Artikkelissamme keskitymme ammattimaisen dokumentoinnin olennaiseen osaan: sisällysluetteloon. Hyvin järjestetty sisällysluettelo Wordissä ei ole vain jokaisen asiakirjan näyteikkuna, vaan se myös helpottaa navigointia ja merkittävästi parantaa luettavuutta. Olipa kyse sitten tieteellisistä töistä, liiketoimintakertomuksista tai henkilökohtaisista projekteista, kyky luoda tehokkaasti sisällysluettelo on välttämätön taito.

Tässä artikkelissa esittelemme kaksi pääasiallista tapaa luoda sisällysluetteloita Microsoft Wordissä: manuaalisesti ja automaattisesti. Kullakin menetelmällä on omat etunsa ja käyttötilanteensa, riippuen asiakirjasi tiettyistä vaatimuksista ja omista mieltymyksistäsi.

Manuaaliset sisällysluettelot antavat sinulle täyden hallinnan luettelosi ulkoasusta ja sisällöstä. Tämä lähestymistapa on ihanteellinen, jos asiakirjassasi on ainutlaatuinen rakenne tai tarvitset erityisiä muotoiluja, jotka eivät kuulu Wordin vakiovaihtoehtoihin.

Automaattiset sisällysluettelot puolestaan käyttävät Wordin sisäänrakennettuja toimintoja tunnistaakseen otsikot ja alaotsikot ja luodakseen sen perusteella sisällysluettelon. Tämä menetelmä säästää aikaa ja on erityisen hyödyllinen, kun työskentelet laajojen asiakirjojen parissa, koska muutokset dokumentin rakenteessa päivittyvät automaattisesti sisällysluetteloon.

Kattavan käsittelyn mahdollistamiseksi tarjoamme sekä kirjallisen oppaan että havainnollisen video-ohjeen. Tavoitteenamme on varustaa sinut tarvittavilla työkaluilla, jotta voit luoda sisällysluettelon haluamallasi tavalla riippumatta siitä, oletko aloittelija vai kokenut Wordin käyttäjä. Olitpa sitten aloittelija tai kokenut Wordin käyttäjä, artikkelimme auttaa sinua viemään asiakirjasi seuraavalle tasolle.

Luo manuaalinen sisällysluettelo Wordissä

Manuaalinen sisällysluettelo dokumentissa on käyttäjän itse laatima yleiskuva rakenteesta ja sisällöstä. Toisin kuin automaattinen sisällysluettelo, jonka Word luo tunnistamalla ja tiivistämällä otsikot ja alaotsikot, manuaalinen sisällysluettelo luodaan täysin käyttäjän toimesta. Tämä tarkoittaa, että käyttäjä syöttää ja muotoilee luvut tai osiot sekä niihin liittyvät sivunumerot käsin. Tämä mahdollistaa täyden räätälöinnin sekä ulkoasun että sisällön suhteen, mutta vaatii enemmän vaivaa, koska muutokset dokumentissa eivät päivity automaattisesti sisällysluetteloon. Manuaaliset sisällysluettelot ovat erityisen hyödyllisiä asiakirjoissa, joissa vaaditaan tiettyä tai epäsovinnaisia rakenteita, joita automaattiset sisällysluettelot eivät pysty oikein tallentamaan. Useimmissa tapauksissa kuitenkin automaattisia sisällysluetteloja käytetään helppouden vuoksi.

Olemme laatineet sinulle videon manuaalisen sisällysluettelon luomisesta täällä (Aloittelijan Word-kurssin perusteet Aasta Ö:hön):

Tekstiopas manuaaliseen sisällysluetteloon

Vaihe 1: Dokumentin valmistelu

• Jaota teksti: Ennen kuin aloitat sisällysluettelon, jaottele tekstisi. Käytä otsikoita ja alaotsikoita määrittääksesi asiakirjasi rakenteen.
• Muotoile otsikot: Korosta otsikot ja käytä otsikkomalleja "Otsikko 1", "Otsikko 2" jne. Tämä auttaa Wordia tunnistamaan asiakirjasi rakenteen.

Vaihe 2: Sisällysluettelon sijainnin valitseminen

• Etusivu: Päätä, missä haluat sisällysluettelon näkyvän. Useimmiten se sijoittuu asiakirjan alkuun.
• Uusi sivu: Lisää tarvittaessa uusi sivu painamalla haluamallasi kohdalla Ctrl + Enter.

Vaihe 3: Manuaalisen sisällysluettelon lisääminen

• Mene välilehdelle Viittaukset.
• Klikkaa Sisällysluettelo -osiossa alasvetovalikkoa ja valitse Manuaalinen sisällysluettelo.

Vaihe 4: Lisää merkinnät manuaalisesti

• Kun olet lisännyt manuaalisen sisällysluettelon, on aika lisätä merkinnät manuaalisesti.
• Syötä teksti: Kirjoita luvut tai osioidesi otsikot niin kuin ne näkyvät asiakirjassa.
• Määritä sivunumerot: Lisää kunkin otsikon viereen vastaava sivunumero.
• Muotoilu: Käytä tabulaattoreita tai tabulaattorinäppäintä oikealle suuntautuvien sivunumeroiden sijoittamiseen ja lisää halutessasi ohjelinja.

Vaihe 5: Päivitä ja tarkista

• Vaikka sisällysluettelosi on manuaalinen, sinun tulisi säännöllisesti tarkistaa ja päivittää sitä, erityisesti jos teet muutoksia asiakirjaan, jotka voisivat vaikuttaa sivumääriin.
• Jotta voit päivittää sisällysluettelon, sinun on päivitettävä merkinnät ja sivunumerot manuaalisesti, koska se ei tapahdu automaattisesti.

Vinkkejä:

• Säilytä konsistenssi: Varmista, että sisällysluettelon muotoilu on konsistentti, jotta säilytät ammattimaisen ilmeen.
• Käytä hyperlinkkejä: Digitaalisia asiakirjoja varten voit lisätä hyperlinkkejä tekstissä oleviin otsikoihin helpottaaksesi navigointia. Tämä on kuitenkin tehtävä manuaalisesti jokaiseen kohtaan.

Näiden askelten avulla voit luoda manuaalisen sisällysluettelon Wordissa, joka on täysin räätälöity asiakirjaasi. Tämä prosessi antaa sinulle täyden hallinnan sisällysluettelon ulkonäöstä ja rakenteesta. On järkevää tallentaa sisällysluettelo, jotta se on aina käytettävissä yhdessä muiden ammattimaisten Word-pohjien kanssa.

Automaattisen sisällysluettelon luominen Wordissa

Microsoft Wordin automaattinen sisällysluettelo on ominaisuus, joka mahdollistaa luettelon luomisen ja päivittämisen automaattisesti asiakirjassa käytettyjen otsikkomuotoilujen perusteella. Word tunnistaa käyttäjän asettamat otsikkotasot (kuten Otsikko 1, Otsikko 2 jne.) ja luo niistä rakenteellisen sisällysluettelon, joka sisältää kohtien otsikot ja sivunumerot. Tätä luetteloa voidaan päivittää milloin tahansa, jotta se heijastaa asiakirjan muutoksia, kuten tekstin lisäämistä tai poistamista, osien siirtämistä tai sivunumeroiden muuttamista. Automaattinen sisällysluettelo helpottaa huomattavasti asiakirjan luomista, parantaa navigointia asiakirjassa ja antaa sille ammattimaisen ilmeen.

Ohjevideo automaattisen sisällysluettelon luomisesta löytyy täältä (se on osa Word-kurssia aloittelijoille: Perusteet A:sta Ö:hön):

Ohjeet automaattisen sisällysluettelon tekemiseen

Vaihe 1: Otsikoiden muotoilu

Ennen automaattisen sisällysluettelon luomista varmista, että kaikki asiakirjan otsikot on muotoiltu oikein Wordin sisäänrakennetuilla muotoiluilla. Word käyttää näitä muotoiluja tunnistaakseen, mitkä tekstiosat tulisi sisällyttää sisällysluetteloon.

• Korosta luvutusotsikot ja käytä muotoilua "Otsikko 1".
• Alaotsikoille käytä "Otsikko 2", "Otsikko 3" jne.
• Nämä muotoilut löytyvät Aloitus-välilehden alapuolelta kohtaa "Muotoilut".

Vaihe 2: Sisällysluettelon lisääminen

Kun otsikot ovat muotoiltu, voit lisätä sisällysluettelon:

• Aseta kohdistin kohtaan, johon haluat sisällysluettelon sijoittuvan, mieluiten asiakirjan alkuun.
• Mene "Viitteet"-välilehteen.
• Napsauta "Sisällysluettelo" ja valitse yksi tarjotuista malleista tai napsauta "Mukautettu sisällysluettelo" lisäasetusten säätämiseksi.

Vaihe 3: Sisällysluettelon mukauttaminen

Valitessasi "Mukautetun sisällysluettelon" voit mukauttaa erilaisia asetuksia:

• Päätä, haluatko näkyviin sivunumerot ja esiinnytkö oikealle tasausviivojen kanssa.
• Valitse, kuinka monta otsikkotason tasoa sisällysluettelossa tulisi olla.

Kun olet tehnyt valintasi, napsauta "OK", ja Word lisää sisällysluettelon tekstisi perusteella.

Vaihe 4: Sisällysluettelon päivittäminen

Kun teet muutoksia asiakirjaasi sisällysluettelon lisäämisen jälkeen, kuten otsikoiden lisääminen tai poistaminen tai tekstin muuttaminen, sinun tulee päivittää sisällysluettelo:

• Klikkaa sisällysluetteloa.
• Painike "Päivitä sisällysluettelo" ilmestyy. Klikkaa sitä.
• Valitse, haluatko päivittää vain sivunumerot vai koko luettelon.

Vinkkejä:

• Tarkista muotoilusi: Varmista, että kaikki otsikot on muotoiltu konsistentisti Wordin muotoilujen kanssa virheiden välttämiseksi sisällysluettelossa.
• Käytä esikatselua: Ennen sisällysluettelon lisäämistä voit nähdä esikatselun vaihtoehdoista. Tämä auttaa hahmottamaan, millainen sisällysluettelosta tulee.

Näiden ohjeiden avulla voit luoda ammattimaisen näköisen, automaattisen sisällysluettelon Word-asiakirjaasi, mikä helpottaa navigointia ja antaa asiakirjallesi rakenteellisen kokonaiskuvan.