Modernit trendit ja teknologiset kehitykset muuttavat monia asioita, joihin olemme tottuneet. Yksi näistä muutoksista on työhakemuksen lähettäminen sähköpostitse, josta on tullut tärkeä vaihe työnhaun ja työllistymisen prosessissa. Yritykset suosivat jopa sähköpostilla tapahtuvaa hakemista, koska silloin vältytään tilanteelta, jossa hylkäyksestä johtuen olisi palautettava hakemusmappi postitse.

Kun haku lähetetään sähköpostitse, on muutamia asioita, jotka on otettava huomioon. Oikea muotoilu ja hakemuksen lähettäminen voivat merkittävästi vaikuttaa siihen ensivaikutelmaan, jonka työnantaja sinusta saa. Sähköpostissa, joka sisältää hakemusasiakirjasi, jokainen yksityiskohta on tärkeä, aina aihepiiristä oikeisiin liitteisiin.

Miksi on tärkeää lähettää työhakemus sähköpostitse mahdollisimman oikein?

Oikea tapa lähettää työhakemus sähköpostitse on onnistuneen työnhaun alku. Ensinnäkin osoitat kiinnittäväsi huomiota yksityiskohtiin ja pystyväsi noudattamaan ohjeita alusta asti. Työnantajat arvostavat hakijoita, jotka suorittavat tehtävät huolellisesti ja voivat reagoida tarkasti vaatimuksiin. Toiseksi hyvin kirjoitettu työhakemus osoittaa, että lähestyt työnhaun vakavasti ja ammattimaisesti. Se signaloi työnantajalle, että olet todella kiinnostunut paikasta ja valmis sijoittamaan aikaa ja vaivaa hakemuksesi valmisteluun.

Työnantajan ensivaikutelma syntyy heti, kun hän avaa sähköpostisi. Aihe, tervehdys, sisältö ja allekirjoitus antavat kuvan sinusta ennen kuin työnantaja lukee ansioluettelosi ja hakemuksesi. Epäasiallisesti muotoiltu tai huolimattomasti kirjoitettu sähköposti voi johtaa negatiiviseen vaikutelmaan, vaikka pätevyytesi ja kokemuksesi vastaisivatkin työpaikan vaatimuksia. Siksi työhakemuksen oikea lähetys sähköpostitse on avain menestyksekkääseen vuorovaikutukseen potentiaalisen työnantajan kanssa. Kuinka tehdä se oikein, kerron seuraavaksi.

Rakenne työhakemuksen lähettämiselle sähköpostitse

1. Sähköpostin vastaanottaja
2. Kopio piilotettuna
3. Sähköpostin aihe
4. Hakemuskirjeen teksti
5. Liitetyt tiedostot

Tärkeää!

• PDF: Suositeltu formaatti dokumenteille. PDF-tiedostot säilyttävät muotoilunsa ja ne voi avata kaikilla laitteilla.
• DOC/DOCX: Juuri ja juuri hyväksyttävä, mutta PDF on parempi välttääkseen muotoiluongelmia.
• Kokorajoitukset: Kaikkien liitteiden yhteiskoko ei saisi ylittää 5-10 Mt. Osa yrityksistä asettaa omat rajat, jotka voivat olla ilmoitettu työpaikkailmoituksessa. Muista, että monet postilaatikot eivät hyväksy yli 10 Mt:n liitetiedostoja.

Suosituksemme on käyttää PDF-formaattia, koska toisaalta kaikki eivät käytä Microsoft Wordia ja toisaalta muotoiluongelmia voi ilmetä. Jos käytät esimerkiksi kirjasimia Word-dokumentissasi, joita vastaanottajallasi ei ole asennettuna, ne korvataan dokumentissa. Tämä voi pilata muotoilun. PDF-tiedostossa näin ei tapahdu. Siinä on taattu sama ulkoasu kaikilla laitteilla ja järjestelmillä.

Valmistautuminen työhakemuksen lähettämiseen sähköpostitse

Bewerbung per E-Mail -hakemuksen valmistelu vaatii huolellisuutta ja perusteellista lähestymistapaa prosessiin. Ennen asiakirjojen lähettämistä varmista, että olet perehtynyt kaikkiin työnantajan vaatimuksiin. Tähän sisältyvät tiedostomuodot, tiedostojen nimet ja sisällöt. On tärkeää, että noudatat kaikkia työpaikkailmoituksessa annettuja erityisiä ohjeita. Kun täytät nämä vaatimukset, osoitat olevasi vastuuntuntoinen ja pystyväsi noudattamaan ohjeita. Lisäksi asiakirjojen oikea valmistelu lisää mahdollisuuksiasi onnistua, koska työnantaja arvioi hakemuksesi sisällön lisäksi myös muodon.

Työnantajan vaatimusten tarkistus

Tämä vaihe on äärimmäisen tärkeä, koska kaikkien vaatimusten oikea täyttäminen osoittaa vastuuntuntoisuutta ja huolellisuutta. Tähän tarkistukseen sisältyvät seuraavat vaiheet:

Sähköpostit tekstiä varten hakemukseesi - neljä mallia sinulle

Ehdotus 1 - ammattimainen ja luonnollinen:

Otsikko: Hakemus [Työnimike] - [Nimesi]

Arvoisa rouva/herra [Nimi],

Lähetän teille hakemukseni [Yrityksen] [Työnimike] -tehtävään. Olen kiinnostunut tehtävästänne ja uskon, että koulutukseni ja kokemukseni täyttävät tehtävän vaatimukset erinomaisesti.

Löydät liitteenä hakemuskirjeeni, ansioluetteloni ja todistukseni. Odotan innolla mahdollisuutta tavata teidät henkilökohtaisesti ja jään odottamaan yhteydenottoanne

Ystävällisin terveisin

[Nimesi]

Ehdotus 2 - ammattimainen ja klassinen:

Otsikko: Hakemus tehtävään [Työnimike] - [Nimesi]

Arvoisa rouva/herra [Nimi],

Tällä sähköpostilla haen työpaikkaa [Yrityksen] [Työnimike]. Liitteenä on täydellinen hakemus, johon kuuluvat hakemuskirje, ansioluettelo ja relevanteimmat todistukset.

Olen erittäin kiinnostunut työskentelemään yrityksessänne ja odotan innolla mahdollisuutta esitellä itseni teille henkilökohtaisesti. Olen aina valmis vastaamaan kysymyksiin.

Ystävällisin terveisin

[Nimesi]

Ehdotus 3 - luova ja älykäs

Otsikko: Uusi [Työnimike] odottaa sinua!

Hei rouva/herra [Nimi],

Olen [Nimesi] ja työpaikkailmoituksenne on innoittanut minut välittömästi! Innokkaana [Työnimike] tuo ne taidot, joita haette. Liitteenä ovat hakemusasiakirjani, jotka toivottavasti vakuuttavat teidät yhtä paljon kuin ilmoituksenne vakuutti minut.

Odotan jo innolla tilaisuutta näyttää teille henkilökohtaisesti, miksi olen täydellinen valinta tähän tehtävään.

Lämpimin terveisin

[Nimesi]

Ehdotus 4 - luova ja rohkea

Otsikko: Hakemus tehtävään [Työnimike] - Täydellinen ehdokas on valmiina!

Arvoisa rouva/herra [Nimi],

Mitä syntyy, kun intohimo ja osaaminen kohtaavat? Hakemukseni yritykseenne! Lähetän teille liitteenä hakemukseni avoimeen [Työnimike]-tehtävään, jonka löysin innostuneena urasivuiltanne.

Odotan innolla taitojeni ja ideoideni tuomista tiimiinne ja toivon, että saamme lähitulevaisuudessa tutustua toisiimme.

Parhain terveisin

[Sinun nimesi]

Varmista, että muokkaat tekstiä persoonallisuutesi ja yrityskulttuurin mukaisesti.

Sähköpostiosoite, johon hakemus lähetetään

Sähköpostiosoitteen nimi, jota käytät lähettäessäsi hakemustasi, on erittäin tärkeä ja voi vaikuttaa työnantajan ensivaikutelmaan. Sen tulisi olla ammattimainen, yksinkertainen ja sopusoinnussa yleisesti hyväksyttyjen liike-elämän viestintästandardien kanssa. Muista seuraavat seikat:

Ammattimaisuus

Parhaiten se on, kun käytät etu- ja sukunimeäsi. Esimerkiksi: „alex.schmitt@example.com“ tai „anna.komarrmann@example.com“. Tämä osoite näyttää ammattimaiselta ja auttaa työnantajaa tunnistamaan sinut helposti.

Vältä käyttämästä epävirallisia tai liian luovia elementtejä sähköpostin otsikossa. Esimerkiksi osoitteet kuten "cooldude@example.com" tai "princess_123@example.com" näyttävät epäammattimaisilta ja voivat jättää negatiivisen vaikutelman.

Yksinkertaisuus ja luettavuus

Sähköpostiosoitteesi tulisi olla niin yksinkertainen ja helposti muistettava kuin mahdollista.

Käytä koko nimeäsi tai selkeää lyhennettä.

Esimerkiksi: „a.schmitt@example.com“ tai „a.komarrmann@example.com“.

Käytä välimerkkejä, kuten pisteitä ja viivoja, jotta osoite olisi helpommin luettavissa.

Esimerkiksi: „alex.schmitt@example.com“ näyttää paremmalta kuin „alexschmitt@example.com“.

Tarpeettomien merkkien välttäminen

Vältä numeroita tai erikoismerkkejä aina kun mahdollista. Ne voivat tehdä osoitteen lukemisen ja muistamisen vaikeammaksi tai johtaa virheellisiin tulkintoihin.

Esimerkiksi „anna.komarrmann1991@example.com“ näyttää huonommalta kuin „anna.komarrmann@example.com“.

Saksassa „anna.komarrmann88@example.com“ voi olla ongelmallinen, koska 88 voi viitata syntymäpäivään, mutta sitä voidaan myös tulkita lyhenteenä äärioikeistolaisesta taustasta (H = 8 ... kahdeksas kirjain aakkosissa. 88 on Saksassa natsipiireissä yleisesti käytetty lyhenne "H..L H....r").

Ammattimaiset verkkotunnukset

Käytä tunnettuja ja ammattimaisia verkkotunnuksia, kuten „gmail.com“, „outlook.com“ tai „yahoo.com“. Tämä antaa sähköpostiosoitteelle lisää uskottavuutta. Esimerkiksi: „a.schmitt@gmail.com“.

Vältä käyttämästä verkkotunnuksia, jotka voivat vaikuttaa epäilyttäviltä tai epäammattimaisilta. Esimerkiksi „anna.komarrmann@coolmail.com“ voi vaikuttaa vähemmän vakavasti otettavalta.

Oikean sähköpostinimen valinta hakemustasi varten on osa ammattimaista viestintää. Ammattimainen, yksinkertainen ja luettava sähköpostiosoite auttaa luomaan positiivisen vaikutelman työnantajaan ja lisää mahdollisuuksiasi menestyä.

Mitä sinun on otettava huomioon, kun lähetät työhakemuksen sähköpostitse

Valmistaudu lähettämään sähköpostilla hakemukseesi tarvittavat asiakirjat - ansioluettelosi, motivaatiokirjeesi ja mahdolliset lisädokumentit, kuten todistukset ja suosituskirjeet. Kaikki dokumentit tulisi tallentaa PDF-muotoon varmistaaksesi, että ne säilyttävät oikean muotoilun ja näkyvät samanlaisina kuin olet luonut ne. Näin varmistat, että työnantajan eri laitteilla asiakirjat avautuvat oikein.

Miten liitteet liitetään asianmukaisesti

1. Liitä tiedostot sähköpostiin: Avaa sähköpostiohjelma ja kirjoita uusi viesti. Napsauta "Liitä tiedosto" -painiketta tai vastaavaa symbolia sähköpostiohjelmassasi. Valitse tietokoneeltasi PDF-tiedostot ja liitä ne sähköpostiisi.
2. Tarkista liitteet: Kun olet liittänyt tiedostot, tarkista vielä kerran, että kaikki tarvittavat asiakirjat ovat mukana. Varmista, ettei ylimääräisiä tai tarpeettomia tiedostoja ole.

Tarkistus ennen sähköpostin lähettämistä

1. Sähköpostin lopullinen tarkistus: Tarkista sähköposti kirjoitus- ja kielioppivirheiden varalta. Varmista, että kaikki tiedot (työnantajan sähköpostiosoite, aihekenttä, sähköpostin teksti) ovat oikein ja että sähköposti näyttää ammattimaiselta.
2. Testilähetys: Ennen kuin lähetät hakemuksesi työnantajalle, lähetä testisähköposti itsellesi. Näin voit varmistaa, miltä asiakirjat ja sähköpostin teksti näyttävät vastaanottajalle. Varmista, että tiedostot avautuvat oikein ja että kaikki näkyy asianmukaisesti.
3. Kysy ystäviesi mielipidettä: Lähetä sähköposti ystävillesi tai kollegoillesi ja pyydä heitä tarkastelemaan sitä työnantajan näkökulmasta. Heidän kommenttinsa ja vaikutelmansa voivat auttaa sinua huomaamaan yksityiskohtia, joita saatat olla jäänyt huomaamatta.

Hakemuksen lähettäminen työnantajalle

Kun olet tarkistanut kirjoituksesi ja saanut palautetta ystäviltä tai kollegoilta, voit rohkeasti lähettää sen työnantajalle. Varmista, että vastaanottajan sähköpostiosoite ja nimi sekä yrityksen nimi ovat oikein kirjoitettu ja että kaikki asiakirjat ovat liitteenä.

Yleiset virheet hakemuksen lähettämisessä työnantajalle

Jokainen yksityiskohta on tärkeä, kun lähetät työnhakua sähköpostitse, sillä pienikin virhe voi vaikuttaa työnantajan ensivaikutelmaan ja koko hakemuksesi lopputulokseen. Vaikka pätevyytesi olisivat täydellisesti työvaatimusten mukaisia, huolimattomuus voi johtaa negatiiviseen tulokseen.

Mitä ovat sitten yleisimmät virheet, jotka työnhakijat tekevät lähettäessään hakemusta sähköpostitse.

Väärä tiedostomuoto

Yleisin virhe on lähettää asiakirjoja muodoissa, jotka ovat vaikeita tai mahdottomia avata. Asiakirjojen tulisi olla PDF-muodossa, koska tämä muoto säilyttää muotoilun ja on helppo avata millä tahansa laitteella. Työnantajalla saattaa olla puutteelliset ohjelmistotietämykset, mikä estää tiettyjen tiedostomuotojen avaamisen, mikä voi johtaa siihen, että asiakirjasi ovat lukukelvottomia. Varmista siis ennen lähettämistä, että kaikki asiakirjat on tallennettu PDF-muodossa. Lähetä testisähköposti itsellesi varmistaaksesi, että tiedostot avautuvat oikein. Älä lähetä myöskään pakattuja tiedostoja ZIP- tai RAR-muodossa. Yritysten palomuurit estävät suoraan tällaiset sähköpostit.

Väärä aihe

Laatimasi sähköpostin aiheen on oltava tarkka ja informatiivinen. Hyvä aihe sisältää nimesi ja tarkan tehtävän, johon haet. Jos mahdollista, myös työpaikkailmoituksen viitenumero tulisi ilmoittaa. Tämä helpottaa työnantajaa tunnistamaan hakemuksesi ja osoittaa, että olet tutustunut tarkasti työpaikkailmoitukseen.

Vältä yleisiä tai epäselviä aiheita kuten "Kysymys työpaikkailmoituksestanne". Nämä eivät anna työnantajalle konkreettista tietoa ja voivat johtaa siihen, että hakemuksesi huomioidaan. Sen sijaan aiheiden tulisi aina olla tarkkoja ja relevantteja, kuten esimerkiksi "Hakemus markkinointipäälliköksi – Matti Mallikas" tai "Hakemus työpaikkailmoitukseenne: Projektipäällikkö (viitenumero 12345) – Liisa Virtanen".

Positiivisia esimerkkejä:

1. Hakemus markkinointipäälliköksi – Matti Mallikas
2. Itse aloitettu hakemus ohjelmistokehittäjäksi – Anna Meikäläinen
3. Hakemus työpaikkailmoitukseenne: Projektipäällikkö (viitenumero 12345) – Liisa Virtanen
4. Hakemus harjoittelupaikkaan mediagraafikoksi – Joonas Puuseppä
5. Hakemus työharjoitteluun henkilöstöhallinnon alalla – Laura Kalanen

Negatiivisia esimerkkejä:

1. Hakemus
2. Työ
3. Kysymys työpaikkailmoituksestanne
4. Matti Mallikkaan ansioluettelo
5. Kiinnostunut avoimesta paikasta

Virheitä sähköpostin tekstissä

Muista, että riippumatta valitsemastasi menetelmästä kirjoitusvirheet ja kielioppiasiat sähköposteissasi, myös työpaikkailmoituksessasi, antavat huolimattoman ja piittaamattoman vaikutelman. Ne alentavat työnantajan luottamusta ammatilliseen pätevyyteesi. Ennen sähköpostin lähettämistä käytä automaattista oikolukua tekstieditorissasi. Lue teksti useita kertoja läpi tai pyydä toista henkilöä tarkistamaan se.

Puuttuvat tai virheellisesti liitetyt asiakirjat

Toisinaan voi tapahtua, että asiakirjoja ei ole liitetty tai ne on liitetty väärin. Näin ollen tarvittavien liitteiden puuttuminen voi johtaa automaattiseen hakemuksesi hylkäämiseen. Kun olet liittänyt tiedostot, tarkista vielä kerran, että kaikki tarvittavat asiakirjat ovat mukana. Lähetä testisähköposti itsellesi varmistaaksesi, että kaikki tiedostot on liitetty oikein ja että ne avautuvat oikein.

Väärä vastaanottajan sähköpostiosoite

Pieni virhe, kuten väärän sähköpostiosoitteen kirjoittaminen, voi johtaa siihen, että sähköposti ei tavoita oikeaa vastaanottajaa. Tämä tarkoittaa sitä, että se ei tavoita työnantajaa ja menetät mahdollisuutesi työpaikkaan. Kun täytät vastaanottokenttää, sinun tulisi tarkistaa se huolellisesti useita kertoja ennen lähettämistä. Parasta on kopioida osoite työpaikkailmoituksesta, jotta virheiltä vältytään.

Väärä tervehdys

Mikäli et tiedä kenelle kirjoittaa, aloita tervehdys muodolla "Hyvät naiset ja herrat". On parasta selvittää oikea yhteyshenkilö. Pienemmissä yrityksissä se voi olla usein toimitusjohtaja. Suuremmissa yrityksissä on henkilöstövastaavia. Puhelinsoitto riittää ja saat selville oikean henkilön, jolle kirjoittaa. Varmista, että kirjoitat nimen oikein. On parasta tarkistaa se tietojen avulla yrityksen verkkosivustolta.

Muuten, pahimmat tervehdykset, joita olemme kokeneet omassa yrityksessämme hakemuksissa, olivat "Hei," ilman osoitettua yhteyshenkilöä.

Käytä epävirallista sähköpostiosoitetta

Epäammattimainen sähköpostiosoite, kuten esim. ”kaveripoika123@example.com”, voi jättää monille työnantajille negatiivisen vaikutelman. Sitä voi pitää epäammattimaisuuden ja vakavuuden puutteen merkkinä. Lisäksi se voi herättää ajatuksen, että kyseessä on roskapostiviesti. Varmista, että käytät ammatillista sähköpostiosoitetta, kuten esim. ”alex.schmitt@example.com”.

Lopputervehdyksen puuttuminen

Sähköpostiviestin tekstikentästä puuttuva allekirjoitus voi tehdä sähköpostista vähemmän virallisen ja keskeneräisen vaikutelman. Lisäksi tällainen vähäpätöiseltä vaikuttava yksityiskohta voi antaa työnantajalle huolimattoman viestinnän vaikutelman. Liitä liikekirjeenvaihtoon aina kohtelias allekirjoitus sähköpostin loppuun, esim. "Ystävällisin terveisin, [nimesi]".