В сегодняшнем мире, где все происходит быстро, эффективность является ключом к успешному общению. Рассылки - это эффективный инструмент для отправки персонализированных сообщений множеству получателей. Ведь давайте будем честны, письмо имеет 100% открываемость, о чем электронные письма могут только мечтать.

Microsoft Word предлагает простую, но мощную функцию, позволяющую создавать рассылки всего за несколько секунд - эффективно и быстро. Независимо от того, хотите ли вы отправить приглашения, информационные бюллетени или информационные материалы, в этом руководстве мы покажем вам, как быстро и легко овладеть этим процессом.

Понимание назначения и использования рассылки.

Рассылка является мощным инструментом в мире общения, который позволяет создать одно письмо или документ и отправить его сразу нескольким получателям, при этом определенные части содержимого персонализируются для каждого получателя. Представьте, что вам нужно отправить приглашения на событие ста различным людям. Вместо того, чтобы писать каждое приглашение вручную, рассылка позволяет вам создать основу вашего сообщения и автоматически добавить специфическую информацию, такую как имя получателя, адрес и другие персонализированные детали.

Когда используется рассылка?

Рассылки полезны во многих сценариях, например:

• Маркетинг и реклама: компании используют рассылки для отправки персонализированных предложений и информации своей базе клиентов.
• Приглашения: Будь то для деловых мероприятий, свадеб или дней рождения, с помощью рассылок вы можете добавить персональное прикосновение, не занимаясь оформлением каждого приглашения индивидуально.
• Распространение информации: Организации и институты часто отправляют обновления или сообщения своим членам или заинтересованным лицам с помощью рассылок.
• Образование: Учителя и школы часто отправляют отчеты или информацию родителям своих учеников с помощью рассылок.

Использование рассылок не только экономит время и ресурсы, но также обеспечивает последовательное и безошибочное общение. В следующих разделах мы проведем вас через процесс создания рассылки в Word, чтобы вы могли использовать эту мощную функцию в своем следующем проекте.

Подготовка источника данных: Как импортировать данные получателей в Word или использовать существующий список

Прежде чем начать создание рассылки в Word, важно подготовить источник данных. Этот источник данных представляет собой список с информацией о ваших получателях, такой как имена, адреса и другие специфические детали, которые вы хотите персонализировать в письме. Вот шаги для эффективной подготовки вашего источника данных:

Выбор источника данных: Вы можете использовать различные типы источников данных, включая таблицы Excel, базы данных Access, или даже контакты Outlook. Самым распространенным и простым способом является использование таблицы Excel, в которой каждый столбец представляет различный тип информации (например, имя, фамилия, адрес и т. д.), а каждая строка представляет различных получателей.

Создание нового источника данных: Если у вас еще нет источника данных, вы можете создать новый в Word или Excel. В Excel это будет простая таблица с соответствующими заголовками столбцов. В Word вы можете создать новый список через функции рассылки и определить соответствующие поля. Для этого нажмите "Ввести новый список".

Импорт существующего источника данных: Если у вас уже есть источник данных, вы можете импортировать его в Word. Чтобы сделать это, перейдите в ассистент рассылки и выберите опцию использовать существующий список. Затем перейдите к вашему файлу и импортируйте его.

Проверка и очистка данных: Перед тем как продолжить с рассылкой, важно проверить данные и убедиться, что они верны и согласованы. Удалите дубликаты, исправьте опечатки и убедитесь, что данные находятся в правильных форматах. Для этого нажмите "Редактировать список получателей".

Связывание источника данных с вашим документом Word: Как только ваш источник данных подготовлен, вы можете связать его с вашим документом Word. В меню рассылки Word есть опция выбора источника данных. Как только связь установлена, вы можете разместить различные поля из вашего источника данных в вашем документе.

Основательная подготовка вашего источника данных гарантирует, что процесс создания вашей рассылки будет гладким, а конечный продукт будет максимально персонализированным и точным.

Пошаговая инструкция по созданию вашего письма-рассылки в Word

После того, как вы подготовили и связали источник данных с Word, можно приступить к процессу создания письма-рассылки. Вот простая пошаговая инструкция, которая покажет вам, как это сделать:

Шаг 1: Настройка документа письма-рассылки

• Откройте новый документ Word.
• Перейдите в раздел "Рассылки" в зависимости от версии Word, которую вы используете.
• Выберите "Начать слияние" и выберите тип документа, в данном случае - письмо.

Шаг 2: Выбор источника данных

• В разделе "Рассылки" выберите "Выбрать получателей".
• Выберите "Использовать существующий список" и перейдите к вашему источнику данных, если у вас уже есть один, или создайте новый список.

Шаг 3: Вставка полей слияния

• Установите курсор в документе на месте, где хотите вставить персонализированное поле (например, имя получателя).
• Щелкните "Вставить поле слияния" и выберите соответствующее поле из вашего источника данных (например, Имя).
• Повторите этот шаг для всех полей, которые хотите персонализировать (например, Фамилия, Адрес, и т. д.).
• Также можно вставить целый адресный блок:

Шаг 4: Просмотр и настройка

• Используйте функцию предварительного просмотра, чтобы посмотреть, как будут выглядеть письма для каждого получателя.
• Проверьте размещение и формат полей слияния и внесите изменения при необходимости.

Шаг 5: Завершение создания писем-рассылки

• Если все выглядит правильно, выберите "Завершить и объединить".
• Вы можете выбрать, желаете ли напечатать документы сразу, сохранить как отдельные документы или отправить по электронной почте.

Шаг 6: Сохранение и печать

• Сохраните документ вашего письма-рассылки, чтобы в дальнейшем его можно было использовать для рассылок.
• Выберите нужный вариант печати, чтобы создать ваши письма или отправьте их цифровым способом в зависимости от ваших потребностей.

Персонализация и отправка

Печатные письма-рассылки выделяются среди ежедневного потока цифрового общения, поскольку они предоставляют осязаемую, персонализированную ноту, которую трудно найти в заполненном почтовом ящике электронной почты. Они часто кажутся более ценными и продуманными, что заставляет получателей уделить им больше внимания и воспринимать более серьезно. В отличие от электронных писем, которые могут быть удалены одним кликом, физические письма оставляют более сильное и долговременное впечатление, так как они воспринимаются тактильно.

Физическое присутствие письма в реальном мире также может увеличить вероятность того, что его содержимое будет замечено, поскольку оно присутствует в непосредственной жизненной среде получателя. Кроме того, печатные письма-рассылки могут усилить чувство признания у получателя благодаря своему индивидуальному дизайну и персонализации, что дополнительно повышает готовность реагировать. Кстати, каждый месяц я получаю письмо от Hello Fresh с просьбой активировать свою подписку. И с приложенным купоном я гораздо склоннее подчиниться этой просьбе, чем если бы они попробовали это сделать по электронной почте. Почему Hello Fresh посылают почтой? Потому что я сейчас получаю так много электронных писем, что у меня нет времени даже заниматься рекламными электронными письмами. Как ни странно, с письмом все по-другому: здесь я вскрываю абсолютно каждое письмо :-)

Но я не хочу утаивать еще несколько советов. После того, как вы создали свое письмо-рассылку в Word, последний шаг - персонализировать его и подготовить к отправке. Персонализация означает не только вставку имен, но и может значительно улучшить реакцию ваших получателей. Вот несколько советов и шагов, чтобы эффективно персонализировать и отправить ваше письмо-рассылку:

Советы по персонализации:

• Содержательная релевантность: Убедитесь, что содержание вашего письма релевантно для получателя. Это можно достичь путем сегментации вашего источника данных по интересным группам или потребностям.
• Обращение: Используйте не только имя, но и другую персонализированную информацию, которая у вас есть о получателе, чтобы установить связь. Например: "Дорогие любители велосипедов" для группы, интересующейся велосипедами.
• Визуальные элементы: Вставляйте, по возможности, персонализированные изображения или графику, которая будет интересна получателю. Это можно осуществить с помощью продвинутых опций слияния или специализированного программного обеспечения.
• Предложение: Если предлагаете что-то, убедитесь, что это предложение соответствует получателю. Персонализированное предложение может значительно увеличить уровень ответов.

Подготовка к отправке:

• Проверка: Всегда проводите последнюю проверку, чтобы убедиться, что все персонализированные элементы корректны. Test печати на бумаге или цифровая проверка могут помочь в этом.
• Форматирование: Убедитесь, что формат рассылочного письма подходит для отправки. Это включает проверку размера, типа бумаги и качества печати.
• Почтовая обработка: Если вы физически отправляете письма, учтите аспекты, такие как сгибание, конвертирование и франкирование. Машины для почтовой обработки могут ускорить этот процесс.
• Бумага: Используйте высококачественную бумагу, потому что она придает изысканный вид и профессионализм, подчеркивая уважение к получателю и повышая вероятность положительной реакции.
• Цифровые опции: Если вы отправляете письма в электронном формате, убедитесь, что файлы совместимы и электронные системы получателей не перегружены.

Отслеживание:

• Обратная связь: Рассмотрите возможность включить метод сбора обратной связи или измерения уровня ответов, такой как специальная целевая страница или номер отслеживания.
• Оптимизация: Используйте собранные данные для оптимизации будущих рассылочных писем. То, что хорошо сработало, может быть сохранено, а то, что было менее успешным, может быть улучшено.

Следуя этим советам, вы можете убедиться, что ваше рассылочное письмо не просто сообщение, а эффективный метод коммуникации, который устанавливает личную связь с вашими получателями и достигает желаемого эффекта.