Mūsų pagalbos straipsnyje skiriame dėmesį svarbiai profesionalios dokumentacijos daliai: turiniui. Gerai struktūrizuotas Word turinio sąrašas – ne tik kiekvieno dokumento vizitine kortele, bet ir reikšmingai palengvina naršymą bei gerokai pagerina skaitomumą. Ar tai būtų moksliniai darbai, verslo ataskaitos ar asmeniniai projektai, gebėjimas efektyviai kurti turinio sąrašus yra neišvengiama įgūdis.

Savo straipsnyje pristatome dvi pagrindines metodikas, kaip sukurti turinio sąrašus „Microsoft Word“ programoje: rankiniu būdu ir automatiškai. Kiekviena metodika turi savo privalumus ir taikymo scenarijus, priklausomai nuo tavo dokumento konkrečių reikalavimų ir asmeninių preferencijų.

Rankiniai turinio sąrašai suteikia visišką kontrolę jums dėl jūsų sąrašo dizaino ir turinio. Šis požiūris yra ideali, kai jūsų dokumentas turi unikalų struktūrą arba jums reikia specialių formatų, kurie pranoksta „Word“ standartinius pasirinkimus.

Automatiniai turinio sąrašai, kita vertus, naudoja „Word“ įdiegtas funkcijas, kad atpažintų antraštės ir poantraštės, pagrįstas kurias būtų sukurtas turinio sąrašas. Šis metodas sutaupo laiką ir yra ypač naudingas, kai dirbate su dideliais dokumentais, nes struktūros pakeitimai dokumente automatiškai atnaujinami turinio sąraše.

Kad išsamiai žvilgtume į abu metodus, mes ne tik siūlome rašytinį vadovą, bet ir išsamų vaizdo pamokymą. Mūsų tikslas yra suteikti jums reikalingus įrankius, kad galėtumėte sukurti turinio sąrašą pagal savo norus, nepriklausomai nuo jūsų žinių lygio. Nesvarbu, ar esate naujokas, ar patyręs „Word“ naudotojas, mūsų pagalbos straipsnis padės jums pakelti savo dokumentus į kitą lygį.

Sukurti rankinį turinio sąrašą „Word“ programoje

Vartotojo kurtas turinio sąrašas dokumente yra savadarbė apžvalga struktūros ir dokumento turinio. Skirtingai nei automatinis turinio sąrašas, kurį generuoja „Word“, nustatydamas antraštes ir poantraštes ir apibendrindamas, rankinis turinio sąrašas visiškai sukurtas vartotojo. Tai reiškia, jog vartotojas pačiam įveda ir formatuoja skyrių ar skyriukų pavadinimus bei atitinkamus puslapių numerius. Tai leidžia visiškai atitvirtinti dizainą ir turinį, tačiau reikalauja daugiau pastangų, nes dokumento pakeitimai nebus automatiškai atnaujinami turinio sąraše. Rankiniai turinio sąrašai yra itin naudingi dokumentuose, kuriuose reikalinga specifinė ar netradicinė struktūrizacija, kurią automatiniai turinio sąrašai negalėtų tinkamai suvokti. Dažniausiai, automatinius turinio sąrašus naudoja patogumui.

Vaizdo pamoką, kaip sukurti rankinį turinio sąrašą, rasite čia (jis yra dalis „Word“ kursų pradedantiesiems: pamokas mokytis nuo A iki Z):

Tekstinis vadovas dėl vartotojo kurtam turinio sąrašui

Žingsnis 1: Pasiruošimas dokumentui

• Struktūrizuoti tekstą: Prieš pradedant turinio sąrašą, turėtumėte struktūrizuoti savo tekstą. Naudokite antraštes ir poantraštes, kad apibrėžtumėte dokumento struktūrą.
• Formatuoti antraštes: Pažymėkite antraštes ir pritaikykite formatuoti „Antraštė 1“, „Antraštė 2“, ir t.t. Tai padės „Word“ identifikuoti jūsų dokumento struktūrą.

Žingsnis 2: Pasirinkti turinio sąrašo padėtį

• Pirmas puslapis: Nuspręskite, kur turinio sąrašas turėtų būti rodomas. Dažniausiai jis yra dokumento pradžioje.
• Naujas puslapis: Jei būtina, įterpkite naują puslapį, spausdami Ctrl + Enter norimoje vietoje.

Žingsnis 3: Įterpti rankinį turinio sąrašą

• Eikite į skirtuką Nuorodos.
• Paspauskite Turinio sąrašas ir pasirinkite Rankinį turinio sąrašą.

Žingsnis 4: Rankinių įrašų pridėjimas

• Įvesti tekstą: Rašykite savo skyrių ar skyriuko pavadinimus, kaip jie atrodo dokumente.
• Priskirti puslapių numerius: Prie kiekvieno pavadinimo įterpkite atitinkamą puslapio numerį.
• Formatavimas: Naudojant tabuliavimo funkciją arba tabuliavimo klavišą, kad puslapių numeriai būtų dešinėje pusėje, pridėkite vedlio liniją, jei norite.

Žingsnis 5: Atnaujinti ir Peržiūrėti

• Norint atnaujinti turinio sąrašą, turėsite ranka pakeisti įrašus ir puslapių numerius, kadangi tai nėra atliekama automatiškai.

Patarimai:

• Išlaikykite konsistenciją: Įsitikinkite, kad jūsų turinio sąrašo formatavimas yra konsistentiškas, kad išlaikytumėte profesionalumą.
• Naudokite hiperlinksus: Skaitmeniniams dokumentams galite pridėti hiperlinksus į tekstą, kad palengvintumėte naršymą. Tačiau tai reikia daryti rankiniu būdu kiekvienam įrašui.

Su šiais žingsniais galite sukurti rankinį turinio sąrašą „Word“ dokumente, kuris bus idealiai pritaikytas jūsų dokumentui. Šis procesas suteikia jums visą kontrolę priežiūrą turinio sąrašo išvaizdai ir struktūrai. Svarbu, kad savo turinio sąrašą išsaugotumėte, kad galėtumėte jį visada turėti prie savęs kartu su kitomis profesionaliomis „Word“ šablonais.

Automatinis turinio sąrašas „Word“ dokumente

Automatinis turinio sąrašas „Microsoft Word“ yra funkcija, suteikianti galimybę automatiškai kurti ir atnaujinti turinio sąrašą, pagrįstą dokumente naudojamomis antraščių formatavimo lygmenimis. „Word“ atpažįsta vartotojo nustatytas antraščių lygmenis (pvz., Antraštė 1, Antraštė 2 ir kt.) ir iš jų sugeneruoja struktūrizuotą turinio sąrašą, kuriame yra skyrių pavadinimai ir puslapių numeriai. Šis sąrašas gali būti bet kada atnaujinamas, kad atspindėtų dokumento pakeitimus, tokius kaip teksto pridėjimas ar pašalinimas, skyrių perkėlimas ar puslapių numeriavimas. Automatinis turinio sąrašas žymiai palengvina dokumento kūrimą, pagerina naršymą dokumente ir suteikia jam profesionalaus išvaizdos.

Vaizdo, kaip kurti automatinį turinio sąrašą, galite pamatyti čia (jis yra programos „Word“ pradedantiesiems mokymo paketo: Pagrindai nuo A iki Z dalis):

Teksto vadovas apie automatinį turinio sąrašą

Žingsnis 1: Formatuokite antraštės

Prieš kurdami automatinį turinio sąrašą, įsitikinkite, kad visos dokumente esančios antraštės yra teisingai suformatuotos naudojant įmontuotas „Word“ formatavimo šablonus. „Word“ naudoja šį formatavimą tam, kad atpažintų, kurie teksto elementai turėtų būti turinio sąraše.

• Pasirinkite savo skyrių antraštės ir pritaikykite „Antraštė 1“ formatavimo šabloną.
• Palei poskyrius naudokite „Antraštė 2“, „Antraštė 3“ ir kt.
• Šiuos formatavimo šablonus rasite „Pradžia“ skirtuke, pasirinkus „Formatavimo šablonus“.

Žingsnis 2: Įterpti turinio sąrašą

• Padėkite žymeklį ten, kur turinio sąrašas turėtų atsirasti, geriausiai dokumento pradžioje.
• Eikite į skirtuką „Nuorodos“.
• Paspauskite „Turinio sąrašą“ ir pasirinkite formatą iš siūlomų dizainų arba pasirinkite „Individualizuotą turinio sąrašą“, kad prisitaikytumėte prie daugiau pasirinkimų.

Žingsnis 3: Prisitaikyti turinio sąrašui

Kai pasirenkate „Individualizuotą turinio sąrašą“, galite prisitaikyti prie skirtingų nustatymų:

• Nuspręskite, ar norite, kad puslapių numeriai būtų rodomi ir ar jie atsidurtų dešinėje su lyderių gairėmis.
• Pasirinkite, kiek lygių antraščių turinio sąraše turėtų būti.

Patys:

• Patikrinkite savo formatavimo šablonus: Įsitikinkite, kad visos antraštės yra konsistentinės su „Word“ formatavimo šablonais, kad išvengtumėte klaidų turinio sąraše.
• Naudokitės peržiūra: Prieš įterpdami turinio sąrašą, galite peržiūrėti turinio sąrašo vaizdą pasirinkimuose. Tai padės jums įsivaizduoti, kaip jis atrodo.

Su šiais žingsniais galite sukurti profesionalią, automatinę turinio sąrašą savo „Word“ dokumente, kuris palengvina naršymą ir suteikia struktūrizuotą apžvalgą jūsų dokumentui.