¿Cómo realizar mi primer trabajo fotográfico con profesionalidad, eficacia, éxito económico y seguridad jurídica?
Preparar una oferta
Nunca debes definirte sólo por el precio, sino también por la calidad de tu trabajo fotográfico. En este sentido, tu relación calidad-precio debe ser la correcta y el factor decisivo para conseguir un trabajo. Además, es muy difícil o casi imposible salirse de un nivel de precios bajo y subir los precios.
Si una tarifa me parece demasiado baja, a veces rechazo un encargo fotográfico. Sencillamente, mi tiempo es demasiado valioso para hacer un trabajo mal pagado, porque mientras tanto puedo hacerlo mucho mejor fotografiando trabajos independientes.
La presentación de una oferta no está sujeta a una forma determinada. Un correo electrónico con el texto "Hola Sr. XY, fotografiaría los 10 productos descritos por usted por el precio de 800 euros más IVA" es perfectamente suficiente para ser jurídicamente vinculante. Sin embargo, siempre es mejor que la oferta sea lo más específica posible para no tener que discutir con el cliente más adelante si tiene una idea diferente de cómo debe realizarse la tarea. Así que redacte la oferta lo más detallada posible, aunque tenga que repetir el catálogo de requisitos del cliente.
Si se incurre en gastos de desplazamiento durante la ejecución del encargo fotográfico, estos deben figurar en el presupuesto (en el importe estimado). Sin embargo, que su cliente acepte un Rolls-Royce como coche de alquiler es probablemente cuestionable...
Por regla general, un presupuesto debe incluir
- Nombre, dirección y forma jurídica del destinatario del servicio (el cliente)
- Fecha de la oferta, a ser posible con una indicación de durante cuánto tiempo se siente vinculado por esta oferta
- Número de la oferta
- Número de días de preparación y rodaje
- Definición de la tarea
- Fecha prevista
- Costes estimados de asistentes, modelos, maquilladores, etc.
- Alcance de las fotos que proporciona al cliente
- Alcance de los derechos de uso concedidos por usted
- tecnología utilizada
- tareas acordadas (alcance) del trabajo de postproducción que ha realizado
- Gastos de viaje (de modelos, etc.)
- Gastos de catering
- Información sobre las condiciones de pago (con fecha exacta)
- Nota "La utilización de las fotografías sólo es posible una vez efectuado el pago completo".
- Nota: "Los precios son precios netos, hay que añadir el IVA legal."
- Nota: "Los gastos adicionales en que se incurra, como gastos de envío urgente, etc., se facturarán al cliente sobre la base de recibos."
- Tarifa plana para viaje y pernoctación(es) o referencia a los gastos de viaje y alojamiento previstos - Sus datos bancarios
- su número de identificación a efectos del IVA
- Anticipo acordado (si se ha acordado un anticipo).
En la oferta, debe anotar todo lo que haya podido averiguar del cliente sobre la sesión fotográfica prevista. Esta información sirve para la coordinación, de modo que ninguna de las partes tenga ideas diferentes (por ejemplo, sobre el tipo de fotografía o el alcance) que la otra. En esta serie de fotos de un centro informático, jugar con el desenfoque fue una parte esencial de mi idea de imagen, que también comuniqué al cliente en consecuencia en la oferta.
Si las fotos no se hacen para particulares, sino que el cliente las va a utilizar comercialmente, el principal servicio del fotógrafo ya no es la producción de (a menudo varios miles de) fotos, sino la concesión de derechos de uso. El fotógrafo "autoriza" al cliente a utilizar las fotos que ha tomado hasta cierto punto y para ciertos fines.
Los derechos de uso se conceden según criterios materiales, espaciales y temporales:
- Diferenciación material: "¿Para qué está autorizado el cliente a utilizar las fotos?". Los posibles usos materiales serían, por ejemplo: para tienda en Internet, para folleto de empresa, para cartel de feria, para anuncio en prensa, para cartel publicitario, para embalaje de producto, etc.
- Diferenciación espacial: "¿Dónde, en qué zona, puede utilizar el cliente las fotos?". Los posibles usos geográficos serían, por ejemplo: en Düsseldorf, en Renania del Norte-Westfalia, en Alemania Occidental, en Alemania y Austria, en Europa, en todo el mundo, etc.
- Diferenciación temporal: "¿Durante cuánto tiempo puede el cliente utilizar las fotos?". Los posibles usos temporales serían, por ejemplo: el 24 de diciembre de 2011, en diciembre de 2011, durante 3 meses, durante 1 año, durante 5 años, etc.
El esquema de derechos de uso puede utilizarse para redactar excelentes presupuestos; es una gran ayuda para el cálculo porque permite hacer diferenciaciones que antes no eran posibles cuando el cálculo habitual se basaba en el tiempo.
Ejemplo: Recibe una llamada telefónica. Le piden que fotografíe a la novia de la persona que llama en ropa interior. La persona que llama quiere fotos en blanco y negro, la sesión debería durar 4 horas. La persona que llama acepta tu oferta de hacer la sesión por 300 euros (brutos). La sesión tiene lugar al día siguiente, las fotos son magníficas y la modelo recibe todas tus fotos en DVD. Una semana después recibes una segunda llamada. La persona que llama es un amigo de la primera y también el director de marketing de un importante fabricante de ropa interior. Ya lo has adivinado: le han gustado las fotos y ahora quiere que fotografíes a una modelo proporcionada por la empresa (y ya maquillada el día de la sesión) en ropa interior, en blanco y negro y durante 4 horas. Cuando te preguntan cuáles son tus expectativas de honorarios, respondes de sopetón: 1.200 euros más IVA. El director de marketing se queda horrorizado; su amigo le había hablado de costes de rodaje por un total de 300 euros brutos.
¿Cómo le explicas la diferencia? La respuesta es muy sencilla: un particular sólo enseña las fotos a sus amigos en el mejor de los casos. No está autorizado a publicar las fotos, ni siquiera en Internet, salvo acuerdo expreso. Un fabricante de ropa interior utiliza las fotos para publicidad en revistas y catálogos de productos, para el embalaje de los productos, etc. Por lo tanto, las fotos se utilizan en una medida considerable. Por lo tanto, las fotos se publican en una medida considerable. Esto también justifica el precio más elevado por el mismo servicio fotográfico y el mismo gasto de tiempo. Por lo tanto, en este caso, antes de presentar una oferta habría que preguntar por el alcance previsto de la publicación en cuanto a temática, espacio y tiempo. Entonces podrá elaborar una oferta adaptada exactamente a las publicaciones previstas.
A la hora de calcular una oferta, no es importante cuánto tiempo se prevé que dure la sesión, porque entonces un fabricante de ropa interior que quiera utilizar las fotos para publicidad tendría que pagar tan poco como un cliente privado si ambas sesiones duraran lo mismo. El factor decisivo es el uso posterior de las fotos, es decir, su publicación.
El libro "Bildhonorare" de la Mittelstandsgemeinschaft Foto Marketing (MFM), publicado por la Bundesverband der Pressebild-Agenturen und Bildarchive e.V. (BVPA), es una muy buena ayuda para preparar presupuestos según este esquema de cálculo. Cuesta 33 euros (junto con el manual "Der Bildermarkt").
Carta de confirmación
Si su cliente le ha hecho un encargo (verbal o por escrito), debe resumirlo detalladamente y enviárselo de nuevo como carta de confirmación, preferiblemente por fax o carta certificada. El objetivo es aclarar cualquier ambigüedad y reiterar al cliente las condiciones en las que se va a trabajar. Aunque a menudo se llega rápidamente a un acuerdo sobre los datos clave de un pedido, el diablo se esconde literalmente en los detalles.
A menudo hay muchas incoherencias que acechan en la letra pequeña (es decir, en las condiciones generales), por lo que esta carta de confirmación sirve para informar de nuevo a su cliente sobre el contenido de sus condiciones generales y, al mismo tiempo, hacer que formen parte del contrato. Los puntos clave de las condiciones generales pueden ser: el procedimiento en caso de demora en el pago, la obligación del cliente de inspeccionar las fotos tras su recepción, el plazo de reclamación, las opciones de rectificación, los procedimientos de arbitraje, la devolución de originales/soportes de datos, el retoque de imágenes, etc.
Procesamiento
El trabajo fotográfico debe desarrollarse con fluidez, eficacia ("hacer las cosas bien") y eficiencia ("hacer las cosas bien"). Para garantizarlo, no debe faltar tiempo. También es aconsejable que te acompañen al menos uno o varios asistentes, aunque estés acostumbrado a trabajar solo. No sólo para que le ayuden a montar el sistema de flash o el plató, sino también para que, en caso necesario, envíen a alguien a buscar el atrezzo que falta, el catering, un atuendo adecuado, etc.
Incluso si eres más bien un tipo caótico y prefieres hacer 25 cosas a la vez, un enfoque estructurado te ayudará a gestionar los trabajos para que no pierdas el hilo y puedas trabajar con eficacia. Los asistentes pueden ayudarte a quitarte pequeños trabajos de encima para que puedas concentrarte en lo importante: hacer fotos y trabajar con el cliente.
A diferencia de muchos de mis colegas, siempre me ha parecido enriquecedor que los clientes estuvieran presentes personalmente en el plató durante la sesión fotográfica. Así me aseguro de que los intereses del cliente se materializan fotográficamente. Al mismo tiempo, la presencia del cliente o de un representante autorizado impide que el cliente se queje de la sesión de fotos, porque si hago las fotos siguiendo las instrucciones del representante autorizado presente, no se me puede responsabilizar más tarde si al cliente no le gusta el resultado.
El requisito previo es, por supuesto, que presente regularmente al representante autorizado los resultados digitales -como estado provisional, por así decirlo-, preferiblemente en un monitor de ordenador, y que aplique sus instrucciones o sugerencias de mejora.
Si ninguno de los empleados del cliente está presente en la sesión, no es mala idea enviarle los resultados de las fotos por correo electrónico varias veces entre medias, para que pueda comprobar el progreso de la sesión fotográfica y "aprobar" lo que se ha conseguido hasta el momento. Si surge algún imprevisto, siempre es bueno poder contactar con el cliente por teléfono con poca antelación. Asegúrate de tener a mano el número de móvil del cliente por si acaso.
Al final de la sesión, tendrás que ver las fotos antes de enviárselas al cliente. La inspección personal por parte del fotógrafo sirve para reconocer cualquier error, porque no hay nada más embarazoso que cuando tu cliente llama y encuentra errores mientras tú aún no te has dado cuenta.
Haz siempre una o dos copias de seguridad de los datos en discos duros externos antes de enviar los resultados a tu cliente. Poner las tarjetas de memoria originales en un sobre y enviárselo al cliente por correo no es una opción.
Sería una pena que se perdieran los resultados de una sesión fotográfica por encargo. Así que haz siempre suficientes copias de seguridad.
A menudo, el cliente estará presente en la sesión y también traerá su propio ordenador portátil. En este caso, esperará ansioso el cambio de tu tarjeta de memoria llena por una vacía para poder cargar y ver las fotos en su ordenador rápidamente y durante la sesión.
Facturación
Las facturas cuyo importe sea igual o superior a 100 euros deben cumplir los siguientes requisitos para ser reconocidas por la Agencia Tributaria. Si la factura no cumple los requisitos, tu cliente puede -¡con razón! - negarse a pagarla. Si la paga de todos modos, es posible que su agencia tributaria no le conceda la deducción del IVA soportado o no reconozca la deducibilidad de todo el importe de la factura. Y lo mismo le ocurre a usted: Antes de pagar una factura de un proveedor, asegúrese de los siguientes puntos:
- El término "factura".
- Nombre completo y dirección del destinatario de la factura y del servicio
- Su nombre y dirección (dirección del emisor de la factura; también puede ser la dirección del establecimiento comercial)
- Su número de identificación fiscal o, alternativamente, de IVA
- Fecha de la factura (fecha de emisión)
- Número de factura (debe asignarse consecutivamente y ser único; no es necesario respetar un formato específico)
- Servicio prestado (cantidad y tipo de bienes suministrados o alcance y tipo de otro servicio)
- la fecha de entrega (si es necesario, utilice la mención estándar "la fecha de entrega es la fecha de facturación" si no se puede especificar una fecha de entrega por separado)
- el pago del servicio fotográfico desglosado por tipos impositivos
- el tipo de IVA que debe aplicarse (a menos que sea un "pequeño empresario con IVA"; véase más abajo)
- el importe del IVA resultante
- Importe total de la factura (recomendado, pero no exigido por ley)
- Datos bancarios del emisor (recomendado, pero no exigido por ley)
- Plazo de pago (recomendado, pero no exigido por ley).
En el caso de los fotógrafos, también es aconsejable indicar por escrito en la factura el alcance de los derechos de uso concedidos. Sólo como recordatorio. De este modo, no pueden surgir malentendidos para el cliente.
Se enumeran los importes netos de los distintos conceptos de la factura, a continuación el total del IVA adeudado sobre los mismos y el importe bruto total como total de la factura a pagar. Si se acordó un plazo de pago en la oferta o durante las negociaciones del contrato, es habitual indicarlo de nuevo en la factura.
Si usted es un pequeño empresario a efectos del IVA de conformidad con el artículo 19 de la UStG (si su volumen de negocios anual fue inferior a 17.500 euros en el año anterior y no se espera que supere los 50.000 euros en el año en curso), es decir, si está exento de pagar el IVA a la Agencia Tributaria, basta con que indique los importes de cada uno de los artículos y el importe total. Según el texto legal, el IVA está incluido en estas partidas; simplemente no es necesario mostrarlo ni pagarlo a la Agencia Tributaria.
Sistema de reclamación
Esperemos que sus clientes paguen a tiempo. Por desgracia, ocurre a menudo que las facturas no se pagan. Los motivos pueden ser varios. Algunas empresas suelen pagar sus facturas con varios meses de retraso, lo que genera intereses. A otras les gustaría, pero no pueden pagar, por ejemplo porque ellas mismas no tienen liquidez. Muchas están a la espera de recibir un pago, por ejemplo de la Agencia Tributaria para una devolución de impuestos. Otros, en cambio, intentan evitar pagar el importe de la factura o sólo pagan un importe reducido criticando supuestos errores en el trabajo fotográfico.
Si su cliente no paga la factura a tiempo, no debe amenazar inmediatamente con utilizar el Stocker. Puede que la factura se haya perdido realmente en el papeleo. Primero pregunta amablemente cuál es la causa del retraso en el pago. Si el pago sigue sin producirse, fija un plazo razonable (2-3 semanas) tras el cual deberías acudir a un abogado.
Por regla general, las facturas son pagaderas inmediatamente, salvo que se acuerde otra cosa. Si tu cliente no paga a tiempo, no es necesario enviarle un recordatorio para que entre en mora; entra automáticamente en mora si se supera el plazo. Por lo tanto, para poder demostrar que su cliente ha recibido la factura, es aconsejable volver a enviársela por fax, además del original. O por correo certificado. Sin embargo, esto no es muy elegante si sospecha de antemano que el cliente no quiere pagar.
Si el cliente no ha pagado en la fecha límite, en la práctica esperará otras 1-2 semanas antes de preguntar amablemente por qué no se ha pagado aún la factura. Si ahora se da cuenta de que el pago aún no se ha efectuado a propósito, Schick enviará un recordatorio una semana después, solicitando el pago inmediato del importe pendiente. Los gastos del recordatorio (que deben ser realistas, por lo que deben rondar entre los 3 y los 5 euros) y los intereses de descubierto pueden cobrarse por separado.
Los intereses de descubierto se cobran a un tipo del 5% (anual) por encima del tipo básico del Banco Central Europeo (BCE).
Tras un recordatorio infructuoso, ahora debe consultar a un abogado que se encargue de cobrar su deuda - en los tribunales si es necesario. Los costes derivados de ello correrán a cargo del deudor, es decir, su cliente, a menos que resulte que tenía un motivo justificado para negarse a pagar, lo cual es prácticamente imposible si usted ha suministrado fotos utilizables de "tipo y calidad medios".
