Modern eğilimler ve teknolojik gelişmeler, alışkın olduğumuz birçok şeyi giderek değiştiriyor. Bu değişikliklerden biri, E-Posta ile başvuru gönderilmesidir ki bu artık iş arama ve istihdam sürecinde önemli bir adım haline gelmiştir. Şirketler, başvuruları posta yoluyla geri gönderme adımından kaçındığı için e-posta aracılığıyla başvurmayı tercih etmektedirler.

E-Posta yoluyla başvuru gönderilirken dikkat edilmesi gereken birkaç şey vardır. Başvurunun doğru biçimlendirilmesi ve gönderilmesi, işverenin senden ilk izlenimini büyük ölçüde etkileyebilir. Başvuru belgelerin içeren elektronik postadaki her detay önemlidir, konu satırından doğru ek dosyalara kadar.

E-Posta ile başvuruyu mümkün olduğunca doğru bir şekilde yapmanın neden önemli olduğu

E-Posta ile başvurunun doğru bir şekilde iletilmesi, başarılı bir iş aramanın başlangıcıdır. Birincisi, bu sayede detaylara dikkat ettiğini ve talimatları baştan sona takip edebildiğini kanıtlamış olursun. İşi dikkatle yapan ve gereksinimlere hassasiyetle yanıt verebilen başvuranlar işverenler tarafından takdir edilir. İkincisi, iyi yazılmış bir ön yazı, iş aramanı ciddi ve profesyonel bir şekilde ele aldığını gösterir. İşverene, pozisyona gerçekten ilgi duyduğunu ve başvurunu hazırlamak için zaman ve çaba harcamaya hazır olduğunu işaret eder.

İşverenin ilk izlenimi, e-postayı açar açmaz oluşur. Konu satırı, selamlaşma, içerik ve imza, işverenin özgeçmişini ve ön yazını okumadan önce senden bir izlenim oluşturur. Kötü bir şekilde tasarlanmış veya dikkatsizce yazılmış bir e-posta, kalifikasyon ve deneyimlerinin pozisyon gereksinimlerine uygun olmasına rağmen olumsuz bir izlenime yol açabilir. Bu nedenle, bir işverenle etkileşimin başarılı bir şekilde başlatılması için başvurunun doğru bir şekilde iletilmesi, potansiyel bir işverenle etkileşime geçmenin anahtarıdır. Doğru yaptığın yolun nasıl olduğunu aşağıda açıklayacağım.

E-Posta ile başvurunun yapısı

1. E-Posta Alıcısı
2. Gizli Kopya
3. E-Posta Konusu
4. Ön Yazı Metni
5. Ek Dosyalar

Önemli!

• PDF: Belgeler için tercih edilen formattır. PDF'ler formatlarını korur ve tüm cihazlarda açılabilirler.
• DOC/DOCX: Henüz kabul edilebilir, ancak format sorunlarını önlemek için PDF tercih edilir.
• Boyut Kısıtlamaları: Tüm eklerin toplam boyutu 5-10 MB'yi geçmemelidir. Bazı şirketler kendi sınırlamalarını belirleyebilir, bunlar genellikle ilan metninde belirtilir. Sadece 10 MB'den büyük e-postaların birçoğunun teslim edilmediğini unutma.

Tavsiyemiz, PDF formatını kullanmanızdır; çünkü hem herkesin Microsoft Word kullanmadığı hem de stil sorunlarının olabileceği unutulmamalı. Örneğin Word belgenizde alıcı tarafından yüklenmeyen yazı tipleri kullandıysanız, bu yazı tipleri belgede değiştirilecektir. Bu, PDF belgede olmaz. Eşit bir düzen, PDF belgede her cihazda ve sistemde sağlanır.

E-Posta ile başvuruyu hazırlamak

E-Posta ile başvuruyu hazırlamak, işverenlerin gereksinimlerine dikkatle ve sürecin titizlikle ele alınması gereken bir süreçtir. Belgeleri göndermeden önce işverenin tüm gereksinimlerine hakim olduğunuzdan emin olmalısınız. Bu gereksinimler, dosya formatları, dosya adları ve içerikleri gibi hususları içerebilir. İşte kademe kademe uyulması gereken özel talimatları iş ilanında belirtilmişseniz bunlara uyma gerekliliği vardır. Bu gereksinimleri karşıladığınızda, sorumluluk sahibi olduğunuzu ve direktifleri takip edebileceğinizi gösterirsiniz. Belgeleri doğru hazırlamanız, başvurunuzun içeriğinin yanı sıra formatını da işverenin değerlendireceğini artırır.

İşveren gereksinimlerinin kontrolü

Bu adım son derece önemlidir, çünkü tüm gereksinimlerin doğru bir şekilde yerine getirilmesi, sorumluluk sahibi ve dikkatli olduğunuzu gösterir. Bu kontrol aşağıdaki adımları içerir:

İş Başvurunuz İçin E-posta Metinleri - Dört Örnek Size

Öneri 1 - Profesyonel ve Doğal:

Konu: [Pozisyon Adı] Başvurusu - [Adınız]

Sayın [Adı Soyadı],

Bu e-posta ekinde, firmanızdaki [Pozisyon Adı] pozisyonu için başvurum dosyalarımı gönderiyorum. İlanınızı büyük bir ilgiyle okudum ve niteliklerim ve deneyimlerimin bu pozisyonun gereksinimlerine mükemmel uyum sağladığına inanıyorum.

Ekli belgelerde kapak mektubum, özgeçmişim ve belgelerim bulunmaktadır. Sizi tanıtmak için birebir görüşme fırsatını sabırsızlıkla bekliyorum ve rica ederim

Saygılarımla

[Adınız]

Öneri 2 - Profesyonel ve Klasik:

Konu: [Pozisyon Adı] Pozisyonuna Başvuru - [Adınız]

Sayın [Adı Soyadı],

Bu e-posta ile tarafınızdan ilan edilen [Pozisyon Adı] pozisyonuna başvuruyorum. Ek dosyada, kapak mektubu, özgeçmiş ve ilgili belgelerim bulunmaktadır.

Firmanızda çalışma isteğim çok yüksek ve size bizzat tanıtım fırsatı bulabileceğimiz günü sabırsızlıkla bekliyorum. Sorularınız için her zaman yanınızda olacağım.

Saygılarımla

[Adınız]

Öneri 3 - Yaratıcı ve Zeki

Konu: Yeni [Pozisyon Adı] Sizi Bekliyor!

Merhaba [Adı Soyadı],

Ben [Adınız] ve ilanınız beni hemen heyecanlandırdı! Tutkulu bir [Pozisyon Adı] olarak, aradığınız niteliklere sahibim. Umarım başvurum size ilanınızın bana yaptığı etki kadar etkileyici gelir.

Sizle birlikte çalışmaya şimdiden can atıyorum, neden benim bu pozisyonda mükemmel bir aday olduğumu bizzat size göstermek için.

Saygılarımla

[Adınız]

Öneri 4 - Yaratıcı ve Cesur

Konu: [Pozisyon Adı] Başvurusu - Mükemmel Aday Hazır!

Sayın [Adı Soyadı],

Tutku yeteneğe karşı gelirse, ne mi olur? Benim işte kariyerinizde! Size mükemmel bir aday olduğumu düşündüğüm için büyük bir heyecanla keşfettiğim [Pozisyon Adı] pozisyonu için dosyalarımı size gönderiyorum.

Kendimi ekibinizdeki yeteneklerimi ve fikirlerimi sunmaya sabırsızlanıyorum ve umarım yakın zamanda sizinle tanışabilirim.

En iyi dileklerle

[Adın]

Metni kişiliğine ve şirket kültürüne uygun şekilde düzenlemeye dikkat et.

Başvurunun gönderileceği e-posta adresi

Başvurunu göndermek için kullandığın e-posta adresinin adı çok önemlidir ve işverenin ilk izlenimini etkileyebilir. Profesyonel, basit ve genel kabul gören iş iletişimi standartlarına uygun olmalıdır. Bunları göz önünde bulundur:

Profesyonellik

En iyisi, adını ve soyadını kullanmandır. Örneğin: "alex.schmitt@example.com" veya "anna.komarrmann@example.com". Bu adres profesyonel görünür ve işverenin seni kolayca tanımasını sağlar.

Kaçın, e-posta başlığında gayri resmi veya çok yaratıcı unsurları kullanmaktan. Örneğin, "cooldude@example.com" veya "princess_123@example.com" gibi adresler profesyonellikten uzak görünür ve olumsuz bir izlenim bırakabilir.

Sadelik ve Okunabilirlik

E-posta adın mümkün olduğunca basit ve akılda kalıcı olmalıdır.

Tam adını veya açık bir kısaltmayı kullan.

Örneğin: "a.schmitt@example.com" veya "a.komarrmann@example.com".

Adresi daha okunabilir hale getirmek için nokta ve tire gibi işaretler kullan.

Örneğin: "alex.schmitt@example.com", "alexschmitt@example.com" 'dan daha iyi görünür.

Gereksiz İşaretlerden Kaçının

Mümkün olduğunca rakamlar veya özel karakterlerden kaçının. Adresin okunmasını ve hatırlanmasını zorlaştırabilir veya yanlış yorumlara yol açabilirler.

Örneğin, "anna.komarrmann1991@example.com" "anna.komarrmann@example.com" 'dan kötü görünür.

Almanya'da "anna.komarrmann88@example.com" 88 nedeniyle sorun yaratabilir. Doğum tarihine işaret edebileceği gibi aynı zamanda bir faşist referansı olarak yorumlanabilir (H = 8 ... Alfabenin sekizinci harfi. 88, Almanya'da "H..L H....r" için yaygın bir terimdir nasi sahnesi).

Profesyonel Alanlar Kullanın

Gmail.com, outlook.com veya yahoo.com gibi tanınmış ve profesyonel alanlar kullan. Bu, e-posta adresine ek inanılırlık kazandırır. Örneğin: "a.schmitt@gmail.com".

Şüpheli veya profesyonel olmayan görünebilecek alanlardan kaçının. Örneğin,"anna.komarrmann@coolmail.com" daha ciddi görünmeyebilir.

Doğru e-posta adını seçmek, profesyonel iletişimin bir parçasıdır. Profesyonel, basit ve okunabilir bir e-posta adresi, işveren üzerinde olumlu bir izlenim yaratmaya ve başarı şanslarını artırmaya yardımcı olur.

E-posta ile başvuru yaparken dikkat etmeniz gereken diğer hususlar

E-posta üzerinden başvuruyu gönderirken gerekli tüm belgeleri hazırlayın - CV'nizi, motivasyon yazınızı ve referanslar gibi ek belgeleri. Tüm belgelerin PDF formatında kaydedilmesi gerekmektedir, böylece doğru biçimlendirildikleri ve sizin oluşturduğunuz gibi incelenebildiklerinden emin olun. Bu şekilde belgelerin işverenin farklı cihazlarında doğru şekilde açılmasını sağlayabilirsiniz.

Dosyaları Doğru Bir Şekilde Eklemek

1. E-postaya dosyalar ekleme: E-posta programınızı açın ve yeni bir e-posta oluşturun. Dosya ekle düğmesine tıklayın veya e-posta programınızda ilgili simgeye tıklayın. Bilgisayarınızdan PDF dosyalarını seçin ve e-postanıza ekleyin.
2. Eklentileri kontrol etme: Dosyaları ekledikten sonra gerekli tüm belgelerin bulunduğundan emin olun. Ekstra veya ilgisiz dosyalar olmadığından emin olun.

Göndermeden Önce E-postayı Kontrol Etme

1. E-postanın son kontrolü: E-postayı yazım ve dilbilgisi hataları açısından kontrol et. İşverenin e-posta adresi, konu başlığı ve e-posta metni gibi tüm verilerin doğru olduğundan ve e-postanın profesyonel göründüğünden emin ol.
2. Test gönderimi: Başvurunu işverene göndermeden önce kendine bir test e-postası gönder. Bu şekilde belgelerin ve e-posta metninin alıcıda nasıl görüneceğini kontrol edebilirsin. Dosyaların doğru bir şekilde açıldığından ve her şeyin doğru bir şekilde görüntülendiğinden emin ol.
3. Arkadaşlarından görüş iste: E-postayı arkadaşlara veya meslektaşlara gönder ve onlardan işverenin bakış açısından değerlendirmelerini iste. Yorumları ve izlenimleri, belki gözden kaçırdığın detayları fark etmene yardımcı olabilir.

İşverene Başvurunun Gönderilmesi

Mektubunu kontrol ettiğin ve arkadaşlardan veya meslektaşlardan geri bildirim aldığın zaman, mektubu gönül rahatlığıyla işverene gönderebilirsin. Alıcının e-posta adresi ve adı ile şirket adının doğru yazıldığından ve tüm belgelerin ekli olduğundan emin ol.

İşverene Bir Başvuru Gönderirken Sık Yapılan Hatalar

E-posta ile başvuru yaparken her detay önemlidir, çünkü en küçük hata bile işverenin ilk izlenimini ve başvurunun genel sonucunu etkileyebilir. Niteliklerinizin iş gereksinimleriyle mükemmel bir şekilde eşleşmesine rağmen, bir dikkatsizlik olumsuz bir sonuca yol açabilir.

İş başvurusu yaparken adayların yapabileceği en yaygın hatalar nelerdir?

Yanlış Dosya Biçimi

En yaygın hata, açılması zor veya hiç açılmayan formatlardaki belgelerin gönderilmesidir. Belgeler PDF formatında olmalıdır, çünkü bu format düzenlemeyi korur ve her cihazda kolayca açılır. İşverenin belirli dosya biçimlerini açmak için gerekli yazılıma sahip olmayabileceği olasılığı vardır, bu da belgelerinizin okunamaz olmasına neden olur. Dolayısıyla göndermeden önce tüm belgelerin PDF formatında kaydedildiğinden emin ol. Bunun için kendine bir test e-postası göndererek dosyaların doğru bir şekilde açıldığından emin ol. ZIP veya RAR formatındaki sıkıştırılmış dosyaları da gönderme. Şirketlerin güvenlik duvarları direkt olarak bu tür e-postaları engeller.

Yanlış Konu Başlığı

E-posta ile başvurunun konu başlığı oluştururken net ve bilgilendirici olmak önemlidir. İyi bir konu başlığı adınızı ve başvurduğunuz pozisyonu içermelidir. Var ise ilan referans numarası da belirtilmelidir. Bu, işverenin başvurunuzu tanımasını kolaylaştırır ve ilanı dikkatlice incelediğinizi gösterir.

İşverene genel veya belirsiz konu başlıklarından kaçının, örneğin "İlanınız Hakkında Soru". Bu tür konu başlıkları işverene net bilgiler vermez ve başvurunuzun gözden kaçmasına neden olabilir. Bunun yerine konu başlıkları her zaman spesifik ve ilgili olmalıdır, örneğin "Pazarlama Müdürü Olarak Başvuru - Max Mustermann" veya "İlanınıza Başvuru: Proje Yöneticisi (Referans Numarası 12345) - Lisa Schmidt".

Pozitif Örnekler:

1. Pazarlama Müdürü Olarak Başvuru - Max Mustermann
2. İşbaşı Eğitimi Olarak Yazılım Geliştirici Olarak Başvuru - Anna Müller
3. İlanınıza Başvuru: Proje Yöneticisi (Referans Numarası 12345) - Lisa Schmidt
4. Medyagrafikerlik Eğitim Yeri Olarak Başvuru - Jonas Becker
5. İnsan Kaynakları Alanında Staj İçin Başvuru - Laura Fischer

Negatif Örnekler:

1. Başvuru
2. İş
3. İlanınız Hakkında Soru
4. Max Mustermann'ın Özgeçmişi
5. Açık Pozisyona İlgili

E-posta Metnindeki Hatalar

Seçtiğin yöntemden bağımsız olarak, e-postalarındaki yazım ve dilbilgisi hataları, hatta iş ilanındaki, dikkatsizlik ve özensizlik izlenimi yaratır. İşverenin iş yeteneğine olan güvenini sarsar. E-postayı göndermeden önce, metnin düzenleme editöründeki otomatik yazım denetimi aracını kullan. Metni birkaç kez oku veya bir başka kişiden kontrol etmesini iste.

Eksik veya Yanlış Eklenmiş Belgeler

Bazı durumlarda belgelerin eklenmemesi veya yanlış eklenmesi olabilir. Bu nedenle, gerekli belgelerin eksik olması, başvurunuzun otomatik olarak reddedilmesine neden olabilir. Dosyaları ekledikten sonra, tüm gerekli belgelerin ekli olup olmadığını tekrar kontrol et. Kendine bir test e-postası göndererek tüm dosyaların doğru bir şekilde eklendiğinden ve doğru bir şekilde açıldığından emin ol.

Yanlış Alıcı E-Posta Adresi

Bir hata yapmak ve yanlış bir e-posta adresi girmek, bir e-postanın doğru alıcıya hiç ulaşmamasına neden olabilir. Bu durumda işverene ulaşamaz ve iş şansını kaybedersin. Alıcı alanını doldururken, göndermeden önce birkaç kez dikkatlice kontrol etmelisin. Hatanın önüne geçmek için en iyisi ilan metninden adresi kopyalamaktır.

Yanlış Hitap

Bir kontak kişisi bilmiyorsan, "Sayın Bayanlar ve Baylar" şeklinde yaz. Doğru kontak kişisini sormak optimaldir. Küçük şirketlerde genellikle CEO olur. Daha büyük şirketlerde insan kaynakları görevlileri vardır. Bir telefon görüşmesi yeterli olabilir ve hitap etmen gereken doğru kişiyi öğrenirsin. İsmin doğru yazıldığından emin ol. En iyisi bilgileri websiteden teyit ederken bir daha kontrol etmek.

Deneyimlediğimiz en kötü hitaplar, başvurularda "Merhaba," ile hiçbir alıcı belirtilmeden yapıldı.

İşe Alım İçin Resmi Olmayan Bir E-Posta Adresi Kullanma

Örneğin "candost123@ornek.com" gibi profesyonel olmayan bir e-posta adresi birçok işverende olumsuz bir izlenim bırakabilir. Bu, profesyonellik eksikliği ve ciddiyetsizlik belirtisi olarak algılanabilir. Ayrıca, bir spam mesajı olduğu düşüncesini uyandırabilir. Adınızla birlikte profesyonel bir e-posta adresi kullanmaya özen gösterin, örneğin "alex.schmitt@ornek.com".

Kapanış Formülünün Eksikliği

Bir e-posta metninde imza olmaması, e-postanın daha az resmi ve eksik gözükmesine neden olabilir. Ayrıca, işverende özensiz iletişim izlenimi bırakabilir. İş e-postası yazışmalarında her zaman bir nezaket imzası eklemeyi unutma, örneğin "Saygılarımla, [adınız]".