы на вождение (для моделей и т. д.)
• Расходы на кейтеринг
• Указание срока оплаты (с точным указанием даты)
• Хинт "Использование фотографий возможно только после полной оплаты."
• Хинт "Цены понимаются как нетто-цены, к ним добавляется законный НДС."
• Хинт: "Дополнительные расходы, например, расходы на экспресс-доставку и т. д., будут выставлены покупателю после предъявления чеков."
• Фиксированная сумма за поездку и проживание (или указание на ожидаемые расходы на поездку и проживание)
• Ваши банковские реквизиты
• Ваш идентификационный номер НДС
• Согласованный аванс (если предусмотрен аванс).
В предложении следует записать всю информацию, которую вы смогли узнать от клиента о планируемой фотосъёмке. Эта информация необходима для согласования, чтобы ни одна сторона не имела других представлений (например, о типе фотографии или её объёме), чем другая. В этой серии фотографий центра обработки данных эксперимент с нечёткостью был существенной частью моей идеи изображения, которую я также соответствующим образом донес клиенту в предложении.
Если фотографируют не для частных лиц, а фотографии должны использоваться заказчиком в коммерческих целях, то основной услугой фотографа становится не создание (часто нескольких тысяч) фотографий, а передача прав на использование. Фотограф «разрешает» клиенту использовать сделанные им фотографии в определенном объёме и для определённых целей.
Передача прав на использование происходит по сущности, месту и времени:
• По сущности: « Для чего клиенту разрешается использовать фотографии?» Возможные предметные использования могут быть например: для интернет-магазина, для фирменной брошюры, для рекламного плаката на выставке, для газетной рекламы, для рекламного плаката, для упаковки продукции и т. д.
• По месту: « Где, в какой области, клиенту разрешается использовать фотографии?» Возможные пространственные использования могут быть например: в Дюссельдорфе, в Северном Рейне-Вестфалии, в Западной Германии, в Германии, в Германии и в Австрии, в Европе, по всему миру и т. д.
• По времени: « На какой срок клиенту разрешается использовать фотографии?» Возможные временные использования могут быть например: 24.12.2011 года, в декабре 2011 года, на 3 месяца, на 1 год, на 5 лет и т. д.
Исходя из схемы прав на использование можно отлично составить предложения; это отличная помощь в калькуляции, так как позволяет сделать различия, которые ранее, когда обычно калькулировалось по временным затратам, не были возможны.
Пример: Вас звонят. Вам поручают сфотографировать подругу звонившего, в нижнем белье. Звонивший хочет черно-белые фотографии, съёмка должна продлиться 4 часа. Ваше предложение сделать съёмку за 300 евро (в брутто) принимает звонивший. На следующий день ожидается съёмка, снимки получаются отличные, модель сразу получает у вас все фотографии на DVD. Через неделю вы получаете второй звонок. Звонящий - друг первого, а также маркетолог известного производителя нижнего белья. Вы уже догадались: съемки ему понравились, теперь вам нужно сфотографировать модель, предоставленную фирмой (и уже готовую на день съёмки), в нижнем белье, черно-белую и на 4 часа. Спросив о ваших гонорарных ожиданиях, вы, по наитию, отвечаете: 1200 евро плюс НДС. Маркетолог в ужасе; его друг сказал ему, что стоимость съемки составляет 300 евро брутто.
Как объяснить маркетологу разницу? Ответ очень прост: Частное лицо в лучшем случае покажет фотографии в кругу знакомых. Опубликовывать их, в том числе в интернете, оно не может, пока это явно не предусмотрено. Производитель нижнего белья использует фотографии для рекламы в журналах и каталогах продукции, для упаковок продукции и т. д. То есть фотографии будут опубликованы в значительном объеме. Таким образом, более высокая цена за тот же объём фотографической работы и тот же временной затраты оправдана. В данном случае вам нужно будет спрашивать запланированный объём публикации до того, как вы сможете предложить предложение, в сущностном, пространственном и временном отношениях. После этого вы сможете составить предложение, точно соответствующее запланированным публикациям.
При расчёте предложения не так важно, сколько времени предположительно продлится съёмка, потому что тогда производитель нижнего белья, который хочет использовать фотографии для рекламы, не должен был бы платить больше, чем частный клиент, если бы обе съёмки длились одинаково долго. Решающий вопрос - в каком объёме фотографии будут использованы, то есть опубликованы, позже.
Очень полезной помощью в создании предложений по данной калькуляционной схеме является книга "Гонорары за изображения" от Объединения среднего бизнеса по маркетингу фотографий (MFM), выпущенная Бундесвербандом пресс-агентств и архивов изображений (BVPA). Она стоит (вместе с руководством "Рынок изображений") 33,- евро.
Письмо подтверждение
Если вас вашим клиентом назначили (устно или письменно), вы должны еще раз подробно описать задание и также отправить вашему клиенту письменное подтверждение, лучше всего по факсу или заказным письмом. Здесь речь идет о том, чтобы устранить возможные недоразумения и еще раз указать вашему клиенту условия, по которым вы будете действовать. Хотя вопросы обычно быстро урегулируются на этапе согласования условий задания, дьявол часто скрывается в деталях.
В мелком шрифте (то есть в Общих условиях, AGBs) часто скрывается множество несоответствий, и поэтому это письмо подтверждения помогает вашему клиенту еще раз ознакомиться с содержанием ваших AGBs и одновременно сделать их частью договора. Существенными моментами в AGB могут быть: порядок действий при просрочке платежей, обязанности клиента после получения фотографий, сроки возражения, возможности доработки, процедуры урегулирования разногласий, возврат оригиналов/носителей данных, обрезка изображений и т. д.
Обработка
Фотозадание должно проходить гладко, эффективно («делать правильные вещи») и эффективно («делать вещи правильно»). Чтобы гарантировать это, вы не должны слишком сжато рассчитывать на доступное вам время. Кроме того, даже если вы привыкли работать в одиночку, рекомендуется иметь по крайней мере одного или нескольких ассистентов. Не только для помощи в установке молний или съемок, но и чтобы при необходимости кто-то мог быть послан за отсутствующим реквизитом, питанием, подходящим нарядом и т. д.
Даже если вы склонны к хаосу и предпочитаете справляться сразу с 25 вещами - структурированный подход поможет вам не потерять контроль и работать эффективно при выполнении заказов. Ассистенты могут помочь вам в выполнении мелких работ, позволяя вам сосредоточиться лишь на важных вещах - фотографировании и сотрудничестве с клиентом.
В отличие от многих моих коллег, я всегда считал заслугой, если клиенты лично присутствовали на съемке. Это гарантирует, что интересы клиента будут воплощены мной в фотографиях. Одновременно наличие клиента или уполномоченного лица предотвращает возможность рекламации фотоснимков заказчиком, потому что если я делаю снимки по указаниям присутствующего уполномоченного лица, то позже меня не могут привлечь к ответственности, если результаты не устроят заказчика.
Предпосылкой, конечно, является то, что я регулярно представляю уполномоченному лицу цифровые образцы - по сути, промежуточные результаты - лучше всего на компьютерном мониторе, и что я выполняю его указания или предложения по улучшению.
Если ни один сотрудников заказчика не присутствует на съемке, то, чтобы обезопасить себя, не будет лишним отправить несколько раз по электронной почте фотоотчетов заказчику, чтобы он мог контролировать прогресс фотосъемки и утвердить достигнутое "на месте". Если что-то неожиданное произойдет, хорошо иметь возможность быстро связаться с заказчиком по телефону. Поэтому также получите его номер мобильного телефона на случай чего.
После завершения съемки вам придется просмотреть снятые вами фотографии, прежде чем отправить их клиенту. Личный просмотр фотографа нужен, чтобы обнаружить возможные ошибки, потому что ничто не будет стыднее, чем если ваш клиент позвонит и сообщит об ошибках, в то время как вы сами о них не подозреваете.
Всегда делайте 1-2 резервных копии на внешних жестких дисках, прежде чем отправить результаты своему клиенту. Просто положить оригинальные карты памяти в конверт и отправить их по почте клиенту - неприемлемо!
Было бы печально, если результаты фотосъемки по заказу потерялись. Поэтому всегда делайте достаточное количество резервных копий!
Часто заказчик будет присутствовать на фотосъемке и привезет с собой свой ноутбук. В этом случае он будет с нетерпением ожидать, что вы замените вашу полную карточку пустой, чтобы в течение съемки загрузить и проверить фотографии на своем компьютере.
Выставление счетов
Счета на сумму от 100,- евро должны соответствовать следующим требованиям для их признания налоговой службой. Если счет не отвечает требованиям, клиент имеет право отказаться их оплатить и несмотря на это, его налоговая служба может не признать право на вычет НДС или амортизацию всей суммы счета. То же самое касается и вас: уделяйте внимание, прежде чем платить счет кредитору, следующим моментам:
• Название "Счет"
• Полное имя и полный адрес получателя счета и исполнителя
• Ваше имя и адрес (адрес осуществления счета; также может быть адресом филиала)
• Ваш налоговый или альтернативный идентификационный номер НДС
• Дата счета (дата выставления)
• Номер счета (он должен быть присвоен последовательно и должен быть уникальным; конкретный формат не обязателен)
• Оказанная услуга (объем и вид поставленных товаров или объем и вид другой услуги)
• Дата поставки (при необходимости использовать стандартное выражение "Дата поставки - дата счета", если нет отдельной даты поставки)
• документообразованные обязательства НДС для фотографических услуг
• ставка НДС, применимая к этой сумме (за исключением случаев, когда вы являетесь "налоговым малым предпринимателем" .вниз)
• сумма налога на добавленную стоимость
• Общая сумма счета (рекомендуется; но это не является обязательной частью закона)
• Банковские реквизиты выставителя (рекомендуется, но не является обязательным элементом в законе) .vниз)
• Срок оплаты (рекомендуется, но не является обязательным элементом).
Для фотографов также рекомендуется письменно отразить объем предоставленных прав использования на счете. Просто чтобы напомнить. Таким образом, у клиентов не возникнет недопониманий.
Перечисляются чистые суммы отдельных позиций счета, затем общая сумма налога на добавленную стоимость, а также общая сумма счета к оплате. Если срок платежа был согласован в предложении или во время переговоров по контракту, то указание этого также обычно присутствует на счете.
Если вы являетесь налоговым субъектом, освобожденным от уплаты налога на добавленную стоимость в соответствии с параграфом 19 Немецкого налогового закона (если ваш годовой оборот в прошлом году составил менее 17 500 евро и в текущем году, вероятно, не превысит 50 000 евро), то просто указываете суммы отдельных пунктов и общую сумму. По закону, эти суммы включают в себя налог на добавленную стоимость; его необходимо указать, но не уплачивать налоговой службе.
Управление требованиями
Надеемся, что ваши клиенты будут платить вовремя! Но, к сожалению, часто случается, что счета не оплачиваются. В этом могут быть разные причины. Некоторые компании, например, обычно платят счета с задержкой в несколько месяцев, что приносит доход от процентов. Другие хотели бы, но не могут оплатить, например, потому что сами на грани банкротства. Многие сами ждут поступления платежа, например, со стороны налоговой службы при возврате налога. Другие, напротив, пытаются не платить счет или платить его сокращенно, ссылаясь на предполагаемые ошибки в фотографической работе.
Если ваш клиент не оплатил счет вовремя, не стоит сразу угрожать. Может быть, счет действительно потерялся среди бумаг. Сначала вежливо спросите, что привело к задержке платежа. Если оплата не поступает, установите разумный срок (2-3 недели), после истечения которого вам следует обратиться к адвокату.
Обычно счета должны быть оплачены немедленно, если не было согласовано иное. Если ваш клиент не платит в срок, его не нужно дополнительно уведомлять о просрочке, достаточно того, что он автоматически попадает в зону просрочки по истечении срока. Для доказательства того, что ваш клиент получил счет, рекомендуется отправить его еще раз по факсу на случай, если допущена утрата оригинала. Или сразу отправить заказное письмо. Хотя это не очень хороший стиль, если подразумевать заранее, что клиент не будет платить.
Если после истечения срока клиент не оплатил счет, практический опыт показывает, что лучше подождать еще 1-2 недели, прежде чем вежливо узнать, почему счет не был оплачен. Если после этого станет понятно, что неоплата была умышленной, после еще одной недели ожидания стоит отправить напоминание с просьбой об немедленной оплате неуплаченной суммы. Удержательные расходы (они должны быть разумными, обычно составляют от 3 до 5 евро) и проценты за просрочку могут быть дополнительно выставлены в счет.
Проценты за просрочку рассчитываются в размере 5% (годовых) выше базовой процентной ставки Европейского центрального банка (ЕЦБ).
