Een geslaagd sollicitatieproces kan de sleutel zijn tot je volgende carrièrekans. Maar veel sollicitanten maken vaak vermijdbare fouten die hun kansen verkleinen. In ons interview met een ervaren headhunter krijg je waardevolle inzichten over kleine trucjes en veelvoorkomende fouten in sollicitatieprocessen. Deze expertperspectieven en inzichten kunnen je helpen om je sollicitatiedocumenten te optimaliseren, sollicitatiegesprekken zelfverzekerd te doorlopen en gebruikelijke valkuilen te vermijden. Maak gebruik van deze waardevolle tips om je te onderscheiden van andere sollicitanten en je droombaan veilig te stellen.

Wat zijn voor u de belangrijkste criteria bij het beoordelen van kandidaten voor een functie?

Met het risico over te komen als een betweter, wil ik allereerst vermelden dat voor ons headhunters een kandidaat iemand is die uit eigen beweging solliciteert naar een uitgeschreven functie. Daarom spreken we in ons kernbedrijf, de directe benadering, eerder over "kandidaten". Deze worden specifiek geselecteerd en vaak beoordeeld op specifieke posities, ook al hebben ze niet actief gesolliciteerd naar een functie.

Daarbij letten we in de eerste plaats natuurlijk op hun vakbekwaamheid. We controleren zorgvuldig of de kandidaat beschikt over de vereiste vakkennis en beroepservaring die relevant zijn voor deze positie. Vooral belangrijk zijn hier succesvolle projecten en aantoonbare prestaties die de aanvankelijk alleen door de kandidaat geuite vaardigheden en prestaties plausibel ondersteunen.

De culturele match is echter net zo belangrijk voor een langdurige en succesvolle samenwerking. Bovendien zijn zachte vaardigheden zoals communicatie, aanpassingsvermogen en probleemoplossend vermogen belangrijk. Daarnaast let ik op de motivatie en langetermijndoelen van de kandidaat, om ervoor te zorgen dat zijn carrièreambities overeenkomen met de strategische doelstellingen van het bedrijf. Het heeft geen zin voor mijn klant om een topkandidaat aan te nemen voor zijn leidinggevende vacature in marketing als die van plan is om een jaar later op wereldreis te gaan of cavia's te fokken.

Wat zijn veelvoorkomende fouten die sollicitanten maken tijdens het sollicitatieproces?

Een probleem dat we helaas nog steeds zeer vaak zien, is het ontoereikend voorbereiden op het sollicitatiegesprek, zowel met ons als - gelukkig maar minder vaak - later met de klant. De laatste wordt dan aan klantzijde gezien als gebrek aan betrokkenheid en het verdere verloop is dan meestal negatief. Ik raad ten zeerste aan om zorgvuldig voor te bereiden, inclusief onderzoek naar het bedrijf en de specifieke positie. En ik zeg ook altijd: "Neem een paar eigen vragen mee naar het gesprek!" Het is echt verbazingwekkend hoe vaak de fout wordt gemaakt om geen relevante vragen te stellen.

Even belangrijk is een duidelijk en goed gestructureerd cv (natuurlijk zonder spelfouten!), dat de relevante ervaringen en successen benadrukt. Bij bepaalde posities kan een zwakke online aanwezigheid, met name op platforms zoals LinkedIn, bij de klant gevoelens van ongemak oproepen. Natuurlijk niet bij de hartchirurg, maar bijvoorbeeld bij iemand die in de digitale mediaverkoop werkt, is een professionele en actuele zelfpresentatie online eigenlijk onmisbaar.

Onduidelijke communicatie, nonchalance, te lange responstijden of onbeantwoorde e-mails en onduidelijke boodschappen kunnen ook de interesse van de recruiter of een potentiële werkgever schaden. Ik zou bijvoorbeeld niet aanraden om mijn toekomstige werkgever alleen met "Hi" in een e-mail aan te spreken of hem zonder voorafgaande afstemming te tutoyeren; dat gebeurt echter steeds vaker. Bij een sollicitatie als barman in de hippe club Berghain zou echter waarschijnlijk niemand zich eraan storen. 😊

Een zeer eenvoudig te vermijden fout en echt een "laaghangend fruit" om je te onderscheiden van andere sollicitanten is dat het naar onze ervaring regelmatig wordt nagelaten om na de afspraak beleefdheid te tonen en de afspraak na te behandelen. Het sturen van een waarderend bedankje per e-mail na het gesprek laat een positieve en verbindende indruk achter.

Hoe bereiden de meest succesvolle kandidaten zich voor op hun sollicitatiegesprekken?

De meest succesvolle kandidaten bereiden zich strategisch en grondig voor op hun sollicitatiegesprekken. Dit omvat diepgaand onderzoek naar het bedrijf, de cultuur, huidige projecten en nieuws uit de branche. Dit helpt hen om hun antwoorden gericht af te stemmen op de behoeften en waarden van het bedrijf. Sta me toe om wat reclame te maken voor ons, Matthias: Een groot voordeel voor kandidaten die door ons als headhunter worden bemiddeld, is dat we ze uitgebreid voorbereiden op het interview en eventuele misverstanden met de werkgever kunnen ophelderen.

Bovendien moeten ze de vacaturetekst heel goed bestuderen, zodat alle vereiste kwalificaties en verantwoordelijkheden echt worden begrepen. Om hun relevante vaardigheden en successen te benadrukken en daarmee het investeringsrisico van de werkgever te verlagen, is het raadzaam om enkele tastbare voorbeelden uit hun professionele verleden te halen. De succesvolle kandidaten bereiden zich voor op gebruikelijke interviewvragen en maken duidelijke, beknopte antwoorden die hun sterke punten en ervaringen goed naar voren brengen. En natuurlijk niet de fout maken - zoals eerder vermeld - om geen eigen vragen voor te bereiden die tijdens het gesprek gesteld kunnen worden om de interesse en motivatie te benadrukken!

Wat helaas nog steeds wordt onderschat - ook tijdens een virtueel interview via video call: een professionele uitstraling en op tijd komen voor het interview! We hadden eens een sollicitant die voor het scherm zat met een bierpul, die hij vaak op tilde om te drinken en zo het hele beeld bedekte. Dat is enerzijds een grappige anekdote, maar onze klant vond het op dat moment helaas helemaal niet leuk.

U heeft ons nu al twee keer vermaand om vragen te stellen tijdens het interview. Kunt u ons vijf voorbeelden geven van goede vragen?

Er zijn natuurlijk oneindig veel goede vragen en deze zijn sterk afhankelijk van de positie waar het om gaat. Maar over het algemeen kunt u met de volgende vragen niet veel verkeerd doen:

1. Welke specifieke vaardigheden en kwalificaties bent u naar op zoek, die ik aan uw team zou kunnen bijdragen?
2. Welke belangrijke uitdagingen staan mij te wachten in deze rol?
3. Wat waardeert u persoonlijk het meest aan uw werk hier? Wat geeft u het meeste plezier en wat minder?
4. Hoe wordt er binnen het bedrijf omgegaan met fouten?
5. Welke actuele doelen streeft het bedrijf na en hoe draagt het team bij aan het behalen van deze doelen?

Deze lijst kan nog veel langer worden voortgezet. Het is belangrijk om empathisch te zijn tegenover uw gesprekspartner en met de vragen te laten zien dat u oprecht geïnteresseerd bent om later als medewerker waarde toe te voegen aan het bedrijf.

U heeft het aan het begin al genoemd, maar kunt u nogmaals ingaan op hoe belangrijk soft skills zijn bij het selecteren van kandidaten en welke bijzonder gewild zijn?

Ja natuurlijk, zachte factoren spelen natuurlijk een zeer belangrijke rol bij het selecteren van kandidaten. Ze maken vaak het verschil tussen goede en zeer goede sollicitanten. Terwijl vakbekwaamheid en ervaring de basis vormen, zijn het de Soft Skills die bepalen hoe goed een kandidaat in staat is effectief in een team te werken en zich aan te passen aan de bedrijfscultuur. Vaak kiezen bedrijven dan ook eerder op basis van een betere persoonlijke match, ook al zou een andere kandidaat misschien technisch gezien beter geschikt zijn geweest.

Vooral gevraagd zijn communicatie-, team- en aanpassingsvaardigheden. Communicatie is natuurlijk essentieel om ideeën duidelijk over te brengen en effectief te communiceren met collega's en klanten. Teamwerk laat zien dat de kandidaat goed samenwerkt met anderen en in staat is om gezamenlijke doelen te bereiken. Aanpassingsvermogen is belangrijk om succesvol te zijn in een snel veranderende zakelijke omgeving.

De betekenis en aard van soft skills verschillen natuurlijk per functie. In softwareontwikkeling zijn bijvoorbeeld probleemoplossend vermogen en technisch inzicht meer gewild, terwijl communicatieve vaardigheden ook belangrijk zijn om technische concepten uit te leggen en in teamverband te werken. Voor functies op het gebied van marketing of HR zijn daarentegen sterke interpersoonlijke vaardigheden, empathie en creatieve probleemoplossende vaardigheden belangrijk. Het is belangrijk dat kandidaten in staat zijn om relaties op te bouwen en te onderhouden en innovatieve ideeën te ontwikkelen en uit te voeren.

Zoals velen, citeer ik graag medeoprichter van de Amerikaanse Southwest Airlines, Herb Kelleher. Toen Kelleher in 1978 de leiding overnam, gaf hij de HR-afdeling de volgende veel geciteerde instructie: "Hire voor Attitude, Train voor Skills". Misschien hoor je deze mantra niet voor de eerste keer. Southwest Airlines hecht nog steeds veel waarde aan "vechtlust, dienend hart en een houding die leuk vindt". Lange Rede, kurzer Sinn: De overeenkomst tussen de zachte factoren en de missie, visie en werkomgeving van de werkgever wordt steeds belangrijker.

Hoe belangrijk zijn sollicitatiebrieven en cv's vergeleken met sollicitatiegesprekken en referenties?

Nou, over het algemeen neemt de waarde van een traditioneel cv en een sollicitatiebrief in deze tijd af, omdat velen aanwezig zijn op zakelijke sociale netwerken en daar met één klik kunnen solliciteren. Het is echter altijd positief en kan de interesse van de werkgever wekken wanneer sollicitanten de moeite nemen om een individueel cv te maken en hun motivatie toe te lichten in een sollicitatiebrief.

Uiteindelijk spelen sollicitatiegesprekken en referenties - waar ChatGPT & Co. niet bij kunnen helpen - een belangrijkere rol. De persoonlijkheid, vaardigheden en werkwijze van een sollicitant kunnen face-to-face veel beter worden beoordeeld. Schriftelijke documenten vormen slechts een basis. Vaak zien we perfect gepresenteerde documenten, maar tijdens het eerste gesprek twijfels rijzen over of de persoon echt voldoet aan de perfectie van zijn cv. Natuurlijk geldt dit ook andersom.

Hoe beoordeelt u de culturele fit van een kandidaat voor een bedrijf, en hoe belangrijk is dit aspect?

Zoals hopelijk eerder duidelijk werd, let ik als headhunter natuurlijk vooral op de culturele fit van een kandidaat, aangezien deze cruciaal is voor het langetermijnsucces en de tevredenheid binnen het bedrijf. Alleen tevreden klanten, waarvan de aangenomen kandidaten op de lange termijn bij het bedrijf passen en niet na een paar maanden vertrekken, geven ons later opnieuw opdrachten. Om deze match te beoordelen, stel ik bijvoorbeeld vragen zoals:

• Hoe ziet een ideaal werkomgeving er voor u uit?
• Hoe draagt u persoonlijk bij aan een positieve en productieve werksfeer?
• Kunt u voorbeelden uit uw eerdere werkervaring noemen waarbij u zich bijzonder goed identificeerde met de bedrijfscultuur?

Ik let daarbij ook op de reacties van de kandidaat met betrekking tot lichaamstaal en communicatiestijl. Daarnaast - natuurlijk altijd met toestemming van de kandidaten en meestal pas na de laatste selectieronde - worden referenties ingewonnen.

Hoe kunnen kandidaten zich optimaal voorbereiden op salarisonderhandelingen tijdens een sollicitatiegesprek?

Oh, dit is vaak een zeer gevoelig moment tijdens het gesprek, dat veel schade kan aanrichten als men het onderwerp niet serieus neemt.

Als headhunter heb ik vaak gezien hoe cruciaal een goede voorbereiding op salarisonderhandelingen kan zijn. Kandidaten zouden vooral uitgebreid informatie moeten verzamelen over de branche en het bedrijf waar ze solliciteren. Een diepgaand begrip van de marktstandaarden en de financiële situatie van het bedrijf helpt bij het ontwikkelen van een goed gefundeerde salarisverwachting.

Een eerste stap ter voorbereiding is het opzoeken van salarisbenchmarks. Er zijn tal van online platforms en sectorrapporten die actuele informatie verstrekken over typische salarissen in bepaalde posities en regio's. Deze gegevens vormen een solide basis om hun eisen te rechtvaardigen. Even belangrijk is het bewust zijn van de eigen vaardigheden en ervaringen. Kandidaten zouden moeten overwegen hoe ze hun voorgaande successen en kwalificaties kunnen benadrukken om hun meerwaarde voor het bedrijf te benadrukken.

Een andere belangrijke factor is het overwegen van het volledige beloningspakket. Bij sommige werkgevers is dit nog steeds een "dagelijks gevulde fruitmand". Maar serieus, naast het basissalaris spelen ook zaken zoals bonussen, aandelenopties, bedrijfspensioenregelingen en andere voordelen een belangrijke rol. Kandidaten zouden van tevoren moeten nadenken over welke van deze voordelen voor hen bijzonder waardevol zijn en dit ter sprake brengen tijdens de onderhandelingen.

Over het algemeen is het verstandig om bij salarisonderhandelingen in plaats van een vast bedrag een realistisch en niet te breed bereik te noemen. Op die manier kan men flexibiliteit en bereidheid tot onderhandelen tonen, een kader stellen voor de onderhandelingen en de kans op overeenstemming vergroten.

Let op, nu opnieuw een reclameblok: Als een kandidaat via ons als headhunter bij het bedrijf terechtkomt, kan dat van enorm voordeel zijn voor beide partijen, omdat we eventuele verkeerde opvattingen vooraf aan beide kanten kunnen verduidelijken. Naar onze ervaring wordt een te lange periode om tot een salarisovereenkomst te komen, door beide partijen regelmatig als onaangenaam ervaren en zou vermeden moeten worden.

Welke opleidingsmogelijkheden raadt u kandidaten aan om hun carrièrekansen te verbeteren?

Als headhunter zou ik iedereen aanraden om zich continu bij te scholen om hun persoonlijke carrièrekansen te verbeteren. Dat hangt natuurlijk sterk af van het beroep en de levensplanning. In het algemeen zijn vooral beroepsspecifieke opleidingen van groot belang die de huidige trends en ontwikkelingen in de betreffende branche bestrijken. Online cursussen en certificeringen, bijvoorbeeld via platforms zoals Coursera of TutKit (😉), bieden flexibele mogelijkheden om nieuwe vaardigheden te verwerven en bestaande kennis te verdiepen.

Daarnaast raad ik ten zeerste aan om soft skills zoals communicatie, leiderschap en projectmanagement te versterken, aangezien deze in bijna alle branches van groot belang zijn. Seminars en workshops over deze onderwerpen kunnen waardevolle impulsen geven. Ook het netwerken en het uitwisselen van kennis met vakgenoten op conferenties en in vakverenigingen zijn essentieel om op de hoogte te blijven en waardevolle contacten te leggen. Overigens is de vraag naar het concrete budget voor onderwijs- en ontwikkelingsmaatregelen een vrij zeldzame vraag van kandidaten, wat echt jammer is. Ik raad iedereen aan om daar actief naar te informeren bij de werkgever, niet alleen aan het begin van een arbeidsverhouding, maar ook tijdens het dienstverband regelmatig!

Matthias: Bedankt Heiko voor uw tijd en voor de informatieve gesprekken.

Heiko: Het was me een genoegen, ik dank u voor de vriendelijke uitwisseling en kom graag terug naar de Müritz!

Over Headhunter Heiko Mühle:

Met een fundament van een bankopleiding en vervolgens een rechtenstudie in Mannheim en Hamburg, begon hij meer dan 25 jaar geleden zijn carrière in de personeelsbemiddeling bij een klassieke headhunter uit Frankfurt/Berlijn. In 2002 richtte hij de personeelsadvies HRM CONSULTING GmbH op met twee voormalige collega's. Tegenwoordig is de HRM CONSULTING GMBH een gevestigd en meermalen bekroond adviesbureau voor middelgrote bedrijven en startups, dat constant op zoek is naar geschikte vakkrachten en leidinggevenden om teams te versterken en duurzame groei mogelijk te maken. De focus ligt op recruitmentstrategieën voor vacatures in IT, Marketing, Sales & Finance.